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Dentro do trabalho do setor de Recursos Humanos ocorre a administração de pessoal, um nicho específico de atuação do departamento que é essencial para o funcionamento da empresa.
Ela inclui várias atividades que se relacionam por acompanhar os funcionários e seu desenvolvimento.
Para entender quais são as atividades que a administração de pessoas dentro do RH realiza, qual sua importância e como melhorar a sua rotina, continue lendo para conferir todos os detalhes.
Administração de pessoal: Entenda o trabalho dessa área e o que faz o administrador
É preciso entender o que exatamente é essa administração, principalmente para ser possível distinguir o trabalho dela das demais operações do RH.
O RH é responsável por gerir todas as questões relacionadas aos empregados dentro da empresa. Isso inclui desde o pagamento até as justificativas de faltas, admissões, gestão de ponto e desenvolvimento de políticas internas, direcionamento de treinamentos e melhoria do clima organizacional.
Ele é responsável por colocar em prática ações que melhorem a qualidade de vida e o bem-estar dos empregados. Já a administração de pessoal é muito específica dentro do RH. Pois acompanha os colaboradores da contratação até o desligamento e é responsável por colhe, organizar e manter documentos.
É dessa forma que o trabalhador da área cuida do histórico do funcionário dentro da organização, o que inclui suas férias, horas extras, pagamentos, faltas e justificativas e outras coisas.
Outros pontos de atuação do administrador de pessoal é a atualização na lei trabalhista para garantir que todas as nuances da lei estão sendo observadas pela empresa.
Como ficou o trabalho do administrador de pessoal em 2022?
Em 2020 a administração de pessoas sofreu grandes mudanças diante da pandemia de Covid-19 que alterou as formas de prestação de serviço. Agora á em 2022 passou a ser essencial para as empresas, pois ajuda a lidar com a crise e implementação de novas normas de trabalho.
O que fez com que muitas empresas adotassem o estilo Home Office: com ele, é possível evitar a exposição dos empregados aos perigos de contaminação sem que isso interfira na manutenção das atividades. E também o modelo híbrido, que divide os dias entre trabalhos presenciais e os trabalhos remotos.
O problema é que o administrador de pessoal encontrou diversos percalços para manter suas atividades, que geralmente são feitas em contato com os demais empregados e com o colhimento de documentos e assinaturas deles.
Como fazê-lo a distância? Como ficaram os holerites e cartões ponto? E a possibilidade de admissão e demissão durante o home Office? Note que todas essas questões envolvem muitos documentos, os quais são essenciais para o administrador de pessoal dentro das empresas.
Para isso foi necessário colocar em prática adaptações que foram possíveis em sua maioria pr causa da tecnologia que hoje temos à nossa disposição. Veja como é possível fazer a administração de pessoal em 2020 mesmo diante da pandemia e das alterações que ela causou na prestação de serviços às empresas.
01. Controle de ponto eletrônico
A adoção de sistemas digitais de controle de jornada foi uma das ferramentas que possibilitou o trabalho do administrador de pessoal durante esse momento delicado. Isso porque esse tipo de ponto pode ser acessado pelo celular ou computador.
Ele permite a manutenção do controle de jornada sem que o empregado tenha que se deslocar à empresa e prestar serviços sob os olhares dos gestores. Outros pontos interessantes é que essa gestão mesmo para o trabalho à distância é essencial durante esse momento.
As empresas que optam por manter o controle de jornada no home Office se beneficiam por inúmeros motivos. Com ele é possível gerir melhor as atividades, manter ou melhorar a produtividade e mostrar ao colaborador que sim, ele continua sendo acompanhado pelos seus gestores.
A manutenção da gestão garante que está sendo respeitado o número de horas de trabalho e pagas as horas extras necessárias. Não é possível deixar de citar o fato de que mesmo que a lei permita a dispensa do controle de ponto durante o home Office, nesse caso ele está sendo adotado como uma modificação do modo de operação da empresa.
A supressão do controle poderia ser considerada uma alteração lesiva ao trabalhador e por isso o mais indicado é mantê-lo.
Outros pontos interessantes são que o sistema pode ser utilizado pelos empregados que não estão em home Office, de forma que sua aplicação não é limitada à pandemia.
E a “cereja do bolo” é que o controle digital de ponto, diferentemente do tradicional relógio de ponto, gera automaticamente documentos como cartão de ponto e holerite para o administrador de pessoal.
Sendo esse um dos seus papeis, tem-se que ele ganha fôlego para exercer outras atividades e garante que os documentos estão corretos com o uso da inteligência artificial com a qual o sistema é munido.
02. Entrega de holerites
Sempre que os salários são pagos aos empregados eles devem receber uma cópia do holerite no qual há distinção de todas as verbas que estão lhe sendo pagas e descontadas. Fazê-lo durante o home Office na pandemia é uma atividade que confundiu os administradores de pessoal.
Novamente a tecnologia salva o dia ao permitir que haja a concessão dos documentos de forma digitalizada para o empregado. Isso pode ser mantido mesmo após a pandemia. É interessante por evitar impressão desnecessária e auxilia a evitar perdas do documento.
Os holerites e cartões ponto podem ser disponibilizados pela administração de pessoal em um sistema online central. Isso permite que ela cumpra com o seu papel e com a legislação mesmo para o trabalho prestado à distância.
03. Admissão e rescisão
O administrador de pessoal da empresa mantém as suas atividades de administração de pessoal. Para isso pode realizar as entrevistas com o uso de ferramentas para vídeochamadas, enquanto os documentos são enviados de maneira online e digitalizados.
A rescisão é um pouco mais delicada e foi uma grande realidade durante a pandemia, quando os números de desempregados aumentaram consideravelmente.
Infelizmente esse é o papel do administrador e mais uma vez ele pode fazer uso das vídeochamadas e ferramentas tecnológicas para fazer esse contato de desligamento e garantir a documentação final.
O importante a se ter em mente sobre a administração de pessoal em 2020 é que ela deve fazer uso de todas as ferramentas tecnológicas que tem ao seu dispor.
Com elas é possível realizar os trabalhos a partir de qualquer lugar a otimizar o tempo do administrador, que pode se concentrar em outras atividades mais importantes e menos burocráticas.
O papel desse trabalhador teve sua importância ainda mais ressaltada durante essa pandemia e que deve ser cada vez mais requisitado pelas empresas.
Quais as funções básicas da administração de pessoal?
Por estar diretamente ligada a parte estruturada da empresa, a administração pessoal tem funções diretamente ligadas a contabilidade como:
- Treinamentos e orientações aos colaboradores;
- Admissão de funcionários;
- Controle de presença;
- Compensação e desligamento.
- Contratações.
Com isto, é importante que o setor esteja apar, de todas as modificação da cultura organizacional, clima organizacional e demais mudanças que ocorrerem dentro da empresa.
Qual a diferença de gestão de pessoas e administração de pessoal?
A gestão de pessoas tem uma visão geral dos alinhamentos da empresa como um todo, prevalecendo o interesse dos colaboradores junto ao da empresa, com elaboração de estratégias a sua valorização e desenvolvimento. Como prestação de contas, recrutamento e seleção, departamento pessoal.
Já a administração pessoal tem foco total no colaborador, com atividades que o engajem , aumente a produtividade, o tornem mais motivados e reduza a rotatividade de pessoal, como programas que incentivem liderança, trabalho em equipe dinâmicas.
