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Para saber se o andamento dos processos na área de tecnologia, é preciso utilizar os indicadores de projetos de TI, já que ele permite um monitoramento mais detalhado e objetivo.
Eles possuem métricas decisórias para a continuidade e sucesso dos projetos, são discutidos em reuniões de alinhamento, planejamento e também durante a execução.
Além disso, contribuem para a equipe usar o recurso da melhor maneira, destinar as tarefas por meio de ações e estratégias e reduzir a possibilidade de erros e riscos, mantendo a qualidade e prazos.
Para entender um pouco mais sobre o funcionamento dos indicadores de projetos de TI, continue a leitura.
O que são indicadores de projetos de TI?
Também conhecido como KPIs, Key Performance Indicators na tradução são Indicadores Chave de Desempenho, sendo estes fatores importantes para a tomada de decisão, desenvolvimento e resultado dos projetos de TI.
Apontam quais ações devem ser alteradas, ajustadas, repetidas ou excluídas de vez.
Podem ser utilizadas junto a metodologias ágeis que contém a daily scrum (reuniões diárias) ou com o PMBOK que é o guia completo da gestão de projetos.
Mas esses indicadores possuem diversas variações, cada um serve para realizar métricas de pontos específicos do projeto.
Quais são os indicadores de projetos de TI?
Separamos os principais indicadores, que possuem métricas diferentes e cálculos simples de fazer, mas que apontam detalhes importantes e cruciais de todo o projeto, como:
- o orçamento,
- prazos,
- esforço,
- tarefas,
- desempenho.
Indicadores de desempenho
Conheça a seguir os principais indicadores de desempenho.
ROI
Retorno sobre Investimento, mostra os resultados do investimento feito em ações de marketing, para saber quanto de lucro teve do valor disponibilizado.
O cálculo utilizado é: ROI = Receita gerada – Custos / custos.
IDP
Índice de Desempenho de Prazo, mede a eficiência que o cronograma do projeto obteve, calcula o valor agregado com o valor planejado.
Dessa forma, o cálculo é: IDP = VA / VP.
IDC
Índice de Desempenho de Custo, mede se o orçamento utilizado cumpre os valores planejados, verificando os custos reais, se o resultado for acima de 1, a empresa está com prejuízo na ação, agora se for 1 estará dentro.
Logo, o cálculo é: IDC = VA / VP.
Indicadores de impacto
São voltados às métricas de longo prazo, e podem indicar se o projeto obteve sucesso ou não.
Mostra em quais aspectos podem ter teor qualitativo como prova social ou quantitativo, como novos cliques no site.
Indicadores de efetividade
Mede as metas especificadas no projeto, principalmente se tratando dos efeitos sentidos pelo público.
No entanto, eles podem reduzir a demora no tempo de entrega, aumentar eficiente do site, tornar o atendimento mais intuitivo.
E são métricas voltadas ao médio prazo.
Indicadores de Operação
Esses precisam ser utilizados todos os dias, o gestor de projetos de TI, precisa reparar no orçamento e cronograma, para alinhar as entregas de tarefas com as metas e também dos seguintes aspectos.
Índice de produtividade
Para calcular esse indicador, precisa conhecer muito bem os clientes, o serviço ou produto e também as expectativas referentes a empresa.
Índice de produtividade = número de clientes atendidos / horas trabalhadas no período
Desvio de custos
Verificar se o custo planejado está de acordo com o custo real, durante o desenvolvimento do projeto de TI.
Pode utilizar o mesmo cálculo para projetos em andamento e também projetos finalizados.
Desvio de custo = (custo efetivo – custo planejado) / custo planejado
Desta maneira se o resultado for 0 (zero) significa que o custo está dentro do valor.
Agora se for positivo o valor foi ultrapassado e se o resultado for positivo foi feito menos uso do orçamento.
Desvio de esforço
Está relacionado ao esforço da equipe em relação a execução do projeto, é importante para medir se a equipe está sobrecarregada, se falta mais tarefas ou se está em ótima organização.
Desvio de esforço = Total de horas trabalhadas / total de horas planejadas
Resultados negativos indicam que o cronograma está alinhado com o esforço da equipe.
No entanto, se der positivo é um sinal de alerta que ocorrerá atraso nas entregas e a divisão de tarefas ou novas contratações precisam ser feitas.
Desvio de prazos
Mede se o prazo planejado foi seguido no prazo real, pois a entrega pode ter sido finalizada antes da data ou em atraso, o que é chamado de fim do projeto.
Existe o cálculo para os projetos de TI em andamento:
Desvio de prazo = (previsão de fim – fim planejado até agora) / duração planejada
E o para os projetos finalizados:
Desvio de prazo = (fim real – fim planejado) / duração planejada
Quais as vantagens de utilizar indicadores de projetos de TI
Com o monitoramento dos indicadores de projetos de TI, fica mais fácil para o gestor de projetos, alinhar o planejamento, cronograma, estratégias e ações de acordo com o orçamento fornecido, prazos e esforço da equipe.
Porque ao acompanhar essas métricas, terá mais clareza sobre o que precisa ser modificado, mantido ou excluído.
Assim não entra em um mundo de achismos, e pode manter o constante crescimento da empresa e aumentar a motivação da equipe.
Em relação a otimização de tempo, redução de custos e aumento de produtividade, os indicadores são essenciais para preparar os colaboradores para projetos futuros, por já conter dados de estudo e preparação de novos processos.
Como monitorar indicadores de projetos de TI?
Existem alguns passos que são importantes para fazer o monitoramento de dados que revelam informações sobre os projetos do setor de TI da sua empresa.
Confira quais são eles e coloque-os em prática!
1 – Determine quais são as metas a serem alcançadas
Em primeiro lugar, é indispensável que haja uma determinação clara de quais são as metas que devem ser alcançadas pelo TI na execução do projeto.
Elas se referem, por exemplo, ao tempo de execução das atividades. Também, ao valor disponível para elas.
Portanto, é indispensável que cada projeto seja analisado individualmente, de acordo com suas necessidades e características únicas.
É claro que algumas questões poderão ser analisadas de acordo com projetos passados, especialmente em pontos que se repetem.
Porém, é importante que as individualidades de cada projeto não sejam ignoradas. Elas se referem, por exemplo, às ferramentas necessárias, aos colaboradores envolvidos e ao orçamento disponível.
Ter o escopo de cada projeto em mãos também é crucial para esse primeiro passo, uma vez que ele funciona como uma espécie de mapa para o projeto. Desse modo, traz dados importantes sobre as atividades a serem executadas.
2 – Saiba quais são os indicadores importantes para cada projeto
O segundo passo para monitorar indicadores de projetos de TI é saber quais são os indicadores que são relevantes para cada tipo de projeto.
Por exemplo, existem alguns que serão constantes, como o prazo de entrega, o cumprimento de orçamento, etc.
Porém, outros indicadores podem ser importantes em um projeto, mas não tão relevantes em outros.
Dessa forma, é interessante ter uma análise sobre o que realmente impacta no resultado final do conjunto de atividades.
São os principais indicadores de projetos de TI:
- Desvio de prazo;
- Índice de produtividade;
- Desvio de custo;
- Retorno sobre Investimento;
- Valor Agregado;
- Desvio de esforço;
- Índice de desempenho de prazo;
- Índice de desempenho de custo, etc.
3 – Tenha ferramentas que reúnam dados para indicadores
O terceiro passo é contar com ferramentas que lhe permitam obter dados que se revelem em indicadores.
Em caso contrário, de nada adiantará indicar metas e objetivos, assim como os indicadores importantes, se não for possível conhecê-los.
Para cada um dos tipos de indicadores de projetos para TI existem ferramentas úteis.
Por exemplo, o desvio de prazo, o índice de desempenho de prazo e a produtividade podem ser medidos com o uso de softwares de gestão de projetos junto a um timesheet.
Os softwares de gestão ajudam na visualização das fases do projeto e outros detalhes, como envolvidos, ferramentas necessárias, atividades, etc.
Já o timesheet é capaz de indicar qual é o tempo que cada colaborador levou para executar e entregar uma atividade.
Considerando-se que o projeto é composto por uma série de atividades e fases, essa é uma forma de entender como anda o desempenho de cada uma das pessoas da equipe e, também, da equipe de modo geral.
Por isso, não deixe de usar este tipo de ferramenta.
Um ótimo timesheet disponível no mercado é o Oitchau.
Ele é compatível com inúmeros softwares de gestão de projetos e de gestão de atividades. Não deixe de experimentá-lo e veja como melhorar seus resultados!
