Gerenciamento de custos do projeto: o que você precisa saber?

O gerenciamento de custos do projeto é uma parte indispensável do desenvolvimento de um novo projeto, seja ele interno ou externo.

Somente com ele é possível ter um real controle sobre as finanças necessárias.

Uma vez que os recursos financeiros são indispensáveis para a manutenção de uma empresa e par o desenvolvimento de suas atividades e projetos, é indispensável que esse tipo de gestão esteja sob o foco corporativo.

Hoje, então, você confere tudo sobre o gerenciamento de custos.

Com isso, veja como ele pode ajudar a sua empresa, quais são as fases dele e a importância de colocá-lo em prática sem mais delongas.

O que é o gerenciamento de custos de projeto?

Ele nada mais é do que a determinação, controle e acompanhamento dos valores que estão envolvidos em um projeto. Esse gerenciamento se volta à determinação do quanto algo precisa para se desenvolver.

Seu objetivo, então, é garantir que o projeto será entregue de acordo com o orçamento aprovado.

Em outras palavras, em consonância com os valores disponíveis que foram aprovados anteriormente e que estavam à disposição da equipe para o desenvolvimento.

Assim, esse gerenciamento busca evitar surpresas financeiras em que o projeto está longe de acabar, mas seus recursos já se esgotaram.

Com isso, objetiva conciliar os recursos disponíveis com as necessidades do projeto.

Quais os elementos para o gerenciamento de custos no projeto?

O gerenciamento dos custos de um projeto é formado por quatro etapas, sendo que em cada uma há análise de elementos específicos.

Abaixo, então, confira cada uma dessas fases e como elas se desenvolvem.

Planejamento do gerenciamento de custos

O primeiro passo ou processo do gerenciamento de custos é o planejamento dessa própria gestão de projetos!

Isto é, corresponde à determinação de como esses custos serão gerenciados, qual a metodologia aplicável e quais são as diretrizes que se impõem.

Ou seja, aqui temos a estipulação de quais são as políticas aplicáveis para gerenciar os custos.

Também, os procedimentos (a fim de que haja uma padronização) e os documentos necessários para o controle e execução dos gastos.

Assim aqui os elementos de destaque são:

• Estabelecimento das entregas do processo (a partir do escopo do projeto);
• Ferramentas de gerenciamento, tais como opiniões especializadas, análise de dados e reuniões;
• Plano de gerenciamento de custos com a descrição dos processos necessários para analisá-los. Isso contém, então, os dados acima (estabelecimentos de entregas e ferramentas). É como se fosse um resumo e um norte para a gestão.

Estimativa de custos

O segundo ponto que ilustra um dos elementos do gerenciamento de custos do projeto corresponde à indispensável tarefa de estimar os custos.

Em outras palavras, de prever o que o projeto requer financeiramente para que se torne passível de desenvolvimento. Por exemplo, considere que um dos custos é a mão de obra.

Mesmo que sua equipe se constitua somente por colaboradores que já prestavam serviços ali na empresa, eles deixarão de realizar outras atividades também produtivas enquanto estiverem envolvidos no projeto.

Igualmente, muitas vezes há necessidade de contratação de mão de obra adicional, temporária ou não. Dessa forma, essa questão está entre os elementos da estimativa de custos.

Do mesmo modo, nessa fase é preciso considerar quais são as ferramentas de trabalho cruciais, os equipamentos necessários e o investimento em tecnologia.

Instalações também devem entrar na conta.

Portanto, nada mais é do que a consideração de quanto o projeto custará a empresa. Isso em termos gerais, do início ao fim dele, como também para cada fase. É possível estimar os custos periodicamente para que haja adaptações às estimativas iniciais.

Ainda, essa fase do gerenciamento também é importante porque nela é possível visualizar pontos de economia. Por exemplo, considere que você precisa de um equipamento X.

Contudo, outro projeto da empresa também o utiliza.

Assim, em invés de comprar outro equipamento é possível determinar escalas de tempo para que as equipes de ambos os projetos utilizem a mesma ferramenta, sem necessidade de gastos adicionais para a compra de outra.

Determinar o orçamento

O terceiro passo no desenvolvimento do gerenciamento dos custos do projeto se refere à determinação do orçamento em si.

Geralmente ele ocorre simultaneamente ao item anterior, que se revela na estimativa de custos.

O orçamento nada mais é do que a formalização dos custos que um projeto terá.

Contudo, nesse caso há autorização para que determinados gastos realmente ocorram para o desenvolvimento do projeto.

Portanto, o orçamento é uma autorização e uma determinação expressa e formal. Qualquer alteração nele – como é normal de ocorrer – somente pode se dar a partir de seu pedido e aceitação formal.

Controle dos custos

Por fim, o controle de custos do projeto se encerra pelo controle dos valores.

Isto é, dos gastos que cada atividade e fase possuem. Assim, o gestor consegue bater os gastos reais com aqueles previstos e orçados.

Com isso, pode fazer alterações e adaptações na estimativa de custos, requerer formalmente a adaptação do orçamento e notar pontos em que os gastos foram menores do que os estimados para, então, realocar recursos. uerer

Qual o objetivo do gerenciamento dos custos do projeto?          

O objetivo desse gerenciamento é justamente garantir que um projeto se desenvolva com os recursos que possui à disposição.

Porém, que não gaste mais do que possui, além do orçamento que lhe foi aprovado.

Também, o gerenciamento objetiva que qualquer alteração no curso do projeto que aumente ou diminua a necessidade de finanças se reflita no planejamento e no orçamento, com a revisão deles.

Outro ponto importante é que com o gerenciamento a sua empresa somente abraça os projetos que realmente possui condições financeiras de desenvolver.

Evitam-se situações em que o projeto chega até um ponto e, então, descobre não ter recursos suficientes para se encerrar.

O gerenciamento também se faz importante por ajudar no controle de gastos e no uso mais inteligente de recursos.

Isso ocorre, por exemplo, na divisão de recursos e ferramentas entre diferentes projetos.

Portanto, ele nada mais é do que um recurso que ajuda na organização dos projetos, na escolha deles de acordo com os recursos disponíveis. 

E no estabelecimento de regras que façam que a empresa encontre o melhor resultado gastando somente o necessário para isso e nada mais.