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No mundo corporativo existem muitas metodologias, técnicas e ferramentas para auxiliar na jornada de trabalho referente às tarefas cotidianas e novos processos, uma delas é o kanban para projetos
Pensando na facilidade em manter uma boa organização, com o kanban é possível visualizar rapidamente os status de cada projeto, em qual etapa cada um está, qual fase precisa de mais atenção e qual já está encerrado.
O que é Kanban?
É um quadro de controle do status de tarefas, em que pode ser aplicado em conjunto com a metodologia ágil Lean que elimina tarefas pouco produtivas e que não apresentem resultados satisfatórios.
O kanban para projetos possibilita a visualização geral do fluxo de atividades, podendo seguir colunas que apresentem:
- Tarefas para fazer;
- Tarefas iniciadas;
- Tarefas finalizadas;
- Tarefas em atraso;
- Tarefas suspensas;
- Tarefas canceladas.
As mais comuns e fundamentais são a para fazer, em andamento e finalizada, mas podem ser acrescentados termómetros de acordo com a necessidade de cada projeto.
Da mesma forma que acrescentamos em atraso, suspensas e canceladas, para ter uma visão mais sistemática do processo como um todo e conseguir verificar com a equipe o que está acontecendo para ter atraso ou aplicar o Lean e suspender ou eliminar as tarefas pouco úteis.
Quais são os pilares do Kanban?
Da mesma maneira que outras técnicas e estratégias que se voltam à produtividade e à organização de tarefas, o Kanban também possui seus próprios pilares.
Estes pilares nada mais são do que pontos nos quais ele se apoia, que devem estar presentes para representar, realmente, o Kanban.
Dentre os principais pilares esta abordagem para gerenciamento de projetos estão:
- Visualização do fluxo do trabalho, essencial para o posicionamento dos colaboradores e para o entendimento do projeto e de onde ele se encontra;
- Limitação do trabalho em andamento, que pede a restrição do número de tarefas que podem ser executadas simultaneamente;
- Gestão de políticas, de modo a torná-las visíveis e claras para todos os envolvidos;
- Feedback contínuo, necessário para que seja possível o aprimoramento das tarefas, bem como a identificação de problemas e obstáculos e a determinação de modos de vencê-los;
- Aprimoramento coletivo, onde a equipe reflete sobre suas tarefas, o sucesso delas e pontos de melhoria.
Como funciona o sistema Kanban para projetos?
Primeiro deve escolher como será feito o seu quadro, se será uma lousa, painel, mural ou plataforma digital que tenha a opção de criação em kanban para projetos. Não é difícil realizar essa definição, veja a maneira mais viável e que atenda a necessidade da sua empresa.
As plataformas digitais acabam sendo mais úteis, pois contribuem com a economia de matéria prima, acesso remoto e armazenamento em nuvem, o que facilita para a análise e checagem de informações.
Depois do quadro deve definir as colunas de tarefas que devem ser iniciadas, tarefas em andamento e tarefas finalizadas, após tem os cartões que levam escrito tarefa por tarefa e conforme o status, deve trocar o cartão de coluna.
Ex.: Criar lista de contatos, tarefa iniciada. O colaborador está quase terminando, então troca para tarefa em andamento, e assim terminar como em tarefa finalizada, é desta maneira que funciona o kanban para projetos.
Quais as principais características?
Além de como funciona sobre o fluxo das tarefas, tem as características em quadro que contribui para uma boa execução do kanban, como a seleção de cores, em que cada coluna pode possuir uma cor.
Assim como um quadro pode apresentar tarefas gerais somente pela cor, vamos pensar em 3 cores padrões: verde, amarelo e vermelho. Sendo verde para iniciadas, amarelo em andamento e vermelho em finalizadas.
Ao observar o quadro e checar quais tarefas já terminaram, basta ir diretamente nas cores vermelhas. As cores, colunas e quadro podem ser adaptadas de acordo com o cenário e segmento da empresa, como controle de estoque, de projetos, de metas.
Como aplicar na sua empresa?
As ferramentas online auxiliam para o controle de vários kanban para projetos, sendo apenas clicar e arrastar o cartão para a coluna seguinte e assim as cores trocam automaticamente, agindo de acordo com os prazos e também troca manual se necessário.
Para aplicar na sua empresa é necessário definir primeiro os seguintes pontos:
- Organizar planejamento e cronograma;
- Colocar responsáveis por cada função;
- A plataforma comporta o número de funcionários;
- Analisar o custo benefício;
- Sempre realizar um período teste antes da contratação;
- Ter uma boa experiência de usuário;
- Ter opção de personalizar as cores, colunas e utilização.
- Permitir que façam comentários e alterações no kanban.
Desta maneira, nenhuma informação será deixada de lado e todas as necessidades da empresa serão supridas, pois cada detalhe fará a diferença para lidar da maneira correta com os projetos.
Como usar o método Kanban para organizar tarefas em projetos?
O Kanban é uma ferramenta que serve especialmente ao gerenciamento de projetos. Para que ele realmente possa alcançar seus objetivos, precisa seguir alguns passos importantes.
Veja, abaixo, quais são eles, e use-o para organizar as tarefas em projetos claros e que caminhem rumo ao sucesso.
Crie um quadro Kanban
O primeiro passo para usar a ferrament Kanban é criar um quadro onde as tarefas e as etapas do projeto possam ser exibidas.
É possível fazer esse quadro de forma física, em uma lousa, ou online. Dentro deste quadro será necessário criar colunas que indiquem as etapas em que cada atividade pode se encontrar.
Dentre essas etapas estão questões como: a fazer, em andamento e concluído. Portanto, trata-se de uma espécie de determinação sobre a fase em que cada tarefa está.
Crie cartões de tarefas
Cada tarefa deve ter um cartão que será deslocado entre as etapas, a fim de que em um rápido olhar seja possível determinar qual é a atividade em questão e se ela já iniciou, se está em andamento ou e já se encerrou.
No cartão deverão constar algumas informações adicionais sobre a tarefa de modo objetivo e resumido. Dentre os dados que podem aparecer ali estão os responsáveis pela tarefa e o prazo para a sua conclusão.
Limites de cartões
Ao gestor cabe determinar quantos cartões poderão estar no quadro ao mesmo tempo. Isso é importante especialmente para equipes menores, pois evita sobrecarregá-las.
Priorize tarefas
Além de determinar o número de tarefas que podem estar em execução simultânea, o gestor também deve indicar quais são as atividades prioritárias.
Para isso é possível, por exemplo, utilizar cores que façam a distinção entre as tarefas urgentes, aquelas não tão urgentes e aquelas que podem ficar por último.
Revise seu quadro Kanban
O método Kanban não é estático e nem se encerra em si mesmo. Portanto, lembre-se de que será necessário revisá-lo de tempos em tempos.
Essa revisão deve ser feita, preferencialmente, pelo gestor junto aos colaboradores que compõem a equipe responsável pelo projeto.
Quais os benefícios de usar a metodologia?
Manter o controle e poder visualizar onde ocorrem falhas, melhorar o monitoramento de qualquer gestor, pois com os dados captados e informações detalhadas é possível fazer comparativos de resultados, para eliminar o que não vem funcionando.
Além de ter uma organização visual e contribuir para a produtividade da equipe, existem alguns aspectos que trazem benefício ao aplicar a metodologia kanban para projetos, que são:
- Identificar níveis de urgência;
- Priorizar tarefas mais importantes;
- Redução de custos;
- Redução de desperdício de materiais;
- Aumento da colaboração da equipe;
- Otimização de tempo;
- Realizar um planejamento mais adequado;
- Evitar possíveis falhas;
- Mais autonomia na organização;
- Contribui para a redução de riscos.
Com certeza no decorrer da aplicação, passará a encontrar mais benefícios e também atitudes a serem evitadas, para manter a qualidade e estabilidade da entrega. Mas a comprovação desses benefícios é notória em poucas aplicações.
Além da avaliação geral da equipe, também é possível observar qual colaborador tem melhor desempenho individual, apenas pelo seu destaque na realização e entrega de suas tarefas, sendo eficientes e feitas até o prazo determinado.
O que deve ser evitado no kanban para projetos?
Assim como vimos as principais informações, benefícios, características e aplicação do kanban para projetos, é importante passarmos quais detalhes devem se atentar para que não causam falhas ou riscos nos trabalhos.
A comunicação acessível é crucial para que todos falem a mesma língua, o entendimento do assunto e como as coisas precisam ser feitas devem estar bem alinhados com todo o time e a gestão, para que não ocorra erros por troca de informação ou mal entendimento.
A saúde mental também é importante, a empresa deve se atentar em relação a sobrecargas e desvio de função, porque isso prejudica o clima organizacional independente da atuação ser no presencial ou à distância.
O maior erro é não seguir o quadro de tarefas e nem uma ordem de prioridade, pois acaba prejudicando toda a organização e até mesmo outros colaboradores, que dependem daquela entrega para seguirem com outras tarefas em conjunto.
Não escolher uma plataforma adequada que não permite personalização ou não comporte as necessidades do seu kanban para projetos, também pode prejudicar no desenvolvimento das atividades.
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Veja também: Kanban: Saiba o que é e como adotar a metodologia
