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Saiba tudo sobre gestão de projetos e como pode aplicá-lo na sua empresa da melhor maneira.
A gestão de projetos é uma parte essencial da organização da empresa e do desenvolvimento dela. São esses projetos que permitem que ela desenvolva novos conceitos, ferramentas e metodologias. Eles criam espaço à inovação.
Os projetos devem ser temporários, com início, meio e fim. Hoje veremos como organizá-los em cada uma de suas fases para que ao fim alcancem o fim ao qual se propuseram. Continue lendo e confira.
O que é um projeto?
Antes de tudo, cabe esclarecer o que exatamente é um projeto. Ele nada mais é do que a soma de esforços temporários com vias no desenvolvimento de um produto, serviço ou resultado único.
Logo, a partir dessa definição, podemos concluir que um projeto:
- Deve produzir uma entrega exclusiva;
- Obrigatoriamente, possui início, meio e fim;
- Não se repete no dia a dia de trabalho, afinal as suas tarefas estão relacionadas a uma entrega específica.
Qual a diferença entre projeto e processo?
Essa é uma das principais dúvidas quando as pessoas iniciam as pesquisas sobre gestão de projetos. Afinal, o que diferencia um projeto de um processo?
Para explicar, vamos usar as definições que a Norma ISO 9000 utiliza sobre cada um desses temas:
- Projeto: conjunto de atividades monitoradas e coordenadas, com datas de início e conclusão pré-definidas, visando o alcance de um objetivo que deve atender aos requisitos do cliente, bem como estar alinhado com os custos, prazos e recursos disponíveis;
- Processo: conjunto de atividades que estão interligadas, recebendo entradas que são processadas para gerar um resultado pretendido (inputs e outputs).
Vamos deixar mais simples?
Imagine que a sua empresa ainda não tem um setor de RH. Assim, a implantação do setor vai fazer parte de um projeto, pois vai ter um prazo de início e fim, bem como requisitos que precisam ser atendidos, custos e pessoas envolvidas.
Já os processos são as atividades rotineiras que os responsáveis pelo RH estarão realizando para manter o setor ativo, como:
- Recrutamento e seleção;
- Avaliações de desempenho;
- Pesquisas de clima organizacional.
Assim, enquanto o projeto pode ser considerado momentâneo, o processo é contínuo.
É importante lembrar que o projeto é único, pois ele aborda pessoas, problemas, cenários e momentos diferentes. Assim, mesmo que a sua empresa trabalhe com a prestação de serviços, como os de consultoria, cada projeto vai ser adaptado para as necessidades e porte do cliente.
O que é a gestão de projetos?
De forma mais simples, a gestão de projetos é o planejamento, organização, monitoramento e controle de todas as atividades, custos, recursos e requisitos para que o objetivo final do projeto seja alcançado.
Os projetos dentro de uma empresa podem ser inúmeros, voltando-se para:
- Desenvolvimento de pessoal;
- Criação de novos produtos ou serviços;
- Alterações e adaptações em serviços que a empresa já oferta;
- Melhoria da gestão de pessoas;
- Promoção de melhores condições estruturais na empresa;
- Criação de novos prêmios;
- Desenvolvimento de novas ferramentas de uso interno que melhorem as atividades diárias ou as tornem mais produtivas e menos burocráticas.
São inúmeros tipos de projetos, que podem se voltar para dentro ou para fora da corporação. Todos eles são compostos por fases. Primeiro é preciso ter a ideia, projetá-la e ver as fases que a levarão ao resultado final.
Além disso, um projeto depende da análise de necessidades financeiras, de disposição de pessoal e de outros recursos tecnológicos. Tudo isso compõe a gestão de um projeto.
Ao se afirmar que ali há o gerenciamento de projeto, diz-se que todas as fases dele são previamente pensadas e que há acompanhamento do desenvolvimento de cada uma.
Para que serve a gestão de projetos?
O gerenciamento dos projetos se presta a uma série de questões. É ele que permite que um projeto se desenvolva de maneira mais eficiente e segura. Exerce influência também sobre a rapidez e o uso de recursos.
Quando tudo isso ocorre de maneira coordenada, com análise das fases e da correspondência delas com os planos iniciais, a empresa se depara com várias vantagens. A partir do gerenciamento de projetos é possível:
- Analisar desde logo todas as fases e necessidades do projeto;
- Distribuir tarefas de maneira organizada, com a possibilidade de colhimento de feedback periodicamente e de gestão dos trabalhos das equipes;
- Obter o controle total sobre as fases que compõem o projeto, com reconhecimento de eventuais falhas ou necessidades de repensar o desenvolvimento;
- Reconhecer quem é responsável por cada ação;
- Criar cronogramas com base no real desenvolvimento do projeto e nos recursos dos quais se dispõe;
- Organizar recursos necessários para que o projeto realmente saia do papel.
A gestão destes projetos, independentemente da natureza deles, oferece uma série de possibilidades. Com ela é possível em poucos passos ter informações completas sobre o que está acontecendo e sobre como isso se enquadra no planejamento.
Leia mais sobre Como Funciona a Metodologia WaterFall para projetos
Qual a importância da gestão de projetos para as empresas?
Quando pensamos na aplicação da gestão de projetos para as empresas, é comum que as pessoas restrinjam a aplicação da técnica para a área de projetos, desenvolvimento de produtos ou mesmo consultoria.
Porém, a gestão de projetos engloba diversas competências e habilidades essenciais para todas as áreas de uma organização, como:
- Gestão do tempo;
- Liderança;
- Análise de riscos;
- Gerenciamento financeiro;
- Garantia da qualidade;
- Análise do cenário e necessidades do cliente;
- Compartilhamento de conhecimento.
Seja de maneira formal ou informal, em algum momento todos os colaboradores acabam se deparando com a necessidade de gerir um projeto na sua área. E o desenvolvimento destas competências é fundamental para garantir a excelência nos resultados.
Vantagens de fazer uma boa coordenação de projetos
Otimização de tempo
Se tempo é dinheiro, ele precisa ser administrado com cautela.
Todo projeto tem um prazo para ser finalizado. Por isso, saber como aplicar a gestão do tempo e produtividade da equipe pode ser o diferencial para que o produto dos esforços seja entregue dentro do prazo, mas sem afetar a qualidade e satisfação do cliente.
Previsibilidade de custos
Iniciar um projeto sem prever os custos é pagar para que as coisas deem errado.
Com a base de uma boa gestão, é possível elaborar projeções e estabelecer limites para acompanhar e controlar os custos e faturamento do projeto de forma segura, evitando que problemas financeiros afetem a qualidade do resultado final.
Minimização de riscos
Riscos são todas as variáveis internas e externas que podem afetar a qualidade e o andamento de um projeto. Assim, apenas com o gerenciamento de riscos é possível prever e se preparar para cenários que impactam nos resultados da entrega.
Ciclo de vida de um projeto
Como já mencionamos, uma das principais características de um projeto é que ele tem um prazo para ser finalizado. E a forma de acompanhar a sua evolução até o estágio de finalização é através do seu ciclo de vida.
Assim, ele está dividido em fases:
- Início;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e controle;
- Encerramento.
Você vai perceber que algumas literaturas fazem a junção das fases de execução e monitoramento. Isso porque o monitoramento e controle ocorre de forma paralela ao processo de execução, fazendo a identificação e comparação entre planejado e realizado.
Mas o importante é garantir que todas elas sejam feitas com qualidade para que o resultado final seja alcançado.
E se você quiser saber mais sobre este tema, confira o nosso artigo sobre o ciclo de vida de um projeto!
Gestão de Riscos em Projetos
A gestão de riscos em projetos é uma componente essencial para mitigar possíveis impactos negativos que possam surgir durante o desenvolvimento do projeto. Ela envolve diversas etapas que visam identificar, avaliar, mitigar e monitorar os riscos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Identificação de Riscos
Nesta fase, a equipe do projeto e os stakeholders identificam e documentam todos os possíveis riscos que podem afetar o sucesso do projeto. Isso pode ser feito através de técnicas como brainstorming, análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), e revisão de lições aprendidas de projetos anteriores.
Avaliação de Riscos
Após a identificação, os riscos são avaliados quanto à sua probabilidade de ocorrência e impacto potencial no projeto. Isso é feito atribuindo uma pontuação a cada risco com base em critérios pré-definidos, como probabilidade e impacto, para priorizar os riscos mais significativos.
Mitigação de Riscos
Uma vez que os riscos foram identificados e avaliados, estratégias de mitigação são desenvolvidas para reduzir sua probabilidade de ocorrência e/ou impacto. Isso pode incluir a implementação de planos de contingência, transferência de riscos para terceiros, ou mesmo evitação de certas atividades de alto risco.
Monitoramento de Riscos
Durante a execução do projeto, os riscos são continuamente monitorados para garantir que as estratégias de mitigação estejam funcionando conforme o planejado e para identificar novos riscos que possam surgir. Isso permite uma resposta rápida e eficaz a eventos adversos, minimizando seu impacto no projeto.
A gestão de riscos é uma prática contínua e iterativa, que deve ser incorporada em todas as fases do projeto para garantir sua eficácia e sucesso.
Principais metodologias de gestão de projetos
Assim como em todas as áreas que envolvem uma empresa, a gestão de projetos conta com diversas metodologias que visam aumentar o desempenho e qualidade das entregas de acordo com as necessidades do projeto.
Aqui nós vamos apresentar as principais.
Ágil
Na metodologia ágil, as etapas do projeto são percebidas como pequenos projetos, ou “subprojetos”. Assim, cada fase deve gerar algum tipo de entrega, que vai marcar a finalização do subprojeto e o início do próximo.
Essa metodologia facilita a percepção do projeto a partir de pequenas vitórias. Assim, ao invés de focar apenas no resultado final, as conclusões ao longo da jornada dinamizam a execução das tarefas e otimizam o tempo do time.
Scrum
Uma das mais conhecidas no mercado, a metodologia SCRUM utiliza framekorks que oferecem mais agilidade e otimização do tempo no desenvolvimento do projeto.
Apesar de ter ficado conhecida por sua aplicação no desenvolvimento de produtos, ela pode ser adaptada para a gestão de projetos de diversos tipos.
Extreme Programming (XP)
Bastante parecido com o SCRUM, o Extreme Programming — ou só método ágil XP — é mais conhecido por sua aplicação no desenvolvimento de softwares.
Fazendo o acompanhamento do projeto através da realização de vários testes com ajustes ao longo do processo, ele oferece mais agilidade e facilidade para perceber onde os problemas estão e como podem ser resolvidos sem perda de tempo.
Kanban
Esse é um dos modelos mais simples e práticos de serem aplicados.
O Kanban utiliza um quadro para controlar as etapas do projeto, dividindo as etapas em estágios como:
- A fazer;
- Fazendo;
- Concluído;
- Cancelado.
Pela facilidade de aplicação, esta pode ser a melhor alternativa para as pessoas que estão iniciando a gestão de projetos, mas com pouca ou nenhuma experiência na área.
Método cascata
Como o próprio nome sugere, o método cascata divide o projeto em uma sequência de etapas que só ocorrem após a finalização da anterior. Assim, ele funciona com uma sequência, que não permite “pular” etapas sem que as entregas anteriores tenham sido concluídas.
Prince 2
Este é um modelo que pode ser aplicado em projetos de vários tamanhos e modelos pela sua facilidade de adaptação.
Utilizando o conceito da melhoria contínua, esta metodologia permite o uso de diversas ferramentas e outros métodos para que a entrega final seja alcançada, sendo conhecido por sua aplicação no setor público.
Lean
O método Lean ficou bastante conhecido no mercado de startups pelo foco na redução de custos do projeto, bem como o aumento da produtividade. Assim, ele permite um melhor compartilhamento de informações entre os membros do time para que as ideias e estratégias sejam mais facilmente aprovadas.
Principais ferramentas de gestão de projetos
Além das metodologias, existem alguns softwares que facilitam a gestão de projetos e permitem uma visualização mais clara do status e andamento das atividades.
Confira os principais!
Trello
O primeiro e mais conhecido é o Trello, uma ferramenta bastante simples de ser usada e de fácil acesso para a maioria das pessoas.
O ponto principal da ferramenta é o uso da estratégia do Kanban. Assim, o gerente do projeto poderá destrinchar as etapas de acordo com o estágio e andamento, facilitando para que todo o time possa acompanhar o projeto de forma intuitiva.
Asana
Algumas pessoas dizem que este é o “primo mais desenvolvido” do Trello.
O Asana também utiliza a metodologia Kanban para a gestão de projetos, estabelecendo prioridades e responsáveis para cada entrega.
Além disso, ele também permite que grupos de comunicação sejam criados dentro do próprio aplicativo, o que facilita a gestão da comunicação entre os times.
Notion
Além destes, ainda existem opções com funcionalidades mais simples, como o Notion.
Esta ferramenta é usada tanto para a gestão de tarefas na vida pessoal quanto profissional, podendo ser adaptada de acordo com a necessidade da demanda.
Além disso, é comum que as pessoas utilizem o Notion para a gestão de tempo e custos de um projeto, pois a ferramenta permite integrar fórmulas que viabilizam o cálculo dos recursos.
Timesheets da Oitchau
E se você precisa de uma ferramenta que apresente além do status do projeto, mas também ofereça dados sobre a gestão financeira e de tempo da equipe, o Timesheets da Oitchau é a melhor escolha.
Com a possibilidade de ser integrado a outros sistemas, a sua equipe poderá realizar os apontamentos por meio das versões app ou web, facilitando o acesso e gerando uma gestão mais segura e baseada em dados.
Saiba mais sobre a nossa solução em Gestão de Projetos e Timesheets!
O que faz um gerente de projetos?
Se o projeto tem o objetivo de realizar uma entrega dentro das expectativas do cliente, o gerente de projetos é o responsável por garantir esse resultado.
Ele vai coordenar as pessoas, atividades e gerir os recursos para que o projeto corra da melhor forma. Além disso, ele é a pessoa que deve “traduzir” os requisitos do cliente e transformá-los em entregas.
Por estar lidando com várias pessoas, a liderança é uma das principais competências para que um gerente de projetos seja selecionado. Afinal, além das hard skills necessárias para a responsabilidade, as soft skills também precisam ser trabalhadas.
Gestão de Stakeholders em Projetos
Os stakeholders, ou partes interessadas, são indivíduos ou grupos que têm interesse direto ou indireto no projeto e podem influenciar ou serem influenciados por suas atividades e resultados. A gestão de stakeholders é crucial para o sucesso do projeto, pois envolve identificar, entender e gerenciar suas expectativas, necessidades e influências ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Identificação de Stakeholders
O primeiro passo é identificar todas as partes interessadas relevantes para o projeto, incluindo clientes, patrocinadores, membros da equipe, fornecedores, órgãos reguladores e comunidade afetada.
Análise de Stakeholders
Uma vez identificados, os stakeholders são analisados quanto ao seu nível de interesse e poder de influência no projeto. Isso permite priorizar os stakeholders mais importantes e desenvolver estratégias de engajamento específicas para cada grupo.
Engajamento de Stakeholders
Com base na análise, são desenvolvidas estratégias de engajamento para garantir que as necessidades e expectativas dos stakeholders sejam adequadamente gerenciadas ao longo do projeto. Isso pode incluir comunicação regular, consulta em decisões-chave e envolvimento ativo em atividades do projeto.
Gestão de Expectativas
É importante gerenciar proativamente as expectativas dos stakeholders, garantindo que eles entendam o escopo, prazos e recursos do projeto, bem como quaisquer riscos ou desafios potenciais. Isso ajuda a evitar conflitos e desentendimentos ao longo do ciclo de vida do projeto.
Monitoramento de Engajamento
Durante a execução do projeto, o engajamento dos stakeholders é continuamente monitorado para garantir que suas necessidades e expectativas estejam sendo atendidas e para identificar quaisquer problemas ou preocupações que possam surgir. Isso permite uma resposta rápida e eficaz para resolver quaisquer problemas e manter o apoio dos stakeholders ao projeto.
Como fazer uma boa gestão de custos de um projeto?
A gestão de custos é o “calcanhar de Aquiles” em muitos projetos. Afinal, quem nunca sofreu por precisar estourar o orçamento com um problema inesperado? E para fazer uma boa gestão de custos no projeto, é preciso definir as projeções e mapear onde e como os recursos devem ser destinados.
O primeiro passo é destrinchar cada um dos dutos e despesas necessários para que o projeto possa acontecer. Após isso, eles devem receber os valores e limites estimados, e isso deve ser feito com base tanto na análise de projetos anteriores quanto pesquisas de mercado.
Durante a elaboração do projeto e a realização das despesas, é preciso sempre tomar como base as projeções feitas no período de planejamento para que o orçamento não seja afetado. Apenas em casos urgentes, onde não existem alternativas dentro do limite especificado, é que o gerente de projetos deverá avaliar a possibilidade de ultrapassar os valores.
Por isso, manter as comparações entre o orçado e planejado é fundamental, bem como realizar o registro de cada despesa realizada.
Além disso, um dos principais fatores que impactam no aumento dos custos é a mão-de-obra envolvida. E por mais que projeções e estimativas sejam feitas, surpresas podem acontecer, especialmente em projetos com a contratação de profissionais remunerados com base na hora trabalhada, os conhecidos horistas.
Assim, além de manter o acompanhamento geral, é preciso contar com ferramentas que facilitem o monitoramento em tempo real e permitam uma visão mais clara dos custos de tempo e recursos.
Quer saber mais sobre o gerenciamento de custos de um projeto? Confira o nosso artigo sobre gerenciamento de custos do projeto.
Como fazer uma boa gestão de projetos em 5 passos
1. Realize o planejamento
A prática nos ensina que uma das maiores certezas é que nenhum projeto corre exatamente como planejamos. Sempre existirão riscos, alterações, melhorias, problemas e inúmeros desafios a serem enfrentados.
No entanto, isso não significa que o planejamento deve ser descartado. Afinal, é por meio dele que você poderá assegurar que os impactos das variáveis serão minimizados.
Assim, uma das formas de elaborar o planejamento é por meio da elaboração de elementos como:
- Estrutura Analítica do Projeto (EAP);
- Cronograma;
- Indicadores;
- Matriz de responsabilidades;
- Estrutura de custos;
- Definição do sistema de comunicação.
Em alguns casos, as pessoas podem querer “fugir” do planejamento inicial utilizando o argumento de que “muita coisa vai mudar ao longo do projeto”.
Sabemos que isso é uma verdade. Mas quando definimos o ponto de partida sobre onde, como e quando as etapas e entregas devem ocorrer, o caminho fica muito mais claro.
Aqui também é essencial que você defina uma metodologia de gestão a ser aplicada.
É preciso perceber o planejamento como uma maneira de oferecer uma base para as atividades, mas sem que as etapas fiquem engessadas e eliminem as possibilidades de adaptação.
2. Defina os papéis da equipe
Numa equipe em que todos fazem um pouco de tudo, ninguém faz muito de nada.
Quando falamos em projetos, todas as pessoas precisam ter um papel bem definido para que as necessidades sejam atendidas. Quando ninguém sabe exatamente o que precisa ser feito e quais os requisitos, as chances de que o projeto não atinja o objetivo são bem grandes.
Por isso, a definição dos papéis é essencial tanto para estabelecer uma cadeia de comando quanto as próprias responsabilidades e expectativas. Assim, é preciso definir quem é:
- Gerente do projeto;
- Consultor/assessor;
- Cliente;
- Fornecedores;
- Stakeholders (partes interessadas).
3. Monitore os riscos
Imprevistos irão acontecer, e a sua gestão precisa estar preparada para enfrentar cada um.
Para isso, existem diversas ferramentas que podem ajudar tanto no processo de identificação quanto na priorização e análise do impacto do risco. Uma delas é a Matriz GUT, também conhecida como Matriz de Priorização, que avalia os riscos a partir de 3 perspectivas:
- Gravidade;
- Urgência;
- Tendência.
Por meio da avaliação e pontuação dos pesos para cada perspectiva, é possível identificar se o risco é de baixo, médio e alto impacto, o que facilita a formulação de estratégias para que ele seja eliminado ou reduzido.
4. Mantenha a gestão do conhecimento
A gestão de conhecimento é um dos pilares para a gestão de projeto de forma mais produtiva e eficiente. Mesmo que um projeto nunca seja exatamente como o outro, é preciso assegurar que as informações estarão sendo armazenadas para que as pessoas aprendam com os erros e acertos do passado.
Além disso, a manutenção da gestão do conhecimento também está relacionada ao oferecimento de ferramentas, cursos, treinamentos e demais instrumentos que permitem que o time esteja sempre se aprimorando e desenvolvendo mais e melhores habilidades.
Somente dessa forma é possível garantir a qualidade das entregas e a melhoria contínua na empresa.
5. Controle os custos
É importante lembrar que os custos não estão relacionados somente aos recursos financeira, mas também a tempo, produtividade e energia que a equipe irá alocar para garantir o alcance do objetivo final.
Assim, é papel do gerente de projetos buscar otimizar cada elemento e fazer com que a equipe possa entregar mais resultados com menos perdas e desgaste.
Como você viu, a gestão de projetos envolve diversas análises, recursos e bastante controle. Mas que pode ser feita com qualidade quando o gerente foca na excelência da entrega e pontos essenciais dos requisitos a serem atendidos.
E para te ajudar, nós temos duas dicas de conteúdo!
Se você quer saber ainda mais sobre como fazer a gestão dos recursos financeiros dos projetos, o nosso eBook vai te ajudar bastante.
Mas se a sua dificuldade é gerenciar o tempo e custos com o time, o nosso Timesheets vai ser a sua principal ferramenta para o controle de custos e gerenciamento da produtividade!
