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Realizar o controle da folha de ponto simples, nem sempre foi das tarefas mais fáceis para as empresas. Ter que gerir o controle dos horários praticados pelos colaboradores, com pelo menos 04 marcações por dia, e fora as marcações adicionais, pode não ser simples, se as ferramentas utilizadas não forem as mais adequadas.
Para que a folha possa fechar corretamente, é importante que todas as informações estejam devidamente consolidadas, com o somatório correto dos horários que foram praticados por cada um dos colaboradores, considerando as ausências, licenças, férias, atrasos, horas extras e compensação de banco de horas.
Toda essa consolidação de informações é realizada pela área de Recursos Humanos da empresa, para que os dados sejam tratados de forma adequada, de forma que tire os apontamentos que foram realizados na jornada de trabalho de cada um dos colaboradores da empresa.
Nesse momento é que um problema aparece, uma parcela generosa de empresas atuantes no mercado, ainda estão utilizando sistemas inadequados, com controle de pontos inadequados para realização desse tipo de atividade. E com isso, quanto maior for o número de colaboradores na empresa, mais complicada será a conferência e fechamento da folha.
Em alguns casos, é necessário “perder” praticamente metade do mês focado apenas no fechamento da folha de ponto. Mas, e se fosse possível otimizar essa atividade, com uma gestão mais adequada de ponto? É sobre isso que vamos falar a seguir.
Ponto digital: O que é? Como funciona? Como ele pode auxiliar na geração da folha de ponto simples?
O ponto digital é um controle de jornada de trabalho que surgiu como uma alternativa permitida pela Portaria 373 do Ministério do Trabalho para marcação de ponto, conforme descrito:
Art.1º Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
§ 1º O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
§ 2º Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.
Art. 2° Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.
O ponto digital funciona através de um sistema de eletrônico de ponto que possui armazenamento em nuvem, onde o colaborador realiza a marcação do ponto, e todos os dados são armazenados no servidor, para que elas possam ser consultadas a qualquer momento.
Todo o processo de gestão de ponto é feito de forma digital, sem que sejam necessários vários dias de trabalho em prol do fechamento da folha de ponto simples. Assim, todo o processo é simplificado, melhorando as rotinas, automatizando os processos e liberando a área de RH para assumir um papel mais estratégico dentro da empresa.
Quais são as vantagens do controle de folha de ponto simples através do ponto digital?
O ponto digital ele é mais eficiente do que os sistemas antiquados utilizados por algumas empresas, sem contar nas planilhas ou em outras formas manuais de gestão de ponto. Mas o ponto digital possui outras vantagens que precisamos ressaltar.
Inovação tecnológica acessível
Quem está buscando uma nova alternativa para realizar o controle de ponto, o ponto digital é a melhor escolha, é uma inovação tecnológica totalmente acessível e alternativa ao sistema que já está em uso pela empresa.
Com a automatização de todo o processo, o RH não precisa ficar “limitado” por pelo menos 15 dias no mês realizando o fechamento da folha de pagamento, contabilizando as horas extras de toda a equipe. Com o ponto digital, tudo é feito de forma automática, com praticidade e eficiência.
Excelente custo x benefício
Realizando um cálculo simples é possível perceber a redução de custos que a implementação do sistema de ponto digital pode trazer para sua empresa.
Coloque o custo de implementação do sistema digital na empresa e depois contabilize todos os custos com despesas trabalhistas, horas extras de toda a equipe de Recursos Humanos e Departamento Pessoal que estão envolvidos no processo de fechamento de folha, e depois veja os custos que foram reduzidos, você perceberá a diferença nas suas contas.
E os custos adicionais com a manutenção do sistema antigo de ponto, do relógio e dos sistemas auxiliares também serão eliminados da sua folha de despesas mensais, gerando uma economia significativa, que pode resultar em investimentos em áreas que não podem ser movimentadas por verbas apertadas.
Sistema intuitivo
Os sistemas integrados aos REPs, não tinham boa usabilidade, com controle complicados e uma interface nada amigável, diferente do sistema de ponto digital, que é muito mais simples, pois foi desenvolvido com uma interface totalmente intuitiva, para facilitar a curva de aprendizado dos colaboradores que serão responsáveis pela extração de informações e controle de ponto.
A plataforma Oitchau de ponto digital possui uma interface intuitiva e de simples navegação, facilitando a gestão do ponto e demais atividades.
Como otimizar as rotinas do RH utilizando o ponto digital?
Agora que você já sabe quais são as principais vantagens do controle de ponto digital, chegou o momento de entender como ele pode otimizar as rotinas do RH.
Formas variadas de registrar o ponto
Um sistema de ponto precisa executar o básico, que é marcação correta do ponto dos colaboradores, mas é importante que ele não tenha apenas uma forma única para realizar esse registro, garantindo flexibilidade e agilidade na marcação.
É necessário que o ponto possa ser registrado por diversos meios, de forma que facilite a rotina dos colaboradores e mantenha funcional a gestão de ponto.
Sistema unificado
Nos sistemas mais antigos de controle de ponto, era muito complicado realizar a gestão pois as informações estavam em locais diferentes, sendo necessário a consolidação de informações, para que então, acontecesse a verificação da consistência das informações.
Com os dados em um sistema único, sendo acessível a qualquer momento, pelas pessoas devidamente autorizadas, essa rotina de consolidação acaba, se tornando tudo mais simples e ágil.
O tempo de extração das informações do relógio de ponto acabaram, agora basta acessar o sistema e com poucos cliques ter acesso a informação desejada.
Transparência
Uma vez que os dados ficam disponíveis em tempo real para consulta dos colaboradores e dos gestores isso cria transparência. Afinal, todos sabe exatamente o que está acontecendo. Do mesmo modo, possuem acesso à informação.
Isso é essencial para o desenvolvimento da relação de confiança entre os colaboradores e a empresa. Também, para o desenvolvimento do clima organizacional positivo.
Segurança
Outro ponto interessante em usar um sistema digital de ponto como é o caso da Oitchau é que ele traz segurança. Ela se apresenta, por exemplo, ao fazer o reconhecimento do colaborador por biometria facial. Com isso, um não pode se passar por outro.
Igualmente, a segurança do sistema digital de jornada se faz clara pelo fato de que é impossível manipular registros. Ou seja, as horas registradas são aquelas que realmente serão utilizadas para consideração da jornada e das horas extras.
E não é só isso! Um sistema como o que a Oitchau oferta é seguro por trabalhar com o resguardo das informações em sistema de nuvem. Com isso, traz ainda mais proteção aos dados. Do mesmo modo, não depende de um sistema físico que fica vulnerável a quedas de energia elétrica ou problemas com internet, por exemplo.
Automatização de tarefas
Ao utilizar um sistema digital de jornada a sua empresa automatiza tarefas essenciais, mas repetitivas. Para isso, basta usar a inteligência artificial que a Oitchau oferta e realizar os cálculos de horas extras de modo automático.
Com isso, não é necessário que os colaboradores do RH percam tempo desenvolvendo cálculos que poderiam ser feitos em poucos segundos pelo sistema. Podem, então, voltar a atenção deles para o que realmente importa.
Por exemplo, para o desenvolvimento de políticas internas e de questões importantes para a gestão de pessoas. Com isso, é possível tornar o setor mais produtivo e menos burocrático e todos saem ganhando.
Precisão de cálculos
Outro ponto que brilha aos olhos quando falamos do uso de um sistema digital de ponto é que ele realiza os cálculos de horas extras e jornada. Não só isso, mas o faz com uma precisão que os humanos não podem repetir.
Primeiramente, porque os cálculos são exatos e não abrem brechas para erros. Não há riscos de enganos no uso de dados e números, bem como na consideração de parcelas cabíveis. Do mesmo modo, o sistema automaticamente compartilha os resultados com o software de folha de pagamento, precisamente.
Um sistema digital de ponto como o da Oitchau é capaz de fazer cálculos considerando características próprias de cada contrato. Por exemplo, considera adicionais diversos, escalas e jornadas diferentes.
Também, considera o banco de horas e não o ignora no momento de fazer os cálculos e atualizações. O sistema, diferente dos humanos, não tem falhas. Com isso, permite o cumprimento da lei trabalhista sem riscos.
Por isso, não deixe de buscar o sistema Oitchau como solução para o controle de ponto da sua empresa e para a geração da folha de ponto. De uma só vez você resolve 2 problemas.
