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Descubra o que é a homologação de fornecedores e como essa prática pode ser feita na sua empresa como forma de garantir melhores materiais para o seu funcionamento.
Manter um negócio funcionando significa ter de lidar com parceiros externos a sua empresa, principalmente quando falamos de indústrias, que necessitam de matéria-prima para garantir que a sua produção seja iniciada.
Para isso, é necessário entrar em contato com fornecedores, que produzem aquilo que a empresa em questão precisa. Essa parceria pode incluir inclusive o fornecimento de serviços.
A melhor forma de garantir que os materiais e serviços recebidos sejam de melhor qualidade e cumprir com outros aspectos definidos por você é através da homologação de fornecedores.
Saiba mais sobre ela, quais são as suas principais vantagens e como essa técnica pode ser feita. Boa leitura!
O que é homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é o processo em que uma empresa verifica as condições apresentadas por outra marca que deseja ser sua parceira, fornecendo materiais para sua atuação.
Essa técnica garante que a empresa tenha mais chances de contar com um fornecedor comprometido e apto a atender às suas demandas.
Imagine a seguinte situação: uma empresa necessita de caixas para embalar e enviar os seus produtos para os seus clientes. Logo, ele irá atrás de parceiros que produzem caixas e podem fornecer esse material para eles.
Se essa empresa optar por não realizar a homologação, pode acabar fechando acordo com a primeira marca que retornou o seu contato ou aquela que apresentou a proposta mais barata.
Um cenário extremamente perigoso que pode atrasar a sua produção e prejudicar a entrega de seus produtos aos clientes.
Quais são as vantagens de realizar a homologação de fornecedores?
Agora que você já sabe o que é a homologação de fornecedores, confira quais são as principais vantagens de optar por essa prática.
Ganho de qualidade
A primeira vantagem notória é o ganho de qualidade no material que está sendo fornecido a sua empresa.
Afinal, uma das etapas da homologação inclui a verificação da procedência, e o eventual teste de qualidade daquilo que vai ser recebido.
No caso da homologação de fornecedores de serviços, fazer a checagem para determinar qual é o melhor parceiro também deixa a empresa mais próxima de contar com profissionais melhores instruídos e preparados para assumir os seus papéis.
Acordos produtivos
Ao contratar uma empresa sem compará-la com as outras opções do mercado, a marca corre o risco de assinar acordos que não sejam benéficos para ela e que a longo prazo podem trazer prejuízos, como a rescisão do contrato e a busca por um novo fornecedor.
Por tanto, é papel do contrato de homologação de fornecedores apresentar também as melhores informações para que a empresa firme contratos produtivos. Um exemplo que envolve esse benefício é o crescimento da demanda.
Se a marca, ao procurar por um fornecedor, já visa o crescimento da sua produção, é primordial que ela busque um parceiro capaz de atender essa demanda futura.
Menores chances de contratempos
Checando a reputação dos fornecedores, é possível ter uma previsão sobre a sua conduta. Além disso, visitas técnicas ao local de produção dos parceiros também garantem um olhar apurado sobre como de fato eles trabalham.
Sem essa checagem, contratempos como a falta de material disponível para produção, atrasos na entrega e outros problemas burocráticos podem acontecer.
Tranquilidade para as operações da empresa
Contar com fornecedores previamente homologados e que tiveram os seus contratos aprovados pelas duas partes garante uma relação de trabalho e parceria tranquila, sem que ambos precisem se cobrar para que o acordo seja seguido.
Isso traz tranquilidade para o trabalho de toda a empresa, que passa a lidar com fornecedores qualificados e de fácil comunicação.
Principais aspectos verificados na homologação de fornecedores
A homologação visa garantir que a parceira contratada tenha suporte suficiente para garantir:
- O cumprimento de prazos de entrega;
- Entregas de matéria-prima ou de profissionais satisfatórios, no caso da homologação de fornecedores de serviços;
- Adequação às obrigatoriedades de fabricação em que a empresa atua;
- Preço compatível com o que a empresa busca, melhor relação custo-benefício;
- Disponibilidade para demandas maiores, no caso de um eventual crescimento de produção;
- Apoio técnico caso seja necessário.
Esses itens podem ser utilizados em forma de checklist de homologação de fornecedores, garantindo maior assertividade na hora da escolha.
Como fazer homologação de fornecedores?
Para saber se as empresas disponíveis para fornecer material a sua marca se enquadram nos aspectos acima, é necessário fazer uma série de análises e comparações, momento em que ocorre a homologação de fornecedores em si.
Pesquisar e reunir o nome dos possíveis fornecedores
A homologação começa a partir da demanda da empresa, ao detectar uma necessidade de material ou de recursos humanos que ela precisa suprir e não pode produzir por si, começa a busca pelas empresas que podem auxiliar ela prestando os seus serviços.
Essa pesquisa pode ser feita por meios tradicionais, como buscas no Google, no LinkedIn, e conversas com outras empresas do setor que contam com fornecedores do material ou serviço em questão.
Outra maneira de reunir o nome dos possíveis fornecedores é através de bancos de dados de fornecedores, que reúnem informações úteis sobre a situação de cada empresa.
Verificação da documentação
Após chegar aos dados das empresas que fornecem aquilo que você busca, é hora de checar os documentos.
Essa etapa é uma das primeiras por ser fundamental para a segurança jurídica da sua empresa.
De nada adianta fazer toda a etapa de negociações, desprendendo tempo e dinheiro, e só depois ver que o parceiro não segue alguma lei ou não produz os seus produtos da maneira que a sua empresa enxerga como correta.
Os documentos observados devem comprovar a legalidade dos fornecedores, a adequação deles aos tratados que a empresa acredita, e se as suas representações fiscais estão em dia.
Análise do preço
Dado o aval jurídico para o seguimento do processo de homologação, começa a negociação e a comparação entre os fornecedores.
Nesse momento, o primeiro item a ser analisado é o preço, para isso a pesquisa deve ser a mesma entre todos os fornecedores, indicando o número de materiais a serem entregues e a forma como isso deve acontecer.
No caso da homologação de serviços, a pesquisa da mão-de-obra a ser contratada deve ser idêntica para todos os fornecedores também.
Avaliação do atendimento
Um dos fatores que pode determinar a qualidade do fornecedor é o atendimento, e com a consulta de preços, a avaliação dessa ação já pode começar.
Nesse caso, procure indícios que indiquem o comprometimento do parceiro com você, como:
- A velocidade nas respostas;
- A qualidade do contato;
- Por quais meios ele foi feito;
- A linguagem e tratamento utilizados no contato.
Se alguma das empresas analisadas na homologação apresentarem um desempenho baixo nas questões acima, o alerta vermelho já pode ser ligado.
Já que a falta de profissionalismo na comunicação pode ser um indício da falta dela na produção e nas entregas também.
Análise da reputação do fornecedor
Sabendo qual é o preço cobrado e como funciona o atendimento do parceiro, é hora dar uma olhada na sua reputação, afinal, é prudente desconfiar quando a oferta é boa demais.
Essa etapa pode ser feita de três maneiras principais, a primeira verificando em sites especializados em reclamações de clientes se a empresa em questão possui alguma reclamação aberta ou pendente.
Analisando os seus processos judiciais, dado interessante caso exista algum processo iniciado por conta de falta de cumprimento de contrato.
E por fim, entrando em contato com outras empresas que contam com o serviço do fornecedor, para saber como eles veem a parceria e atuação dele.
Análise de riscos e garantias
Ao juntar todas as informações apresentadas acima e atribuindo-as a cada empresa que está fazendo parte da homologação de fornecedores, é hora de analisar quais são os riscos e as garantias que cada uma delas tem a oferecer.
Por exemplo, uma das empresas tem um excelente atendimento e apresentou condições de preço melhores do que as suas concorrentes, porém a sua reputação não é tão boa.
Já outro fornecedor tem um atendimento satisfatório, boa reputação, e o preço mais elevado, porém as suas condições de pagamento são mais vantajosas.
Resumindo, essa análise garante a escolha do melhor custo benefício.
Entendimento do contrato
Escolhido o provável parceiro, a elaboração do contrato deve começar. Nele, devem ser estabelecidos pontos que garantem como vai funcionar o fornecimento.
É importante que a empresa defenda os seus pontos, como o prazo máximo para a entrega dos materiais, a certificação do preço e das condições de preço que foram apresentadas na negociação e a abertura para possíveis pedidos emergenciais.
Aprovação do fornecedor
Por fim, com a aprovação do contrato, é hora de firmar o contrato de homologação de fornecedores, determinando qual vai ser a empresa prestadora de serviços para a sua.
A análise contínua
Mesmo com a homologação de fornecedores realizada e a escolha do melhor custo benefício, a análise do fornecedor deve continuar, através de um rigoroso controle de qualidade, visando o seguimento daquilo que foi firmado em contrato.
Se você quer continuar se atualizando sobre os processos que fazem parte da gestão empresarial, não deixe de conferir outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.
