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Descubra quais são as vantagens de integrar uma ferramenta de gestão de projetos e um Timesheet e qual é a maneira mais fácil de se fazer isso.
O Timesheet é uma solução que quando utilizada sozinha já traz diversos benefícios para o cálculo de horas e gastos de um projeto, imagine então somada a outras soluções?
Isso pode ser feito através de uma integração, quando um sistema de Timesheet é utilizado em uma ferramenta de gestão de projetos, como o Trello, Asana, ClickUp e Jira.
Com isso em mente, elaboramos esse conteúdo, para que você descubra qual é a importância dessa integração entre as soluções e como ela pode ser feita. Boa leitura!
O que é ferramenta de gestão de projetos?
Antes de abordarmos a importância da integração, é fundamental que você entenda o que são as ferramentas citadas no texto. Começando pelos sistemas de gestão de projetos.
As ferramentas de gestão de projetos são aplicativos e programas que permitem aos gestores e colaboradores organizarem suas tarefas em um recurso visual e descritivo que facilite a sua organização.
Nesses programas são apresentados boards onde as tarefas podem ser descritas, divididas conforme a sua importância, o seu grau de dificuldade, os responsáveis pelas tarefas também podem ser apontados e o prazo para cada uma delas definidos.
Alguns programas também contam com chat para que a equipe possa se comunicar e alertas que indiquem o fim do prazo ou que uma tarefa foi entregue.
Quais são as ferramentas de gestão de projetos?
Existem diversas ferramentas de gestão de projetos disponíveis no mercado, entre as mais conhecidas e utilizadas estão:
Melhores ferramentas de gestão de projetos ?
A melhor ferramenta de gestão de projetos é aquela que melhor atende às necessidades do seu time, por conta disso, é fundamental realizar testes até que se chegue na plataforma que demonstre melhor compatibilidade.
O que é uma ferramenta de Timesheet?
Agora que você já sabe o que é e quais são as ferramentas de gestão de projetos, é hora de entender o que é uma ferramenta de Timesheet.
O Timesheet é uma planilha de controle de horas, onde os colaboradores registram o horário de início e término de suas atividades.
Dessa forma, é possível descobrir o tempo gasto em toda a atividade conforme o andamento do projeto, o tempo total que cada profissional gastou dentro de um projeto, as horas gastas por um equipe ou setor e o tempo total que o projeto levou para ser finalizado.
Além disso, o Timesheet também é útil para faturar as horas do projeto, já que as informações do tempo gasto nas atividades podem ser cruzadas com o valor por hora de cada profissional.
A ferramenta de Timesheet é ideal para acompanhar o andamento do projeto e extrair dados sobre a produtividade, sendo uma forte aliada na gestão de projetos.
Quais são as ferramentas de gestão de projetos e Timesheets?
Existem algumas opções de ferramentas de Timesheet disponíveis no mercado, porém, a mais completa delas é a da Oitchau.
Através dela, os gestores são capazes de visualizar em tempo real as tarefas que cada profissional da sua equipe está se dedicando e as aprovar logo após a sua finalização.
Para os colaboradores, basta acionar o relógio da ferramenta sempre que iniciar, terminar ou pausar uma atividade, sendo possível trocar de tarefas sem perder o progresso já registrado.
Além disso, a ferramenta de Timesheet da Oitchau é integrável com as principais soluções de gestão de projetos citadas acima, sendo possível contar com essas facilidades dentro dos próprios programas.
Qual a importância da integração de uma ferramenta de gestão de projetos com um Timesheet?
Uma ferramenta de gestão de projetos utilizada em conjunto com um sistema de Timesheet traz diversos benefícios que tornam essa união importante, confira os principais deles:
Tudo em um só lugar
Ao integrar um Timesheet a uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas, você contará com o máximo de funcionalidades em um só lugar, não sendo necessário trocar de telas para que o tempo precise ser contabilizado e nem que o progresso no projeto seja analisado.
Usabilidade facilitada
Com a integração a usabilidade fica mais facilitada, já que a extensão feita pelo programa de Timesheet para ser utilizada dentro do sistema de gestão de projetos é desenvolvida pensando no design e na usabilidade do sistema, tornando o uso por parte dos usuários mais fácil e intuitivo.
Melhoria na comunicação e na transparência
Através da integração das ferramentas, os colaboradores e gestores podem compartilhar facilmente informações sobre o progresso do projeto com os membros da equipe e outros stakeholders, aumentando a transparência e a comunicação em tempo real.
Melhor experiência para todos os envolvidos
Assim como a usabilidade fica mais fácil, toda a experiência é melhor percebida. Imagine utilizar uma ferramenta para a gestão de projetos e outra totalmente separada para o preenchimento e gerenciamento da planilha de Timesheet.
Isso geraria mais tempo de treinamento de toda equipe, o uso de interfaces diferentes e até mesmo um maior número de avisos para que os profissionais não se esqueçam de registrar o tempo.
Tomada de decisões mais rápida
A partir da visualização do tempo trabalhado no projeto e o seu faturamento por meio do Timesheet, junto a outras informações presentes na ferramenta de gestão de projetos, a tomada de decisões fica muito mais rápida, já que todos os dados estão agrupados no mesmo local.
Como integrar uma ferramenta de gestão de projetos a um Timesheet
Para integrar uma ferramenta de gestão de projetos a uma solução de Timesheet é muita fácil, basta seguir os seguintes passos:
- Crie sua conta na Oitchau: o primeiro passo é criar a sua conta na Oitchau;
- Habilite o programa que você deseja integrar com o Timesheet: ainda dentro da Oitchau, cadastre a sua empresa e selecione a funcionalidade de gestão de projetos. Uma série de soluções integráveis com a Oitchau serão apresentadas, seleciona a que você integrar;
- Convide seu time: antes de ir para a ferramenta de gestão de projeto, adicione o seu time que fará o acompanhamento do tempo e os organize conforme o projeto que eles atuam. Nessa etapa, você também pode adicionar o tipo de serviço e o custo de cada hora do profissional;
- Baixe a extensão da Oitchau para seu navegador: uma vez convidado a fazer o uso da ferramenta de Timesheet dentro do programa de gestão de projetos indicado, o profissional deve baixar e instalar a extensão da Oitchau para o seu navegador;
- Comece a contar a suas horas trabalhadas: depois disso é só começar a registrar o tempo gasto e cada tarefa dentro da ferramenta de gestão de projetos.
Aprimore os seus conhecimentos de gestão de projetos
Como você viu, a integração entre uma ferramenta de gestão de projetos e de Timesheet traz diversos benefícios impossíveis de ignorar.
Se você deseja continuar aprimorando seus conhecimentos sobre gestão de projetos e conhecer outras dicas capazes de otimizar a produtividade de sua equipe, não deixe de acompanhar o blog da Oitchau!
