Gestão de Home Office: Guia completo de como fazer

O home office, é a realização da jornada de trabalho diretamente da residência do colaborador, sem a necessidade de deslocamento para a sede da empresa.

O local da prestação de trabalho não influencia na validade dos vínculos e nos direitos dos empregados, apenas resguardando algumas diferenças naturais decorrentes do deslocamento das atividades.

Como funciona o Home Office?

A prática do home office é caracterizado pela forma de prestação de serviço remota, diferenciando o local da prestação, que antes da sede da empresa, e passou a ser na residência.

Para que isso seja possível o trabalhador deve estar em posse de equipamentos que permitam que a prestação do serviço seja possível, através de conexão à internet, pelos quais podem manter comunicação com a equipe e gestor e ter acesso aos dados necessários à execução das atividades laborais.

A instituição desse trabalho remoto em home Office depende de um acordo individual que deve ser firmado entre empresa e empregador, mas já está previsto pela CLT.

Caso o empregado seja contratado diretamente para laborar em casa, isso deverá constar no seu contrato de trabalho.

Quais as regras previstas para a prestação de serviços em teletrabalho?

O teletrabalho segue uma série de regras específicas, como a dispensa do controle de ponto pelo empregador, por exemplo.

Em situações normais o prazo entre a comunicação ao trabalhador da alteração da prestação de serviços para a categoria home Office e o início efetivo deve ser de 15 dias. Em razão da pandemia esse prazo foi diminuído para 2 dias.

Dentre essas especificações, por exemplo, é possível citar a responsabilidade pelas ferramentas de trabalho, a necessidade de envio periódico de relatórios, o pagamento pela empresa de valor adicional em razão das despesas do trabalho remoto ao empregado (luz, internet, manutenção de aparelhos etc.), dentre tantos outros.

O que diz a lei sobre Home Office?

Com a Reforma Trabalhista, foi incluído trechos contemplando essa modalidade trabalhista, e é de suma importância que você conheça as determinações legais que são aplicadas ao trabalho remoto. Veja o que diz a CLT:

Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: (Redação dada pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial. (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

III – os empregados em regime de teletrabalho.  

(…)

DO TELETRABALHO

Art. 75-A.  A prestação de serviços pelo empregado em regime de teletrabalho observará o disposto neste Capítulo.

Art. 75-B.  Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.              

Parágrafo único.  O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento não descaracteriza o regime de teletrabalho.

Art. 75-C.  A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.

§ 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.

§ 2o Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.

Art. 75-D.  As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

Parágrafo único.  As utilidades mencionadas no caput deste artigo não integram a remuneração do empregado.

Art. 75-E.  O empregador deverá instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho.             

Parágrafo único.  O empregado deverá assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções fornecidas pelo empregador.

O que diz a Lei 13.467/2017 sobre Home Office?

Em 2017 houve a Reforma Trabalhista, que corresponde à promulgação da Lei 13.467/2017. Onde foi estipulado regras para a prática da jornada de trabalho em teletrabalho, ou home office.

A CLT passou a incluir o home Office dentre suas previsões. Elas foram incluídas, assim, entre os artigos 75-A e 75-E da Consolidação das Leis do Trabalho, oficializando a modalidade e validando através de acordo individual entre o colaborador e a empresa.

Houve alterações com a MP 927/2020 no teletrabalho?

O prazo entre a informação ao empregado que já presta serviços na sede do empregado sobre a alteração para home Office e o início efetivo deste é de 15 dias, conforme a previsão da CLT, e esse prazo, portanto, passa a ser de 48 horas, de acordo com a MP 927/2020.

As previsões legais quanto à necessidade de acordo entre as partes sobre os materiais utilizados, sua manutenção e prazo da condição especial de trabalho ainda são mantidas, sendo necessário que aconteça através de acordo individual, atuando como aditivo contratual temporário.

As pessoas que já atuam na modalidade de trabalho remoto, mesmo antes da pandemia não sofrerão alterações em seus contratos, sendo aplicadas todas as previsões da CLT, e não da MP 927/2020.

Quais são as regras legais que devem permear o controle da jornada durante o home Office?

Assim como o labor prestado na sede da empresa o trabalho remoto é permeado por diversas regras que incluem os limites diários de jornada e o número máximo de horas extras permitido.

O horário contratual de trabalho do empregado deve permanecer sendo o mesmo. Por exemplo, se houver firmação contratual de que sua jornada é de 8 horas diárias e 40 horas semanais, esses horários devem ser observados durante o home office.

As horas extras devem ser limitadas e o registro delas é muito importante, pois devem ser igualmente remuneradas da mesma forma que o seriam se o labor fosse prestado na sede da empresa.

O limite legal de horas extras diárias deve ser observado. Ele corresponde a até 2 horas extras diárias. Caso a empresa limite os dias ou situações que permitam a extensão da jornada, essas regras devem ser levadas em consideração.

Quais são os cuidados legais que as empresas devem tomar com o teletrabalho?

Existem alguns cuidados que as empresas precisam considerar com a contratação de profissionais ou mudanças no modelo de trabalho praticado na sua empresa, como:

• Comunicação prévia de 15 dias;
• Determinação do trabalho remoto em acordo por escrito assinado por empregado, trabalhador e testemunha;
• Estipulação em termo das responsabilidades das partes;
• Manutenção dos direitos até então conquistados e parcelas recebidas, com exceção do vale transporte.

É possível fazer controle de ponto em Home Office?

Sim, é possível e necessário! O home Office é previsto na legislação brasileira desde novembro de 2017, quando ocorreu a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017) que gerou mudanças na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

No entanto, a CLT dispensa a necessidade e controle de jornada dos trabalhadores que prestam serviços na condição de home Office. Não existe qualquer proibição legal, de forma que se for da vontade da empresa, ela pode manter o controle.

Como o controle de ponto pode ser realizado no trabalho remoto?

O controle da jornada remota deve ser realizado através de softwares especializados, que estejam interligados aos sistemas empresariais.

Para que os gestores responsáveis tenham acesso, sempre que necessário, aos horários praticados, tanto do início e/ou fim do labor, quanto dos intervalos praticados.

Existem plataformas especializadas nesse tipo de gestão, como a Oitchau, que possui um sistema completo de marcação de ponto à distância, onde o colaborador necessita apenas do app instalado diretamente no seu smartphone.

A maioria dos registros eletrônicos permite que haja login e marcação de lugares diversos, com o uso de um aplicativo de celular ou software para computador.

A plataforma OiTchau oferece um sistema completo para realizar o controle de ponto dos colaboradores em trabalho remoto, a partir do próprio smartphone do colaborador, através da biometria ou marcação diretamente no aplicativo.

Como monitorar colaboradores home Office?

O trabalho remoto, em regra, não exige o controle de ponto, mas a empresa pode realizar esse controle, de acordo com a Lei. Mas existem outras formas para acompanhar os colaboradores nas suas atividades diárias:

1. Comunicação: estabeleça plataformas e regras para contato: É por meio dessa comunicação, que o controle das atividades prestadas pelos colaboradores remotos é realizado de maneira mais efetiva. Assim, é possível realizar a cobrança de prazos, atualização de processos criativos e produtivos e também o compartilhamento de ideias e desenvolvimento conjunto de trabalhos.
2. Estabelecimento de metas: Isso porque elas dão um rumo ao empregado sobre o que é prioridade nas suas atividades, assim como o faz perceber que elas continuam sendo de grande importância para a empresa.
3. Treinamento para atuação em home office: É importante treiná-los. Esse treinamento, por sua vez, pode ser feito de maneira remota. Uma forma de realizá-lo, por exemplo, é por meio da disponibilização de vídeos explicativos ou mesmo de manuais de uso dos softwares.
4. Determinação de regras claras: Essas regras, para maior segurança jurídica, devem ser elencadas no termo adicional de contrato de trabalho firmado entre o empregado e a empresa. Isso auxilia na realização do trabalho e na efetividade dele.

Quais os limites do controle do trabalho em home Office por parte das empresas?

Assim como nos casos de prestação de trabalho de forma tradicional, ou seja, na sede da empresa, aqui também são aplicáveis limites que devem ser observados com atenção pelo empregador.

O horário de labor deve ser respeitado por ambas as partes. Ou seja, não é porque o trabalhador tem acesso remotamente aos sistemas de trabalho que poderá ser contatado a qualquer momento para prestar serviços.

Existem algumas empresas que consideram a exigência de que os empregados em trabalho remoto prestem serviços com a câmera do computador ligada durante todo o serviço.

Essa prática, entretanto, é contraindicada, uma vez que pode ser configurada como abusiva perante a Justiça do Trabalho. Indica-se o uso de outras ferramentas de controle de horários e atividades, conforme as citadas acima.

Quais são os benefícios trazidos pelo trabalho remoto para as empresas e colaboradores?

A flexibilidade é um dos principais benefícios alcançados com a prática do trabalho remoto, uma vez que o colaborador tem a liberdade de atuação da sua residência, ganhando mais tempo e mais praticidade em seu dia-a-dia.

Além disso, reduz o tempo que o colaborador necessitava em seu deslocamento diário, ganhando em produtividade e disposição.

O colaborador não estará mais exposto a todos os problemas presentes nos grandes centros urbanos, como os engarrafamentos e até mesmo à violência.

É necessário a concessão de materiais aos trabalhadores para a prestação de serviços em suas casas?

É responsabilidade da empresa a concessão de materiais para a realização das atividades diárias por parte dos colaboradores.

O investimento nesse tipo de ferramentas para concessão aos colaboradores remotos reflete diretamente sobre o trabalho deles e sobre os resultados da organização ao final do mês. É importante que os gestores e o departamento de recursos humanos levem em consideração essas questões.

Como montar um Kit Home Office para os colaboradores da sua empresa?

Os materiais que serão concedidos aos empregados podem variar conforme o tipo de atividades das empresas e dos colaboradores remotos. Confira os principais deles abaixo e analise a necessidade de sua organização em obtê-los!

1. Equipamento adequado: Isso envolve disponibilização de computador, acesso VPN, disponibilização de sistemas e softwares para realização das atividades;
2. Cadeira ergonômica: Trabalhar em uma cadeira que seja adequada para a prática da atividade laboral é essencial para a produtividade e qualidade de vida do colaborador;
3.  Itens de papelaria: Os custos da realização das atividades são de responsabilidade do empregador. A alteração do local de prestação de trabalho para a casa do colaborador exige que a empresa conceda os materiais que ele usará no dia a dia, o que inclui itens de papelaria.
4. Software de videoconferência: É importante que as necessidades da empresa quanto à realização de reuniões à distância sejam analisadas;
5. Armazenamento na nuvem: Esse item segue a mesma linha do anterior. Caso o pacote gratuito de sistemas de nuvem como DropBox ou Google Docs tenha espaço suficiente para os tipos de arquivos que deverão ser compartilhados pelos colaboradores, não há nada a se fazer.
6. Sistema para digitalização de documentos: Uma alternativa à empresa que dispensa a compra de Scanners portáteis para cada uns dos colaboradores é a assinatura de aplicativos que conseguem digitalizar os documentos através da câmera do celular.
7. Ferramenta de assinaturas digitais: A necessidade de realização de assinaturas digitais com tokens é outro ponto que pode apresentar dificuldades ao trabalho remoto e que deve ser levado em consideração na elaboração de um kit home Office.

Como aumentar a produtividade em Home Office?

As dicas abaixo podem ser aplicadas por todos os tipos de trabalhadores em home Office, especialmente aqueles que adotaram essa forma de prestação de serviços em razão do Coronavírus e que estão se adaptando.

1. Mantenha a rotina: siga a mesma rotina de antes, com os mesmos horários e se possível, os mesmos hábitos. Por exemplo, caso você acordasse às 6 horas, realizava exercícios, tomava banho e comia o café da manhã antes de iniciar o labor, busque manter essa sequência de atos.
2. Organize um espaço para trabalhar: Outro ponto que é crucial à produtividade do home Office é o local dentro de casa em que será prestado o labor. Sabemos que muitas pessoas não possuem um escritório próprio para isso, em que seja possível o isolamento das demais pessoas da casa.
3. Mantenha o local organizado: Lembre-se de que o espaço ou mesa utilizado para home Office deve evitar distrações e estar tão organizado como se fosse seu local de trabalho dentro do escritório. A organização evita perda de tempo desnecessária e permite que a produção se mantenha sem percalços.
4. Utilize roupas adequadas: É importante que você se vista como se fosse encontrar os demais colegas. É claro que se você trabalha de terno e gravata eles são dispensáveis no home Office.
5. Cuida dos horários: Não raro os profissionais que prestam trabalho remoto se perdem nos horários de labor e passam horas a mais realizando as atividades laborais. Isso é extremamente prejudicial.
6. Organize suas atividades: É preciso organizar o trabalho de forma a identificar o que é urgente e o que não o é. Para isso, é possível listar, diariamente, as atividades do dia, organizando-as conforme a prioridade.
7. Não se isole em casa: procure contatar seus colegas, o que pode ser feito para troca de informações sobre o próprio trabalho ou para atualização quanto à vida dos seus colaboradores. Para isso, organize horários em que esse contato é mais indicado, assim como a forma como ele se dará.

Quais serão os desafios para liderança com o home office definitivo?

A cultura organizacional precisa se adequar às mudanças que estão acontecendo no ambiente corporativo, principalmente em relação à flexibilização de horários, tendências no mercado, políticas e refinamento da comunicação interna.

É importante que as empresas que estão adotando o home office definitivo ofereçam a infraestrutura e suporte necessário para os seus colaboradores, de forma que eles tenham acesso ao computador, com todos os sistemas, softwares e aplicativos necessários para a jornada de trabalho.

Algumas empresas estão adotando a criação de novos kits, que antes eram fornecidos no momento da contratação, agora são oferecidos para os colaboradores em teletrabalho. Uma forma em que o RH encontrou de estar perto, mesmo fisicamente longe, e tem feito a diferença para muitas empresas.

Quais os princípios básicos para iniciar um processo de alinhamento diário com o time em home office?

Talvez o mais importante princípio básico para que seja possível trabalhar remoto é a confiança, pois só assim é possível iniciar um relacionamento saudável.

A confiança é o pilar que sustenta o relacionamento entre equipe e gestor, pois a equipe precisa confiar que a liderança está ciente de todas as ações que estão sendo realizadas assim como os colaboradores precisam confiar que seus gestores estão cientes do trabalho que está sendo entregue.

Como realizar um alinhamento diário com time em home office?

O alinhamento diário pode ser um grande desafio para os gestores com o time em home office, principalmente para as empresas que tiveram que iniciar o trabalho remoto às pressas, devido à pandemia.

Utilize ferramentas de organização de atividades, como o Trello para manter o time alinhado e as tarefas no fluxo desejado. Existem outras ferramentas que podem ser utilizadas, mas sempre utilize ferramentas profissionais e evite a informalidade, como grupos em Telegram ou WhatsApp.

Como o Scrum pode ajudar no alinhamento diário com o time em home office?

Essa metodologia é baseada em times que são multidisciplinares, com um grande poder de gerenciamento pessoal. Uma das práticas dessa metodologia é a Daily Scrum, uma reunião que acontece diariamente, com os membros de uma equipe, que não deve ultrapassar 15 minutos de duração.

Ela é baseada em 03 perguntas básicas para todos os membros:

• “O que você fez ontem?”
• “O que você fará hoje?”
• “Ocorreu algum impedimento no seu caminho?”

Essas perguntas podem ser realizadas através de uma videoconferência com todos os membros da equipe, para definir as entregas diárias, os gaps, e as atividades que serão trabalhadas ao longo do dia.

Qual a importância da gestão de controle de ponto para os colaboradores em trabalho remoto?

A gestão de ponto é muito importante para a organização da jornada de trabalho dos colaboradores, que nesse momento que está sendo 100% home office para os segmentos que puderam aderir à modalidade.

A Oitchau possui uma solução inovadora que possibilita que o colaborador faça a marcação de ponto online utilizando o Smartphone, web ou outro dispositivo eletrônico utilizando reconhecimento facial.

Ela pode ser adotada pela empresa para os colaboradores que estão home office, ou até mesmo para os colaboradores que estão na sede (após o término do período de quarentena).

A solução é simples, que traz muita praticidade para os colaboradores e possibilita um controle efetivo para a liderança.

Como o RH deve atuar na orientação dos colaboradores para o teletrabalho definitivo?

O RH passou a ser muito mais estratégico do que burocrátic. Os líderes de RH precisam estabelecer formas de manter uma comunicação efetiva e transparente com os colaboradores da empresa, para que o teletrabalho possa funcionar perfeitamente.

Entender quais são as necessidades que precisam ser priorizadas para o bem-estar dos colaboradores e ainda fornecer uma estrutura adequada.

Para a empresa, a atuação do RH é ainda mais estratégica, já que eles atuam nas questões como o controle de ponto, na gestão de turnos e escala de trabalho, regulando férias, horas extras, licenças entre outros.

Quais são as principais dúvidas sobre Home Office para o RH?

Existem muitas dúvidas sobre a prática do home office, por isso vamos esclarecer as principais dúvidas!

1.     É necessário realizar o controle de horário em home Office?

Apesar de não obrigatório, o controle de ponto deve ser feito! É possível acompanhar as horas extras, a disponibilização do colaborador durante o horário de expediente e realização de intervalos.

É importante que os colaboradores registrem os intervalos praticados, de acordo com as orientações da sua empresa.

Para o colaborador que é contratado exclusivamente para home Office e não o está realizando em razão de situação de força maior, também é importante que o controle seja realizado.

2.     O que fazer caso o colaborador não esteja disponível para o teletrabalho?

Caso o colaborador não se manifeste e não se disponibilize para a prestação de trabalho em algum dia ou período em que deveria estar em home Office, o setor de RH pode cobrar justificativa, como a apresentação de um atestado médico digitalizado (por scanner ou foto).

Isso porque é importante manter as atividades como se estivessem sendo prestadas na própria empresa. Havendo controle de horário e pagamento de horas extras, em contrapartida há a necessidade de justificar ausências.

3.     Determinação de atividades e cobranças: como fazer?

A determinação de atividades e metas é especialmente importante durante o período em que a prestação de labor for feita por home Office.

Isso auxilia o trabalhador a se organizar, assim como permite que as atividades da empresa permaneçam em funcionamento nesse período de crise econômica. Ao mesmo tempo, ainda leva à avaliação constante dos serviços prestados.

Deve-se organizar uma agenda de tarefas. Ela pode ser disponibilizada a atualizada diariamente, ou determinada previamente com base em períodos semanais ou mensais.

O uso de um sistema para trabalho remoto também permite o agendamento de prazos e tarefas.

Caso haja falha na prestação das atividades, ou mesmo insubordinação ou não disponibilização do trabalhador, é possível que sejam aplicadas punições tais como a advertência. Contudo, sempre procure conversar com o trabalhador para entender o que pode ter levado à falha.

Essa conversa é importante no sentido de que pode haver problemas em relação à queda de luz, falha na internet ou mesmo no sistema disponibilizado, aspectos que independem da vontade do cidadão.

4.     Como fazer a gestão de equipamentos e manutenção dos profissionais em teletrabalho?

A prestação de trabalho em home Office necessariamente depende da disponibilização do trabalhador de aparelhos tais como computador, celular e conexão com a internet.

Caso o trabalhador não disponibilize de tais materiais, cabe à empresa disponibilizá-los. Nesse sentido, é possível permitir ao empregado que leve o notebook ou computador da empresa, por exemplo, para casa.

Isso demanda a elaboração de um documento de responsabilidade pelo bom uso dos aparelhos e cuidados, assim como necessidade de devolução quanto requisitada pela empresa.

Quando os aparelhos sejam pertencentes ao trabalhador, é possível estabelecer um documento sobre a responsabilidade pelos gastos de manutenção que, a princípio, devem ser garantidos pela empresa. Ambos os acordos citados devem ser feitos por escrito e assinados por ambas as partes do contrato.

5.     Como estabelecer o período de home Office?

A Medida Provisória (MP) 927/2020 foi publicada nessa semana instituindo diversos aspectos sobre a prestação de serviços em tempos de quarentena em razão do Coronavírus.

Nesse sentido, ela trouxe a previsão de que excepcionalmente, em razão da epidemia que se espalha pelo Brasil, o empregado pode ser informado sobre a alteração do trabalho para prestação em home Office apenas 48 horas antes dela.

Essa alteração deve ser registrada em documento escrito e assinado por ambas as partes, no qual também devem ser estabelecidos os detalhes e regras pertinentes ao período.

6.     Fechamento de ponto e folha de pagamento, como fazer?

Outros dois aspectos que causam muitas dúvidas sobre a prestação de trabalho em home Office para RH são concernentes ao fechamento de ponto e à folha de pagamento.

Quanto ao primeiro, ele pode ser enviado ao empregado por e-mail ou outros sistemas telemáticos, no qual o trabalhador deve registrar sua ciência e acordo. É importante que o empregado sempre tenha acesso ao espelho do cartão ponto, aliás.

É possível, ainda, a assinatura física retroativa dos pontos para aqueles que registraram a ciência e acordo deles por mensagem, e-mail ou outras formas.

Quanto à folha de pagamento, ela também precisa ser enviada nos moldes acima. Os salários devem ser depositados ou transferidos diretamente para a conta do trabalhador e necessitam respeitar os prazos de pagamento mensal normal.

7.     A empresa pode suspender a cessão de Vale Transporte e Vale Alimentação em razão do trabalho em home Office?

Essa é uma das principais dúvidas e sua resposta difere com base no auxílio analisado.

O Vale Transporte pode sim ser suspenso enquanto as atividades forem prestadas em home Office. Isso porque ele é pago justamente para permitir o deslocamento do empregado até a empresa, assim como somente é concedido para os dias úteis trabalhados.

Não havendo deslocamento do trabalhador, não há necessidade de pagamento do vale transporte. Contudo, a empresa também deve suspender o desconto realizado na folha de pagamento do empregado pelo custeio parcial, pelo trabalhador, do vale transporte.

O Vale Alimentação não suporta condição de suspensão durante esse período, pois o trabalho não deixou de ser prestado.

A cessão desse auxílio corresponde ao número de dias trabalhador. Havendo prestação de labor, mesmo que em casa, a alimentação do trabalhador ainda é necessária. Isso também é válido para o caso de Vale Refeição.

8.     O que fazer caso o trabalhador em home Office seja diagnosticado com Covid-19?

Caso o colaborador seja diagnosticado com Covid-19 ou possua atestado médico de afastamento por suspeita da doença ou por qualquer outra, é necessário suspender a exigência da prestação de labor durante o período concernente ao atestado. Isso é necessário mesmo quando se trata de serviço em home Office.

Esse período, ainda, não poderá ser descontado do empregado, resguardado pelo afastamento médico necessário.

Caso o atestado indique tempo superior a 15 dias para afastamento, o empregador deve suportar o salário por até uma quinzena de dias e, a partir do 16º dia, é necessário que o empregado requeira ao INSS o auxílio-doença, conforme previsão legal.