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Saiba como utilizar os Timesheets para identificar sobrecargas de trabalho dentro da sua equipe e empresa, realizando uma nova distribuição de tarefas.
Nem sempre é fácil admitir, mas empresas em fase de crescimento e que recebem novas demandas constantemente podem acabar sobrecarregando os seus colaboradores.
Uma pesquisa divulgada pela FGV (Fundação Getúlio Vargas) apontou que 43% dos trabalhadores se dizem sobrecarregados.
Trazendo inúmeros malefícios para o negócio e a vida pessoal dos trabalhadores, a melhor solução para esse problema é identificar sobrecargas de trabalho e gerenciá-las.
Uma das ferramentas que permitem que isso seja feito é o Timesheets. Entenda como a metodologia de cálculo de horas permite ao gestor organizar atividades e distribuir as tarefas sem que haja sobrecargas. Boa leitura!
O que é a sobrecarga de trabalho?
Antes de te mostrar como identificar sobrecargas de trabalho através do uso de Timesheets, é necessário conceituar o que é esse termo.
A sobrecarga se refere ao excesso de trabalho, seja ele ao nível pessoal ou de uma equipe.
O profissional que se encontra nesse cenário possui mais demandas a serem entregues do que ele consegue realizar.
Como o uso de um Timesheets permite identificar sobrecargas de trabalho?
Agora que você já sabe o que é a sobrecarga de trabalho, está na hora de entender como os Timesheets proporcionam a sua identificação.
Essa metodologia funciona basicamente com o cálculo de horas trabalhadas por tarefa, e além desse dado, outros são extraídos dele, como a produtividade e o custo do projeto que está sendo realizado.
A etapa anterior ao registro do tempo gasto em um projeto é a distribuição das tarefas, feita por um gestor ou pela própria equipe em conjunto.
Sabendo disso, vamos imaginar o cenário de um colaborador sobrecarregado.
João recebe semanalmente o escopo com as suas tarefas a serem realizadas, e que devem ter o seu tempo calculado através dos Timesheets.
Ao final do período, os resultados de sua planilha de cálculo do tempo despendido por tarefas demonstram que ele está sobrecarregado por conta dos seguintes itens:
- Tarefas realizadas em espaços de tempos curtíssimos;
- Ações puladas, ou seja, que não foram ou realizadas ou que não tiveram o seu tempo calculado através de um Timesheets;
- Entregas abaixo do esperado e queda na produtividade, questões que não identificadas ao somente olhar a planilha de horas, mas que também são analisadas pelos Timesheets.
Lembrando que a produtividade não significa apenas a quantidade de trabalho que um profissional consegue entregar, mas sim o volume combinado a qualidade.
Por tanto, João, tem de realizar as tarefas rapidamente, o que é péssimo para o seu desenvolvimento pessoal e para a empresa.
Em determinados momentos, pula as tarefas por não conseguir realizá-las, esquece de calcular o Timesheet ou simplesmente o ignora para não ter mais uma condição o pressionando.
Essa sobrecarga irá impactar diretamente sua produtividade, fazendo com que ele tenha entregas abaixo do seu potencial e que também deixam de agregar ao negócio.
O que fazer com esse diagnóstico?
Após identificar as sobrecargas de trabalho através de um Timesheets, é papel do gestor organizar as atividades considerando os aspectos individuais de sua equipe.
Analisando as planilhas em geral, pode-se perceber que João está sobrecarregado, porém, outro colaborador pode estar com tempo ocioso.
Dessa forma, as tarefas serão distribuídas conforme o tempo médio que cada profissional leva para realizar suas tarefas de maneira produtiva.
Esse tempo médio também pode ser analisado através dos Timesheets e da conversa com os colaboradores.
Voltando ao exemplo do João, se ao estar sobrecarregado ele realiza as tarefas em aproximadamente 1 hora, o gestor pode chegar em consenso junto a ele de que as ações serão redistribuídas para que ele tenha pelo menos 2 horas para a sua realização.
As outras tarefas que antes competiam a ele e que não cabem mais em sua organização semanal serão repassadas para outros colaboradores com tempo ocioso, ou, para novos colaboradores contratados para supri-las.
Como utilizar um Timesheets que entrega dados detalhados?
Para contar com dados específicos retirados do uso de um Timesheets, você tem dois caminhos, realizar cálculos através das planilhas preenchidas manualmente, desprendendo maior tempo e estando suscetível a erros.
Ou, utilizar uma plataforma de Timesheets, que além de calcular as horas também já te dê outras informações relevantes, como o total gasto no projeto e o acesso em tempo real as tarefas que estão sendo realizadas no momento.
A segunda opção, é o caso da plataforma de gestão de projetos e Timesheets da OiTchau, através dela sua equipe poderá fazer o apontamento de horas de qualquer lugar por aplicativo de celular.
Continue acompanhando outros conteúdos como esse no blog da OiTchau e leve a sua gestão de projetos e equipe para o próximo nível!
