Gerenciamento de tempo em projetos: conheça as principais ferramentas!

O gerenciamento de tempo em projetos pode fazer toda a diferença no sucesso das entregas, bem como no cumprimento dos prazos que elas possuem.

Independentemente da metodologia que a sua empresa utilize, se de Squad Scrum ou outros que se pautem na agilidade, mensurar o tempo é crucial.

Aproveite a oportunidade, então, e confira porque fazer este gerenciamento, como fazê-lo e conheça algumas ferramentas que podem ajudar você!

Entenda a importância do gerenciamento do tempo em projetos

O gerenciamento de tempo é importante por diversos motivos em uma empresa. Por exemplo, para pagamento de horas extras.

Mas aqui não estamos falando apenas da gestão do tempo referente à medição da jornada, em si. Nos referimos ao gerenciamento do tempo gasto em cada tarefa e em cada fase.

Quando um projeto é desenvolvido, ele possui começo, meio e fim. Ele é composto por inúmeras fases que são importantes para que o produto final seja adequado ao objetivo.

Enquanto algumas fases poderão ser desenvolvidas simultaneamente, outras dependem do cumprimento de obrigações anteriores.

Além disso, existem atividades que naturalmente precisarão de mais tempo do que inicialmente previsto.

Neste caso, o gerenciamento do tempo pode analisar onde é possível ganhar tempo. Por exemplo, algumas entregas podem ser mais ágeis e, com isso, ceder tempo para outras.

Em suma, o gerenciamento do tempo em projetos é indispensável para que seja possível garantir a entrega das atividades.

Igualmente, para que os gestores tenham a chance de adaptar o projeto e suas fases quando necessário.

Ainda, o gerenciamento deste tempo pode colher dados importantes à gestão. Por exemplo, indicar quais são os colaboradores mais ágeis ou que tendem a cumprir seus prazos.

Da mesma forma, quais são os que são melhores em certas atividades. Tudo isso é importante para a gestão de pessoas, para a distribuição de tarefas e desenvolvimento dos projetos.

Como fazer o gerenciamento de tempo em projetos?

O gerenciamento do tempo das fases e atividades dos projetos pode ser feito de várias formas.

Por exemplo, com o uso de aplicativos de distribuição de tarefas onde os colaboradores diariamente deixam observações e comentários sobre o avanço das atividades.

Igualmente, pelo uso de aplicativos que literalmente observam o tempo utilizado por cada atividade. 

Ainda, pelos softwares de gerenciamento de projetos, que revelam como eles estão avançando, em que fase se encontram e o patamar de cada atividade.

Usar a tecnologia para fazer esse gerenciamento é a melhor alternativa. Abaixo, então, conheça algumas ferramentas que são úteis nessa empreitada.

Quais são as principais ferramentas para fazer o gerenciamento de tempo em projetos?

Conheça agora mesmo 5 ferramentas tecnológicas que são úteis na gestão de projetos, especialmente no que diz respeito ao tempo, listamos algumas das principais abaixo:

• Trello
• Todoist
• Asana
• Rescue Time
• Timesheet Oitchau

Timesheet Oitchau

A última ferramenta para o gerenciamento de tempo de projetos que selecionamos é o Timesheet da Oitchau.

Ela serve para indicar exatamente qual foi o tempo que cada colaborador levou para desenvolver cada atividade.

Com isso, é possível saber o tempo que atividade X leva. Igualmente, se Fulano ou Cicrano levam o mesmo tempo, qual é mais ágil e porque o é.

Note que essa é uma excelente forma de distribuir as tarefas de um projeto e montar seu squad scrum! 

Ainda, saiba que o Timesheet da Oitchau, empresa especializada em gestão de tempo, é compatível com ferramentas como o Trello, Todoist e Asana.

Ou seja, você pode usá-los conjuntamente. Com isso, use as ferramentas de distribuição de tarefas para organizar a execução do projeto.

Ao mesmo tempo, utilize o timesheet da Oitchau para gerenciar o tempo gasto em cada atividade por cada colaborador.

O uso da ferramenta é bastante simples. Ainda, ela permite que o trabalhador dê uma pausa  na execução de uma atividade para que se volte a outras.

A ferramenta, então, é capaz de suspender a contagem de uma atividade e passar para outra sem perder dados de tempo gasto ou misturá-los.

Assim, essa é uma ótima aliada para o gerenciamento de tempo em projetos das mais diversas naturezas.

Com essas ferramentas a sua empresa pode melhorar não apenas o gerenciamento dos projetos, mas também a distribuição de tarefas e a execução delas

Trello

O Trello já é bastante conhecido por empresas e profissionais por ser uma ferramenta gratuita, intuitiva e muito útil na hora de distribuir tarefas e gerenciá-las.

Por meio do aplicativo o gestor pode distribuir as responsabilidades. Igualmente, indicar quais são os prazos para cumprimentos ou a distribuição das tarefas na semana.

O cumprimento das tarefas é indicado dentro da própria ferramenta. Ali é possível anexar documentos de natureza diversa.

Outro ponto interessante é que no Trello é possível adicionar comentários nas atividades. Portanto, o trabalho conjunto também se faz presente.

O gerenciamento de tempo de projetos, aqui, ocorre especialmente pelo acompanhamento do cumprimento de tarefas e das entregas.

Todoist

O Todoist tem funcionamento bastante semelhante com o Trello. Ele ajuda na organização na lista de tarefas.

Assim como no caso do aplicativo anterior, ele também tem versão gratuita. Outro ponto em comum é a possibilidade de compartilhamento de arquivos em nuvens.

Mais uma vez, então, o gerenciamento de tempo de projeto se dá pelo acompanhamento da entrega das atividades.

Asana

O Asana é a terceira ferramenta que selecionamos para ajudar você na distribuição das tarefas e no gerenciamento de tempo dos projetos.

Ele permite a organização das atividades. Igualmente, a comunicação entre a equipe, troca de informações e de documentos.

Além disso, ele também permite a geração de alguns relatórios que ajudam na mensuração do tempo e no controle das entregas.

Rescue Time

Esta é outra ferramenta interessante na gestão do tempo de projetos, mas por outros motivos. Diferentemente das anteriores, ele não faz distribuição de tarefas.

Na verdade, esse é um aplicativo para entender como seus colaboradores gastam o tempo deles durante a jornada.

Por exemplo, quais são os sites nos quais eles mais perdem tempo. Igualmente, como ele usa o tempo dele ao usar o computador (ou celular).

O aplicativo foca na produtividade do colaborador, portanto, de modo a ajudá-lo a gerenciar de melhor forma o seu tempo.