Como integrar a jornada de trabalho com SAP? Um guia completo!

Descubra como controlar a jornada de trabalho com SAP e como organizar o setor de RH dentro do software para manter uma gestão otimizada.

Se a sua empresa usa a SAP como principal maneira de organizar os seus diferentes setores e processos, já deve ter percebido que uma das funções dessa ferramenta é o seu módulo de RH.

Mas você sabe tirar todo o proveito dessa função? É justamente isso que queremos te mostrar hoje. Descubra quais são os benefícios de gerir a jornada de trabalho com SAP, como integrar o seu sistema de ponto com ele e outras dicas para otimizar o seu uso. Boa leitura!

O que é a integração da jornada de trabalho com SAP?

A SAP é um software de gestão empresarial (um ERP) desenvolvido e gerenciado pela empresa alemã SAP SE. Essa ferramenta oferece soluções para gerenciar diferentes partes da empresa, como finanças, logística, recursos humanos, vendas, produção, entre outros.

O objetivo da SAP é ajudar empresas a automatizar e integrar seus processos, permitindo uma visão de toda a empresa de maneira unificada, possibilitando melhores tomadas de decisão.

Nessa definição está incluída o setor de Recursos Humanos, que é contemplada dentro do software através do Sistema de Gestão de Recursos Humanos (HRM), que pode ser integrado com outros sistemas ligados à área, como:

• Integrar sistema de ponto com SAP;
• Integrar um sistema de gestão de gerenciamento de jornada de trabalho;
• Integrar um sistema de Timesheets.

A SAP tem controle de jornada de trabalho?

Como você viu acima, é possível gerir jornada de trabalho com SAP, através de seu módulo específico para Recursos Humanos.

Em 2020 a SAP agregou ainda mais modernidade a esse tópico, lançando a SAP SuccessFactors, uma ferramenta baseada na nuvem que trouxe mais usabilidades e automatizações para o controle da jornada de trabalho.

Através dele é possível gerenciar informações como horas trabalhadas, faltas, atrasos e licenças.

Além da possibilidade de automatizar o cálculo do salário e dos benefícios com base nas informações passadas para o programa, ajudando a empresa a cumprir todas as regulamentações trabalhistas previstas na CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.

Benefícios da integração da jornada de trabalho com o SAP

Agora que você sabe que é possível integrar a jornada de trabalho com SAP, confira os principais benefícios dessa prática:

• Melhora na precisão e na eficiência: a integração permite que as informações sobre jornada de trabalho sejam automaticamente importadas para do seu sistema de ponto para a SAP, tornando o processo de cálculo de horas extras e pagamento de salários mais preciso e eficiente;
• Redução de erros humanos: a integração automatiza o processo de registro de jornada de trabalho, eliminando a necessidade de registros manuais e reduzindo o risco de erros humanos;
• Melhoria no planejamento de recursos humanos: através da SAP é possível que as informações sobre jornada de trabalho sejam utilizadas para planejar a necessidade de recursos humanos, ajustar as horas de trabalho e alocar funcionários para tarefas específicas;
• Otimização dos custos: ao integrar a jornada de trabalho com SAP, as informações sobre a jornada de trabalho podem ser utilizadas para calcular os custos com pessoal, como salários e benefícios, e para tomar decisões estratégicas para reduzir esses custos;
• Melhoria na tomada de decisões: como você já viu, umas das funções do software é otimizar a tomada de decisões, e isso não é diferente ao gerir a jornada de trabalho com SAP, agregando ao planejamento de recursos humanos, gestão de custos e melhoria de processos.
• Compliance: a integração da SAP com a jornada de trabalho permite que as informações sobre jornada de trabalho sejam utilizadas para garantir que a empresa está cumprindo as regulamentações trabalhistas e outras leis;
• Melhoria de processos: as informações sobre jornada de trabalho podem ser utilizadas para identificar e melhorar processos ineficientes na empresa.

Casos de uso comuns da integração da jornada de trabalho com o SAP

Ainda não está convencido das vantagens que integrar a jornada de trabalho com SAP pode trazer? Confira alguns casos de uso comuns que otimizam o trabalho do RH:

• Gerenciamento de horas trabalhadas: garante que as informações sobre horas trabalhadas sejam automaticamente importadas para o módulo de Recursos Humanos da SAP, tornando o processo de cálculo de horas extras e pagamento de salários mais preciso e eficiente.
• Gerenciamento de faltas e atrasos: ao integrar um sistema de ponto com SAP, as  informações sobre faltas e atrasos serão automaticamente importadas para o software também, facilitando o gerenciamento de licenças e acompanhamento de absenteísmo.
• Planejamento de recursos humanos: a integração permite que as informações sobre jornada de trabalho sejam utilizadas para planejar a necessidade de recursos humanos, ajustar as horas de trabalho e alocar funcionários para tarefas específicas.
• Análise de desempenho: através do uso da SAP voltada para o RH é possível usar as informações sobre jornada de trabalho para analisar o desempenho dos funcionários, como produtividade e eficiência, inclusive o tempo que eles gastam em cada tarefa, como você poderá ver mais à frente.

Como integrar meu sistema de ponto à SAP para gerir a jornada de trabalho?

Confira agora um passo a passo de como integrar a jornada de trabalho com SAP. Lembrando que a configuração e a implementação podem variar dependendo da versão do software, dos sistemas que serão agregados e das necessidades da sua empresa.

No entanto, alguns passos gerais que podem ser seguidos incluem:

1 – Identificar os requisitos 

Antes de começar a configurar e integrar a jornada de trabalho com a SAP, é importante identificar quais informações de jornada serão necessárias para sua empresa e como elas serão utilizadas. 

Isso pode incluir dados sobre horas trabalhadas, faltas, atrasos, etc.

2 – Configurar o módulo de RH da SAP 

O módulo de Recursos Humanos da SAP é responsável por gerenciar informações sobre funcionários, incluindo informações de jornada de trabalho. É importante configurar este módulo conforme os requisitos identificados anteriormente.

3 – Integrar sistema de ponto com o SAP

Se sua empresa já tem um sistema de ponto eletrônico ou outro sistema de jornada de trabalho, é necessário configurar a integração com a SAP. 

Isso pode incluir configuração da importação automática de dados de jornada de trabalho para o software.

4 – Testar e implementar 

Após configurar a SAP e a integração com outros sistemas, é importante realizar testes para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Depois disso, a integração pode ser implementada em sua empresa.

5 – Treinamento e suporte 

Por fim, é importante fornecer treinamento para os usuários da SAP sobre como utilizar a integração da jornada de trabalho e garantir que haja suporte disponível para resolver quaisquer problemas que possam surgir.

É importante lembrar que esse é um processo geral, a configuração e implementação precisa ser adaptada para a específica necessidade do seu negócio, e é recomendável contar com a ajuda de profissionais especializados no software para fazer esse processo.

Dicas e recomendações para otimizar a integração da jornada de trabalho com o SAP

Se você quer aproveitar ao máximo as funcionalidades voltadas para a jornada de trabalho com o software e fazer o fechamento do mês SAP da forma mais acertada possível, confira mais algumas dicas e informações para otimizar a integração:

• Defina claramente os objetivos: antes de iniciar a configuração e implementação da integração, é importante definir claramente os objetivos da integração e como ela será utilizada na sua empresa;
• Escolha a solução de integração adequada: existem várias soluções de integração disponíveis, como APIs e soluções de terceiros. Escolha a solução que melhor se adapta às necessidades da sua empresa;
• Teste amplamente antes de implementar: realize testes extensos antes de implementar a integração para garantir que tudo esteja funcionando corretamente;
• Monitore e melhore continuamente: monitorar regularmente a integração e coletar feedback dos usuários para identificar oportunidades de melhoria e otimizar ainda mais a integração;
• Usar ferramentas de automação: utilizar ferramentas de automação para automatizar tarefas rotineiras, como a importação de dados de jornada de trabalho, pode ajudar a economizar tempo e esforço;
• Integração com a SAP com a Oitchau: a Oitchau possui a melhor solução para SAP quando o assunto é controle de ponto e Timesheets, confira mais abaixo.

SAP e Oitchau

A integração entre a Oitchau é a SAP é nativa, ou seja, realiza a incorporação dos dois softwares programados para se complementarem em conjunto, com a participação de ambas as equipes.

Nesse caso a integração acontece entre a Oitchau e a SAP SuccessFactors. Algumas das vantagens de integrar a jornada de trabalho com SAP a nossa solução são:

• Estrutura organizacional da empresa criada automaticamente dentro da Oitchau: os seus dados e da sua equipe já cadastrados na SAP não precisam ser preenchidos novamente;
• Módulo de exportação para folha de pagamento: as informações colhidas dentro do sistema de ponto eletrônico da Oitchau são refletidas dentro da SAP permitindo um fechamento de folha simples;
• Registro de ponto multiplataforma: através da Oitchau é possível fazer e controlar o registro de ponto no Smartphone, no tablet, no computador e até mesmo integrado ao ERP;
• Timesheets: controle o tempo gasto em cada tarefa por sua equipe através dos Timesheets da Oitchau, colha dados sobre a produtividade e o custo do projeto e análise esses dados também dentro da SAP;
• Assinatura eletrônica de folha de ponto: ao fechar o mês, o gestor e o RH podem solicitar a assinatura da folha de ponto online pelo trabalhador, conferindo maior segurança e agilidade ao processo.
• Controle de ponto 100% anti-fraude: a Oitchau possui protocolos criptográficos e algoritmos com chaves fortes para proteger e criptografar dados confidenciais da integração SAP SuccessFactors.

Aproveite ao máximo a integração da jornada de trabalho com o SAP

A SAP revolucionou a forma como as empresas gerem todos os seus processos e setores, e como o RH não poderia ser diferente.

Aproveite ao máximo a possibilidade de integrar a jornada de trabalho com SAP através da Oitchau e leve a gestão de pessoas do seu negócio para o próximo nível.

Confira todas as possibilidades e funcionalidades da integração do controle de ponto e Timesheets da Oitchau ao SAP SuccessFactors.