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A gestão de documentos ainda é um tema que, infelizmente, não recebe a atenção devida pelas empresas.
Neste contexto, em um ambiente competitivo e complexo como o qual vivemos nos dias de hoje, a informação se destaca como fator estratégico essencial para o sucesso de um negócio.
Nós estamos em plena era do digital, logo, todo mundo tem fácil acesso aos dados: eles são gerados o tempo todo.
No fim das contas, o que realmente determina sua utilização de maneira assertiva é a capacidade de agregar todo conhecimento levantado e processá-lo adequadamente.
Gerando insights poderosos para prever falhas antecipadamente, desenvolver novos produtos, além de aprimorar a abordagem ao consumidor final.
É só parar para refletir um instante – por uma empresa passam inúmeros sinais do comportamento de consumo de seu público-alvo.
Frequências de compra, ticket médio, trilhas de CRM, relacionamento com canais…
O que você está fazendo com todas essas informações?
Tendo isso em mente, neste artigo, vamos abordar mais aspectos sobre como detectar que ativos valiosos como o conhecimento documentado estão sendo desperdiçados. Acompanhe a seguir!
O que é gestão de documentos, afinal?
De forma bem ampla, o gerenciamento de documentos vai além de controlar e racionalizar a produção documenta física.
Trata-se da arte de conseguir agregar informação para dar agilidade fiscal à empresa, entender o que os clientes desejam e tornar-se capaz de enxergar onde o negócio pode melhorar.
Com essa visão antecipada na tomada de decisões se alcança exatamente com uma gestão de documentos de alto desempenho.
Este controle, no entanto, não está diretamente ligado com a famosa burocracia administrativa – a reflexão aqui é sobre gestão estratégica.
Aliás, essa confusão de conceitos, explica por que 25% dos negócios no Brasil são encerrados antes mesmo de completarem 2 anos. Essa gestão da informação não é perda de tempo: é essencial e se faz com a aplicação de métodos consolidados.
Quais são os documentos úteis para uma empresa?
Os negócios entre clientes, fornecedores e até colaboradores geram, naturalmente, a todo momento:
- Planilhas orçamentárias e previsões financeiras;
- Contratos, aditamentos e acordos empresariais;
- Relatórios contábeis, comprovantes de cumprimento de obrigações acessórias, notas fiscais, recibos e outros documentos que subsidiam prestações de contas ao Fisco;
- Dados cadastrais de clientes, hábitos de compra, preferências de produtos, taxa de churn, relatório de reclamações, etc.
São centenas de dados sepultados em caixas-arquivo ou em documentos digitais, que muitas vezes, são extraviados antes mesmo da fase de arquivamento.
Uma empresa que não pratica uma boa gestão, perde em inteligência. Neste sentido, se um empregado ingressar com uma ação trabalhista alegando sobrejornada.
Por exemplo, e o empregador não conseguir encontrar as folhas de ponto que comprovam, terá que arcar com caras indenizações.
Em relação a negociação com fornecedores, ter acesso a contratos anteriores dá uma força maior para negociar condições melhores.
Trazendo para a contabilidade, o risco de não ter acesso rápido a documentos em fiscalizações da Receita.
Bem como na perda de tempo de ter que preencher manualmente incontáveis formulários do SPED, cujas informações poderiam ser importadas diretamente ao sistema do Fisco.
Se você já viu algumas dessas situações em sua empresa, é preciso injetar nela gerenciamento documental de qualidade.
Por que fazer esse tipo de gestão?
Não há como falar em gestão de documentos de excelência sem passar por tecnologia.
Afinal, se sua gestão arquivística se torna digital, boa parte de sua organização também passa a ser digital. Os benefícios? São muitos:
1. Para garantir acesso rápido às informações
Segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), líderes perdem cerca de 4 semanas por ano apenas procurando informações.
Tomando por base outro estudo, dessa vez da consultoria McKinsey, em média, os colaboradores das empresas gastam 1,8 horas por dia apenas buscando e agregando informações.
Com gestão de dados baseada em tecnologia em nuvem, todas as informações são localizadas em segundos a partir de mecanismos de lupa e catalogação inteligente de arquivos.
2. Para aumentar a produtividade
Uma consequência lógica do benefício anterior.
Se seu time de marketing localiza rapidamente dados de vendas, indicadores de retorno de campanhas e informações de CRM, a produção de todo o departamento se eleva em escala exponencial.
O mesmo vale para o setor comercial, jurídico, finanças ou contábil.
3. Para reduzir custos
Aqui vale citar que estamos falando de redução de custos de forma genérica.
Essa queda de despesas começa no menor uso das resmas de papel, tintas para impressoras e materiais de escritório, passando pela própria derrubada do valor da conta de energia (pelo menor uso de impressoras e scanners).
Resulta, por fim, na menor necessidade de espaço físico (redução de custos com locação de salas) e diminuição dos gastos com limpeza, manutenção, segurança de arquivos etc.
4. Para elevar a proteção das informações
Um software de gestão de documentos trabalha com criptografia de nível bancário, além de possuir camadas adicionais de segurança (como autenticação de dois fatores) e backups automáticos.
Essa modernização joga no passado situações desagradáveis decorrentes do manuseio de arquivos físicos, como ter um processo interno extraviado (arcando com custos de restauração), um contrato de única via rasgado ou um plano de expansão vazado à concorrência.
Como fazer gestão de documentos na empresa?
Se você acredita estar no ponto zero de gestão da informação, alguns passos são essenciais para mudar o patamar de seu negócio:
- Reúna em um mesmo local todos os seus documentos físicos;
- Classifique-os por departamento e, dentro desse agrupamento maior, segmente-os por tema (Exemplo: RH – Folha de Pagamento, Folha de Ponto, Recibos de Contracheques, etc.);
- Organize uma força-tarefa de digitalização, no intuito de preparar a empresa para a iminente migração completa para a nuvem;
- Estabeleça o último dia de tramitação física de documentos (deadline a partir do qual todos os arquivos da empresa deverão trafegar apenas por via digital — da criação ao arquivamento);
- Implemente uma solução online de gestão de documentos, integrável com sistemas públicos contábeis e capaz de centralizar todas as informações corporativas;
- Facilite a rotina da gestão de horas trabalhadas investindo em controle ponto digital, como o aplicativo do Oitchau.
Por quanto tempo a empresa deve guardar os documentos relacionados ao contrato de trabalho?
Uma dúvida muito comum dentro das empresas no que se refere à gestão de documentos é o tempo pelo qual é necessário guardar a documentação dos funcionários.
Afinal, não há motivos para acumular documentos, ainda que de forma digital, certo?! Isso aumenta o volume, dificulta a organização e, ainda, aumenta as possibilidades de vazamentos.
Saiba que o tempo ideal para guardar documentos referentes aos vínculos de emprego é de 5 anos.
Mas por quê?
Quando uma ação trabalhista é ajuizada ela pode discutir parcelas de até 5 anos anteriores. Isso se refere às horas, adicionais de insalubridade, piso salarial, etc.
Portanto, todos os documentos devem ser mantidos por ao menos 5 anos, mesmo após o desligamento do funcionário.
Com relação aos colaboradores que permanecem na empresa por mais de 5 anos, é possível descartar os holerites, cartões ponto, extratos de EPI que ultrapassarem esse limite.
Entretanto, nesses casos é indispensável que os documentos referentes ao contrato de trabalho, em si, e à ficha funcional, sejam resguardados.
Como a LGPD afeta a gestão de documentos de uma empresa? Saiba o que fazer para se adaptar
Vigente desde 2021, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe novas exigências sobre o uso de informações de terceiros.
Portanto, ela também atinge as empresas em relação ao uso de informações dos colaboradores, ainda que tenham necessidade de uso por imposição legal.
Os colaboradores têm o direito de serem informados sobre:
- Quais dados são utilizados (nome, remuneração, endereço, questões de saúde, como exames ocupacionais, etc.);
- Finalidade do uso dos dados;
- Forma de resguardo e proteção dos dados;
- Responsáveis pelo tratamento dos dados;
- Tempo de armazenamento das informações;
- Forma de descarte das informações.
Ainda, o uso de cada tipo de dado deve ter uma justificativa. Por exemplo, o uso de informações salariais é importante para cumprimento de obrigações com o estado.
A mesma coisa acontece com dados que dizem respeito à jornada, às férias, afastamentos e afins.
Por outro lado, também existem dados que podem ser utilizados pela empresa para além das questões legais.
Esse é o caso, por exemplo, de quando a empresa cria bancos de talentos com os currículos que recebem com candidaturas.
Por isso, é imprescindível que haja um adicional ao contrato de trabalho informando sobre o uso de dados, conforme as especificidades da LGPD.
Igualmente, em candidaturas também é importante que a empresa informe a intenção de resguardar o contato e o currículo e requeira a anuência do titular dos dados.
Como a Oitchau pode ajudar você na gestão de documentos?
A jornada de trabalho corresponde a uma das questões mais relevantes do contrato de trabalho e gera documentos e dados de suma importância.
Por exemplo, é a partir dela que se determinam as horas extras, descontos, adicionais (como o noturno e de hora extraordinária) e intervalos.
Igualmente, ela é parte crucial para a determinação dos valores que serão pagos ao colaborador e no desenvolvimento do holerite.
Com o sistema Oitchau você consegue reunir em um só lugar os cartões ponto e as informações de jornada e de férias do colaborador.
Com isso, garanta que os dados estarão resguardados em segurança e que o seu descarte ocorrerá após 5 anos, de forma segura e sem erros.
