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O home office, que é o deslocamento da prestação de serviços da sede das empresas para as casas dos colaboradores já é uma realidade.
E existem inúmeros motivos que justificam essa movimentação. Se a sua empresa está interessada em aderir a essa tendência não deixe de continuar lendo para conferir alguns passos importantes para a implementação do teletrabalho!
Home Office
O teletrabalho, conforme brevemente dito, é prestado pelo empregado em favor da empresa a partir de sua própria residência. O vínculo de emprego não é afetado por isso, sendo resguardados ao trabalhador os direitos trabalhistas aplicáveis aos demais colaboradores.
O local da prestação de trabalho não influencia na validade dos vínculos e nos direitos dos empregados, apenas resguardando algumas diferenças naturais decorrentes do deslocamento das atividades.
Confira os passos que devem ser seguidos na determinação do trabalho remoto.
01. Conheça as regras
É crucial que você conheça as regras que são aplicadas sobre o trabalho remoto para que as aplique corretamente, evitando problemas trabalhistas.
DO TELETRABALHO
Art. 75-A. A prestação de serviços pelo empregado em regime de teletrabalho observará o disposto neste Capítulo.
Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.
Parágrafo único. O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento não descaracteriza o regime de teletrabalho.
Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.
§ 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.
§ 2o Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.
Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
Parágrafo único. As utilidades mencionadas no caput deste artigo não integram a remuneração do empregado.
Art. 75-E. O empregador deverá instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho.
Parágrafo único. O empregado deverá assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções fornecidas pelo empregador.
02. Analise as equipes e converse com os colaboradores
Para implementar o home Office na sua empresa é indispensável que haja uma análise séria se ele é compatível com ela ao mesmo tempo que pode ser aplicado para todos os setores.
Alguns tipos de seções empresariais necessitam de presença dos empregados para a realização de serviços. Outros não possuem tal exigência e podem ser prestados à distância sem maiores problemas.
Considere conversar com os colaboradores antes de impor esse tipo de serviço, principalmente para analisar se ele tem condições de trabalhar em casa. É nesse ponto que será possível analisar se a empresa terá que despender financeiramente com equipamentos básicos de trabalho.
Saiba que mesmo com a concessão de alguns materiais, dos quais falaremos no próximo item, alguns colaboradores não terão condições de trabalhar em casa por falta de espaço ou pela presença de diversas pessoas no ambiente residencial.
Não há obrigatoriedade de que todos os membros da equipe trabalhem remotamente, havendo inclusive a alternativa de revezamento. Cabe aos gestores a análise de qual é o melhor cenário considerando os diálogos com os colaboradores e as possibilidades da empresa.
Outro cenário que não pode deixar batido nessa análise é se a empresa pretende abrir mão completamente do seu espaço físico ou se ele será mantido.
Para o primeiro caso o colaborador deverá se adaptar independentemente do seu espaço físico em casa, de forma que a decisão deve anteriormente pensar nessas questões.
03. Estruture o home Office dos seus colaboradores
Conforme brevemente dito acima a empresa pode conceder alguns materiais para o trabalho dos empregados com jornada de trabalho em home Office. Considere essas duas hipóteses:
- Colaborador que não possui equipamentos, sendo obrigação da empresa concedê-los sob o risco de não execução das tarefas;
- Padronização dos equipamentos, desconsiderando os que os colaboradores possuem, de natureza pessoal, para garantir que todos usem os mesmos instrumentos e ferramentas de trabalho;
- Auxílio de custo ao invés da concessão de instrumentos.
A ajuda de custo pode ser dada mesmo quando a empresa concede equipamentos e serve para ajudar no custeamento de gastos com consumo de luz, internet de qualidade e outros.
Dentre os materiais que podem ser concedidos estão:
- Instrumentos tecnológicos como computador, teclado, mouse, impressora, celular, tablet e outros;
- Kit papelaria com post-its, bloco de anotação, caneta e coisas do tipo;
- Kit escritório com cadeira própria e ergonômica.
04. Prepare as equipes e faça treinamentos prévios
A mudança de local para a prestação de serviços naturalmente promove alterações na própria realização das atividades.
Alguns novos tipos de programas podem ser necessários, concessão de acessos, organização do trabalho, distribuição de tarefas, agendamento e realização de reuniões e trabalhos em conjunto são alguns dos itens que devem ser considerados ante a mutação da forma de ação.
É possível se preparar para cada um desses pontos com um planejamento prévio e sério. Ele deve considerar:
- Quais programas serão utilizados para trabalho;
- Qual a forma com que a comunicação interna deve ser feita. Aqui é interessante estipular ferramentas de contato em tempo real;
- Calendário de reuniões com data, hora e tipo de plataforma a ser utilizada;
- Política de horas extras, entre outros.
Oriente os colaboradores quanto a todas essas questões. Caso seja possível não deixe de enviar orientações escritas, como um formato de política interna, que os empregados possam consultar em momento de dúvida.
Não deixe de oferecer treinamento caso haja alteração das ferramentas de trabalho de forma profunda, como mudança para um software mais complexo.
05. Faça uso de um controle digital de jornada para promover a gestão
O trabalho em home Office pode auxiliar no aumento da produtividade dos colaboradores e consequentemente das empresas. Para que ele seja efetivo é necessário que haja o controle das atividades e da jornada de trabalho dos empregados.
Diferentemente do que muitos gestores acreditam, não há necessidade de abandono do controle de ponto quando o trabalho é realizado remotamente.
Existem diversos sistemas no mercado que permitem a gestão remota das atividades, o que auxilia no acompanhamento das ações e o cumprimento de metas.
O sistema Oitchau pode ser perfeito para a sua empresa. Ele permite que haja a marcação de ponto pelo celular, tablet ou programa no computador ao mesmo tempo em que fica disponível para registro para quem presta serviços na sede da empresa.
Ele automatiza a geração de documentos como holerites e cartões ponto, desburocratizando algumas atividades do setor de RH da sua empresa.
Seguro contra manipulação, ele organiza os dados que podem ser consultados a qualquer momento ao longo do mês, permitindo o acompanhamento da jornada do empregado.
Com esses passos e com o sistema de ponto digital Oitchau a sua empresa pode fazer um ótimo uso do home Office, mantendo a qualidade dos serviços dos colaboradores e economizando!
