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Mesmo com tantos conteúdos, cursos online e exemplos no mercado não há como negar: fazer o gerenciamento de projetos na prática nunca é tão simples quanto na teoria.
Afinal, são tantos recursos, etapas, processos pessoas e estratégias para gerenciar, que você e a equipe podem se sentir perdidos em meio a tantas decisões e caminhos a serem tomados.
Mas se este é o seu sentimento, já pode relaxar! Aqui iremos apresentar um verdadeiro guia para te ajudar a aplicar e, principalmente, manter o gerenciamento de projetos na sua empresa. Confira!
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento corresponde ao acompanhamento das atividades de um projeto desde o seu início até o fim. Ele define todas as questões que envolvem o projeto desde logo e acompanha o seu desenvolvimento.
Dentre os pontos que ele analisa, acompanha e define estão:
- Análise da efetividade, importância e possibilidade do projeto acontecer na realidade concreta;
- Prazos e cronograma;
- Recursos humanos, financeiros e instrumentais necessários;
- Distribuição de tarefas;
- Organização das tarefas em ordem cronológica e clara;
- Alteração de pontos do projeto que apresentarem problema no seu desenvolvimento e adaptação das próximas fases.
O gerenciamento é o acompanhamento das fases de um projeto de perto, com a atuação do gestor no controle delas, no respeito às datas e aos prazos que se definiram e às eventuais necessidades de adaptação.
Aliás, ele pode se aplicar ao gerenciamento de múltiplos projetos, de modo que cada um tenha a atenção e os cuidados necessários com o seu desenvolvimento e resultado final.
O que é o gerenciamento de múltiplos projetos?
Já que, em apenas um projeto, o papel do gestor é fazer a administração dos recursos disponíveis para que a entrega seja realizada, no gerenciamento de múltiplos projetos, o número de responsabilidades aumenta.
Afinal, o gerenciamento de múltiplos projetos é o processo de fazer a administração, controle e alocação dos recursos disponíveis entre projetos que estão ocorrendo de forma paralela, e não necessariamente tem uma relação entre si.
Aqui você pode imaginar o gestor como um equilibrista, com diversos pratos sob sua responsabilidade e trabalhando para que todos estejam “rodando” da melhor forma.
Esse tipo de gerenciamento é mais comum em empresas de serviços, como consultorias ou agências de publicidade. Assim, o foco está em manter o controle e garantir a qualidade das entregas no prazo acordado.
O que é o plano de gerenciamento do projeto?
Como você já deve ter percebido, o gerenciamento de qualquer projeto nada mais é do que a execução de uma estratégia. Mas assim como em todas as áreas da gestão, toda estratégia se baseia em um plano.
O plano de gerenciamento do projeto vai servir como um guia para toda a equipe, esclarecendo os requisitos, recursos, descrição das entregas, o que fazer e — especialmente — o que não fazer.
Antes de iniciar qualquer tarefa, este plano precisa ser desenvolvido, aprovado com os stakeholders e compartilhado com todo o time. Isso não significa que o plano será estático e não deve sofrer alterações, mas ele é uma forma de garantir que os melhores resultados sejam alcançados, erros sejam evitados e seja feito o maior aproveitamento dos recursos.
Assim, uma prática interessante para a elaboração do plano é utilizar o histórico de projetos da empresa para que ele seja elaborado. Ao avaliar as taxas e práticas de sucesso, bem como falhas cometidas, fica bem mais simples definir qual o melhor caminho a seguir.
Quais são os benefícios do gerenciamento de projetos?
Existem inúmeros benefícios que você encontra no gerenciamento de projetos, a organização e a melhora na qualidade dos processos e das entregas são os principais pilares, mas existem outros. Veja aqui!
Melhor aplicação de recursos
Ao gerir os seus projetos desde o início deles, com o estudo sobre o que ele realmente precisa, há melhora no uso dos recursos. Isso ocorre porque você sabe o que cada fase demanda e os custos das ferramentas e matérias-primas.
Outro ponto é que em cada fase você vai percebendo se as previsões correspondiam à realidade. Caso em uma delas você perceber alguma alteração, pode desde logo ajustar as fases seguintes e atualizar o seu projeto.
Previna erros e os reconheça antecipadamente
A prevenção de erros é outro dos benefícios do gerenciamento de projetos. Quando você acompanha cada uma das fases junto ao projeto inicial existem mais chances de reconhecer algum erro.
Esse erro pode ser na execução de uma atividade, em um cálculo ou na aplicação de alguma ferramenta ou recurso. Independentemente do que for é possível analisar com cuidado e suspender as demais fases enquanto há ajuste.
Em casos mais graves isso permite que se analise a possibilidade de dar continuidade ao projeto. Nos médios e pequenos ele permite que se ajuste para que o resultado final seja o que foi projetado de início, apenas com algumas alterações de trajeto.
Invista em projetos realistas
Muitas vezes uma ideia pode parecer revolucionária e a resposta para todos os problemas. Não raro ela não funciona na prática e se limita ao mundo abstrato. Isso pode acontecer por vários motivos, como:
- Erro de cálculo;
- Esquecimento de alguma das fases;
- Desconsideração dos recursos e ferramentas necessários;
- Impossibilidades jurídicas e outros.
Ao não ter uma gestão de projetos a sua empresa pode investir em um projeto que no mundo material não se enquadra. Ou que não se encaixa na realidade financeira e de recursos materiais atuais da corporação.
O gerenciamento acompanha o projeto desde os seus primeiros passos. Ele exige um estudo, determinação de fases e recursos necessários e distribuição de tarefas.
Ao fazer isso com calma e seriedade, a gestão pode encontrar os erros que tornam o projeto inviável.
Engajamento das equipes e dos colaboradores
Outro benefício inerente ao gerenciamento de projetos é que ele ajuda no engajamento da sua equipe. Ele as faz visualizar cada fase do projeto e como elas são importantes para que o resultado seja possível.
Os colaboradores se sentem parte do projeto e responsáveis pelo resultado final, quando positivo. Tendem a se esforçar mais para garantir que o resultado seja possível e que sua equipe ou suas atividades respeitem prazos e orçamentos.
A mesma coisa ocorre em relação ao cuidado para que não travem outras atividades. Isso ocorre justamente pelo sentimento de pertencimento e de importância dentro de um projeto. O colaborador vê que sem a sua atividade o resultado não é possível.
Garanta o melhor resultado possível
Como o gerenciamento permite a visão do projeto fase a fase, atividade a atividade, ele permite que se consiga o melhor resultado possível. Ele estuda a fundo o que se está desenvolvendo e define com clareza cada passo necessário.
O gerenciamento também inclui o acompanhamento do projeto. Ao perceber que algo está errado ou saindo como não planejado o gestor pode agir desde logo para solucionar e ajustar a situação.
A mesma coisa ocorre quando orçamentos ou finanças são extrapolados. O gestor pode, ao longo do projeto, realocar recursos e espaços de tempo dentro do total. E isso só é possível com o devido planejamento e gerenciamento.
Veja também sobre Indicadores de Projetos
Gerenciamento de projetos: Como fazê-lo de modo assertivo?
A gestão é algo complexo. Ela exige uma série de conhecimentos e cuidados. Não basta começá-la do dia para a noite sem o devido cuidado. Outro ponto importante é que ela pode acompanhar ferramentas tecnológicas que a aperfeiçoam.
Nos itens abaixo você encontra dicas essenciais para a melhoria da gestão dos projetos da sua empresa. Não deixe de conferir como é possível torná-la mais produtiva e assertiva e evite erros comuns.
Especialize-se em gestão de projetos
Hoje existem diversas certificações que se voltam à especialização em gerenciamento de projetos. Elas apresentam inúmeros conceitos e ensinamentos sobre boas práticas de gestão e um manual que auxilia o gestor a melhorar suas atividades.
Existem alguns pontos que são essenciais a um projeto. Dentre eles estão o orçamento, os prazos, os responsáveis pela realização das atividades, as ferramentas de tecnologia e materiais que são necessários ao produto final.
E para cuidar disso tudo é preciso muito estudo. Obter qualificação em gerenciamento é uma forma de aprender com especialistas como fazer corretamente essa gestão.
Uma das certificações mais conhecidas é a PMI, que corresponde a Project Management Institute, que em bom português é Instituto de Gestão de Projetos. Existem diversas certificações que são ofertadas por ele, veja algumas:
- Profissional de Gestão de Projetos (PMP)®: requer ensino médio completo, 7.500 horas de liderança e gestão de projetos e 35 horas de treinamentos;
- Técnico Certificado em Gestão de Projetos (CAPM)®: exige ensino médio completo e 23 horas de treinamento em gerenciamento.
Essas são apenas 02 das tantas certificações que esse instituto oferta. Ele também possui outras que se voltam de forma específica a outras questões, como:
- Gestão de portfólio;
- Análise de negócios do PMI;
- Gestão de cronograma.
O PMI é apenas um dos tipos de certificações. É provavelmente a mais famosa e existem alternativas para quem quiser buscar outras formas de aprender efetivamente como gerir um projeto com sucesso.
Use um software de gerenciamento de projetos
Um software de gerenciamento de projetos ajuda em muito. Ela contribui para que haja uma visão completa sobre o que está acontecendo.
E isso é crucial para que o projeto realmente seja capaz de alcançar o que ele pretende. Da mesma forma que as certificações, existem inúmeros softwares que se voltam à gestão. Veja o que eles devem conter para que realmente sejam efetivos:
- Suporte técnico: é indispensável que o software de escolha para gerenciar os projetos oferte um bom suporte. Isso é essencial para erros no sistema, problemas e dúvidas. Outro ponto importante é que é ele quem dá os treinamentos e instruções para uso correto do software por todos;
- Concessão de relatórios de projetos: o software necessariamente deve dar opções de formatos de relatórios. A concessão de relatórios é um ponto crucial e outro se refere à pluralidade de formatos para melhor visualização;
- Informações sobre o fluxo dos trabalhos: o gerenciamento de projetos só é completo se ele souber exatamente o que está acontecendo, passo a passo. O software deve contar com atualização em tempo real e detalhes;
- Atribuição de tarefas: é importante que na finalização de uma fase ou tarefa o sistema automaticamente notifique o responsável pela próxima fase/tarefa para que dê início à sua responsabilidade;
- Modelos de projetos: um bom software de gestão conta com inúmeros modelos que podem ajudar você a organizar melhor os seus.
Planeje o orçamento e o cronograma de maneira realista
A projeção do orçamento e do cronograma do projeto é algo essencial ao seu sucesso. E eles requerem e o gestor seja realista. Cabe a análise calma e séria de quais são os reais recursos necessários e o tempo para desenvolver atividades.
Caso isso não seja colocado em prática é possível que você se depare com frustrações no projeto. Com o detalhamento de tudo o que é preciso no projeto para que ele alcance seu objetivo, disponha com calma os prazos e valores disponíveis.
Use indicadores de performance
Os projetos e a gestão dele também exigem que haja a aplicação dos indicadores de performance. Caso eles não sejam utilizados, o gerenciamento não é possível, eis que não se disponibilizam os dados reais sobre como está o avanço dele.
Os indicadores ajudam a notar se o projeto segue o cronograma e o orçamento. São capazes de esclarecer pontos críticos e eventuais problemas que o seu projeto esteja encarando.
Dentre os principais, você poderá utilizar indicadores como:
- Qualidade das entregas;
- Produtividade;
- Entregas feitas no prazo;
- Número de retrabalhos;
- Índice de erros.
Veja mais sobre Softwares de Gerenciamentos de Projetos
Metodologias de gerenciamento de projetos
A última dica que trazemos para você melhorar a gestão dos projetos da sua empresa se volta às metodologias específicas que existem sobre o assunto. Elas estabelecem passos essenciais e formas de encarar um projeto e ajuda você a padronizá-los.
Conheça, abaixo, algumas das principais delas e veja qual se enquadra melhor no seu estilo de gestão e na sua empresa
Gerenciamento ágil de projetos
Na metodologia ágil, ou agile, a prioridade é fazer a entrega mais rápida de um produto. Assim, aqui o cronograma ganha pouco espaço, e o foco está em realizar os “entregáveis” para o cliente.
Diferente de outros modelos, no gerenciamento ágil de projetos, algumas etapas e entregas podem ser adiantadas, desde que elas não gerem impactos na qualidade dos processos ou interfira no desenvolvimento das tarefas.
Cascata
O modelo de gestão em Cascata toma como base um ciclo específico de etapas que devem ser seguidas numa sequência lógica, visando garantir a qualidade da entrega final.
Assim, todo o projeto segue um modelo de execução em cascata, no qual uma atividade só poderá ser iniciada quando a anterior for concluída.
Isso faz com que todas as atividades estejam firmemente conectadas, promovendo uma execução com maior grau de previsibilidade.
SCRUM
Essa metodologia se baseia na determinação de Sprints, que são conjuntos de atividades que devem ser terminadas entre uma semana e um mês.
Ele descompacta o projeto e o vê como pequenas sucessões de fases, onde cada fase é um pequeno projeto do qual o próximo depende.
PRINCE2
Outra metodologia bastante conhecida pelos gestores, a PRINCE2 é bastante flexível, de modo que encontra aplicação em diversos tipos de projetos. Ela possui 7 princípios, a saber:
- Adequação do ambiente ao projeto, e não o contrário;
- Aprendizado com a experiência;
- Apresentação contínua das justificativas do projeto, com análise se elas ainda se aplicam;
- Definição detalhada das responsabilidades dentro das fases do projeto;
- Gestão de cada estágio;
- Gerenciamento por exceção;
- Foco nos produtos.
Kanban
Além de uma metodologia, essa também é uma ferramenta bastante utilizada no gerenciamento de projetos de menor complexidade!
O Kanban é um sistema de controle de produtividade que visa manter a gestão à vista do andamento de um projeto. Assim, o seu formato mais comum consiste da criação de 3 raias, que representam as principais fases de um projeto:
- A fazer;
- Fazendo;
- Feito.
Quais as principais ferramentas de gerenciamento de projetos?
Assim como as metodologias de gerenciamento de projetos, existem inúmeras ferramentas que podem ser aplicadas de acordo com a realidade do projeto e necessidades das entregas.
Dentre elas, estão:
Porém, você vai perceber que nem todas conseguem atender aos principais pontos de um projeto. Afinal, aqui você vai precisar gerenciar pessoas, recursos, horários, prazos e entregas.
É por isso que a ferramenta de gestão de projetos da Oitchau é a sua melhor escolha!
Além de conseguir manter o monitoramento das principais etapas do projeto, com ela você pode:
- Apontamento de horas;
- Gerenciamento de custos;
- Check in e check out dos colaboradores;
- Faturamento e resultados;
- Relatórios de desempenho.
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