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A gestão de tempo é de grande importância para colaboradores e empresas. Ela é essencial para que as atividades possam ser cumpridas de acordo com os prazos sem que isso comprometa a qualidade do resultado.
Essa gestão é útil para a realização de diferentes tipos de tarefas. Com ela, torna-se possível organizar a rotina diária de trabalho, otimizá-la e evitar o desperdício de tempo.
Para realizá-la existem diferentes técnicas e ferramentas. Saiba quais são elas e veja como gerenciar o tempo de trabalho pode ser útil para a sua empresa.
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo implica em um conjunto de práticas e habilidades que envolvem o planejamento, a organização e o controle do tempo utilizado para a execução de determinadas atividades.
Ela é importante para a produtividade e para o alcance de objetivos específicos e previamente estipulados. A partir dela é possível alocar adequadamente o tempo necessário para diferentes tarefas e projetos. Assim, é capaz de maximizar a eficácia de uma equipe.
Qual é a importância da gestão de tempo?
Gerenciar o tempo de trabalho traz uma série de benefícios para as equipes e para a empresa.
Essa é uma prática que impacta nos prazos, na produtividade, na distribuição de tarefas, no clima organizacional e na eficácia das atividades.
Organização de prazos
Em primeiro lugar, a gestão de tempo é imprescindível para que haja uma organização dos prazos. Somente com ela é possível garantir que as entregas ocorrerão conforme programado.
Essa gestão permite aos colaboradores e gestores ter noção do tempo médio necessário para que uma atividade específica seja realizada. Com isso, torna-se possível estabelecer um prazo correspondente.
Em caso contrário, o prazo corre o risco de não ser cumprido. Igualmente, ele pode ser cumprido, mas não com a qualidade esperada.
Produtividade
Gerir o tempo é uma maneira de obter mais produtividade. A gestão, afinal, não se refere apenas ao conhecimento do tempo que uma tarefa requer. Ela também envolve questões referentes ao estabelecimento de prioridades.
A gestão de tempo é uma maneira de estabelecer como será a agenda diária, semanal ou mensal.
Dessa forma, ter noção do tempo e da dedicação necessários a uma atividade é uma maneira de entender o melhor momento para realizá-la de modo eficaz.
Distribuição de tarefas
A distribuição de tarefas depende da gestão de tempo. Quando ela não existe, as equipes correm o risco de distribuí-las de modo desigual. Isso resulta em colaboradores sobrecarregados e outros com demasiado tempo livre.
Esta é uma situação que acarreta em problemas no clima organizacional e na saúde mental dos colaboradores, especialmente porque deixa de existir um equilíbrio entre o trabalho e as demais atividades.
Desse modo, a distribuição de tarefas encontra na gestão de tempo uma grande aliada, a qual também reflete no clima interno da equipe e na satisfação dos colaboradores.
Capacitação
Por fim, gerir o tempo também é uma maneira de entender quais são os pontos em que um colaborador se destaca. Ao mesmo tempo, conhecer quais são as áreas em que ele apresenta maior dificuldade.
Isso é importante por direcionar o tipo de capacitação que cada colaborador necessita. Dessa maneira, ele pode se desenvolver de modo a superar as dificuldades apresentadas para certas atividades, o que resulta em mais eficácia nas operações.
Como fazer a gestão de tempo?
O gerenciamento do tempo de atividades pode ser feito de diferentes maneiras. Existem várias estratégias, truques e ferramentas que são úteis para tal objetivo. Conheça os principais.
Use um timesheet
O timesheet é a ferramenta perfeita para a gestão do tempo. Ela se dedica a medir o tempo utilizado por um colaborador para executar uma atividade. Desse modo, traz informações concisas e indispensáveis para o gerenciamento temporal.
O timesheet Oitchau, por exemplo, é capaz de determinar exatamente o número de horas, minutos e segundos necessários para uma tarefa. Caso ela seja interrompida para a execução de outra, a contagem de tempo é suspensa.
Por isso, ele traz precisão em relação às informações. É compatível com diferentes tipos de softwares de gerenciamento de projetos. Isso facilita a gestão do tempo das atividades. Além disso, a ferramenta gera relatórios detalhados.
Programe seu dia
O timesheet é interessante por precisar o tempo do qual um colaborador necessita para fazer certa tarefa. Embora seja importante, requer outras estratégias para que a gestão de tempo ocorra de maneira eficaz.
Com a ciência do tempo despendido em cada atividade, os colaboradores podem programar seus dias. Do mesmo modo, podem fazer uma programação prévia sobre suas responsabilidades na semana ou no mês.
Eleja prioridades
Ao programar as atividades, os colaboradores precisam eleger prioridades. Isto é, quais são as tarefas que são mais urgentes. Desse modo, é possível livrar-se delas, garantir os prazos e, depois, passar para as atividades cujo tempo disponível é maior.
Elencar o que é prioridade ou não exige conhecimento não apenas quanto ao tempo de execução, mas sobre as necessidades da empresa. Por isso, os gestores devem auxiliar os colaboradores nesta empreitada.
Considere imprevistos
Gerir o tempo não depende apenas do período necessário para cumprir uma atividade. É necessário ter em mente que imprevistos acontecem. Nada impede que uma nova necessidade surja em meio ao dia.
Quando isso não é levado em conta, o mais comum é que o planejamento inicial vá por água abaixo. Isso também compromete a própria eficácia das atividades. Por isso, é importante considerar a possibilidade de assumir novas responsabilidades ao longo do dia.
Faça atividades parecidas sequencialmente
Na organização de agendas, os colaboradores devem preferencialmente programar atividades semelhantes para execução próxima.
Ou seja, quando uma tarefa é parecida com outra, o ideal é programá-las para execução sequencialmente. O foco do colaborador é semelhante, bem como as ferramentas e conhecimentos necessários para realizar cada uma delas.
Centralize informações
Por fim, centralizar as informações necessárias às atividades é muito importante. Isso significa disponibilizá-las dentro de um mesmo sistema, para acesso rápido.
Muitas ferramentas de gestão de tempo permitem a integração de diferentes plugins. Dentre eles estão os de arquivos da nuvem, e-mail e o próprio timesheet. Isso evita perda de tempo na execução de tarefas.
