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O Google Keep é uma ferramenta que se volta à organização de tarefas não apenas profissionais, mas também estudantis e pessoais.
Ele é bastante famoso especialmente por pertencer ao Google e contar com uma série de integrações.
Conheça, hoje, tudo sobre ele. Veja como funciona, para que serve. Também, confira dicas de como começar a usá-lo e saiba como controlar o tempo de atividades na ferramenta!
O que é o Google Keep?
Este é o nome de uma das tantas ferramentas oferecidas pelo Google. Ela serve para organizar o dia a dia com informações completas e organização de tarefas e fluxos.
Por pertencer ao Google, o Keep permite que você faça a integração com outros aplicativos da marca. Por exemplo, com a Agenda, o Docs e outros.
Com isso, torna-se muito mais rápido ter acesso às informações necessárias no dia a dia. Também, aumentam-se os lembretes à disposição e a segurança sobre os prazos.
Mas não é só isso! O Google Keep também se destaca por ter à disposição uma série de recursos. Dentre eles estão:
- Anotações;
- Listas;
- Lembretes (por anotações, desenhos ou fotos);
- Responsabilidade por tarefas;
- Datas;
- Anexos;
- Checklists;
- Desenhos;
- Notas por comando de voz, etc.
Ainda, saiba que por ser do Google, você também pode ter acesso a informações que estão no e-mail Gmail ou no Drive da marca. Tudo isso com um único login.
O Google Keep project management ou gerenciamento de projetos é uma das principais vantagens do uso deste tipo de ferramenta.
Ainda, saiba que é possível ter acesso à ferramenta pelo celular ou pelo desktop. Inclusive, é possível criar, no computador, atalhos que facilitam e agilizam o trabalho.
Portanto, trata-se de uma ferramenta que pode ser utilizada tanto para fins pessoais quanto empresariais ou estudantis.
Por exemplo, é possível usá-la para criar uma rotina de estudos. Ou, então, para uma simples lista de compras. Igualmente, para o gerenciamento de tarefas e projetos.
Por fim, cabe ressaltar que se trata de uma ferramenta gratuita, embora seja possível expandir suas funcionalidades e espaço em versões pagas (Premium).
Como funciona o Google Keep?
Ele funciona como uma ferramenta que ajuda na organização de informações, compromissos e prazos.
Para isso, conta com uma série de recursos. Eles se revelam tanto nas integrações quanto nos serviços internos deste aplicativo.
Deste modo, por exemplo, é possível organizar informações com destaques de cores. Ou, então, adicionar informações e comentários em cima de uma tarefa.
Considere, por exemplo, uma equipe que tem acesso a um Google Keep, conjuntamente. Quando as tarefas são compartilhadas, cada usuário pode saber qual é a etapa em que a atividade se encontra, eventuais dificuldades ou mudanças no curso da execução dela.
Como usar o Google Keep?
São inúmeras as funcionalidades que a ferramenta oferece. Por exemplo, você pode usá-la para criar lembretes ou agendamentos. Igualmente, para integrá-la a outros aplicativos.
Se você está começando a usá-la, veja algumas noções básicas que ajudarão na sua adaptação com o Google Keep!
Criar lembretes
Uma das principais tarefas do app é a criação de tarefas. Você pode fazê-la dentro do aplicativo ou na extensão para web.
Para aplicativo de celular, siga esses passos:
- Abra o app Google Keep;
- Clique no sinal de soma (+), destacado em cores;
- Por fim, basta dar um título ao lembrete e colocar, no seu conteúdo, os detalhes sobre a tarefa ou compromisso.
Por outro lado, para criar um lembrete na versão para web, a tarefa é tão simples quanto para app de celular. Basta clicar em “Criar uma nota”.
Vale lembrar que assim como nos outros apps do Google, o Keep salva automaticamente todas as alterações.
Criar listas
Para criar listas na ferramenta do Google siga esses passos no aplicativo:
- Clique em “Checklist”, que estará no lado esquerdo da tela;
- Adicione o primeiro item e, para colocar mais, clique em “Item da lista”. Pronto!
Integrações
Por fim, saiba que é possível fazer uma série de integrações, como com o Google Agenda, Chrome, Docs ou o Gmail.
Para fazer uma integração com a agenda, quando criar um lembrete clique sobre o sininho e coloque o dia e horário. Pronto, você receberá uma notificação na agenda do Google quando chegar o dia!
Como medir o tempo no Google Keep?
Para isso, você pode contar com uma ferramenta de time tracking ou timesheet, como é o caso da oferecida pela Oitchau!
O Oitchau é uma empresa especializada na gestão de tempo. Ela possui um controle de ponto digital, assim como um controle de tempo de tarefas.
Enquanto o primeiro serve para medir o tempo de trabalho diário, semanal e mensal de trabalho, o segundo analisa como essas horas de trabalho foram utilizadas.
Isto é, quais são as atividades que foram realizadas e qual é o tempo que cada uma necessitou para ser executada.
Desse modo, é possível reunir uma série de informações importantes, tais como:
- Quais são as atividades que demandam mais tempo;
- Como é a organização e a gestão de tempo de cada colaborador;
- Como as atividades são priorizadas;
- Quais são os colaboradores que são mais ágeis em cada atividade;
- Quais são os colaboradores que demandam mais tempo em cada atividade;
- Eventuais quedas ou aumentos de produtividade, com o aumento ou queda do tempo necessário nas tarefas, respectivamente.
Portanto, usar um Google Keep integration como é o caso do timesheet da Oitchau é uma excelente escolha para a sua empresa.
Com esse tipo de integração, os gestores passam a ter mais informações sobre o dia a dia das equipes. Igualmente, sobre a execução de projetos e a organização deles.
Aliás, saiba que ele pode ser utilizado em mais de um projeto que seja desenvolvido simultaneamente. É possível integrar diversos colaboradores e equipes!
Trello vs Google Keep
Por fim, é comum que surja a dúvida sobre qual é a melhor ferramenta para fazer a gestão de atividades e de tarefas: o Google Keep ou o Trello.
Ambas têm funções bem completas, permitem a integração com timesheet Oitchau e auxiliam na organização do dia a dia empresarial.
A diferença recai justamente na execução das atividades. Enquanto o Trello permite a visualização de quais tarefas estão pendentes de execução e quais estão sendo executadas, a ferramenta Google não traz essas informações.
Entretanto, isso pode ser resolvido rapidamente com o uso de um time tracking. Com a ferramenta da Oitchau, você obtém informações sobre as tarefas do Keep em execução ou executadas.
Por isso, ambas podem ser bastante úteis. Para escolher, veja quais se adaptam melhor às atividades da empresa. Igualmente, que oferecem os recursos e plugins que você precisa no dia a dia.
