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São tantos cálculos, encargos, descontos, adicionais e particularidades de cada colaborador que calcular folha de pagamento é um dos grandes “medos” dos profissionais de DP.
Apesar de muitas empresas já utilizarem sistemas que realizam o cálculo automático a partir de alguns lançamentos, todo profissional deve saber os porquês dos cálculos para que possa entender o processo por completo.
Aqui nós iremos apresentar os principais pontos que você deve saber sobre como calcular a folha de pagamento.
Continue por aqui e aproveite o conteúdo!
O que é folha de pagamento?
Em diversas organizações, a folha de pagamento dos empregados é um documento fundamental para a gestão do negócio.
Isso porque ela representa a soma de todos os seus registros financeiros: vencimentos, salários, bônus e descontos.
O recurso tem um papel fundamental em uma empresa por várias razões:
- Visão contábil: os salários e encargos sociais afetam consideravelmente o lucro da empresa;
- Regulamentação: elas são configuradas de acordo com a legislação, muitas vezes, de cada localidade, implicando no cumprimento de uma série de direitos e deveres;
- Visão ética: a folha de pagamento é um serviço intrínseco ao negócio de qualquer corporação, pois afeta diretamente a sua produção.
É importante ter o controle dos valores que incidem sobre a folha, principalmente para gestão financeira e de orçamento da corporação.
Se o recurso aumenta ou diminui, significa, muitas vezes, que a corporação está onerando sua folha ou que suas vendas não estejam caminhando bem.
Outra função da folha de pagamento é a de balizar a empresa em relação ao seu mercado de atuação.
Quais são os principais eventos da folha de pagamento?
Listamos abaixo os aspectos que devem fazer parte da rotina de verificação, indispensáveis na hora de realizar uma contabilização correta da folha:
1. Atualização do quadro de colaboradores
O primeiro passo para otimizar o processo de cálculo da folha de pagamento é manter a lista de funcionários ativos na empresa atualizada.
É imprescindível ter conhecimento de quem entra ou sai, afinal muitas organizações ainda repassam valores referentes a colaboradores que já não trabalham mais lá.
É preciso acompanhar todos os detalhes das novas contratações, como:
- O colaborador receberá adicional noturno?
- Ele se enquadra na categoria de insalubridade e periculosidade?
- Receberá comissões ou outras formas de remuneração e benefícios?
O ideal é que a atualização do dia a dia dos colaboradores seja feita semanalmente.
2. Fechamento do controle de ponto na folha de pagamento
Usar cartões ou livros de registro de ponto exige grande atenção, pois no momento do fechamento são conferidos manualmente e a comprovação de atrasos, faltas e outras ocorrências se torna mais lenta e difícil, além dos riscos de rasura e perda dos documentos.
A melhor forma de evitar tudo isso é utilizar um sistema de controle de ponto, como o Oitchau.
Com o aplicativo é possível fazer o acompanhamento de todas as atividades e manter a regularidade do ponto, tudo em tempo real pelo próprio celular!
E, quando chegar a hora de fechar as folhas de ponto, basta acessar o Painel de Administração e baixar o relatório para enviar ao contador.
3. Verificação de benefícios e descontos
O terceiro ponto importante de uma folha de pagamento é verificar todos os benefícios e descontos que fazem parte do cálculo.
Nesse item, entram:
- Adiantamentos salariais (vales);
- Convênio médico ou odontológico;
- Vales diversos (farmácia, vale refeição, transporte, estacionamentos, entre outros).
Como calcular folha de pagamento?
Para calcular a folha de pagamento, você vai precisar tomar como base não só o salário do colaborador, mas algumas informações como adicionais e descontos. Veja uma lista dos mais comuns:
- Número de horas trabalhadas;
- Adicional noturno;
- Bonificações e comissões;
- Horas extras;
- Vale-transporte e vale-alimentação;
- FGTS;
- 13º;
- Férias;
- DSR;
- Salário família;
- INSS;
- IRRF.
Assim, para fazer o cálculo da folha de pagamento, você vai precisar considerar estes elementos na hora de fechar o valor final.
A seguir, veja como eles funcionam na prática.
O que deve ser descontado na folha de pagamento?
Veja abaixo uma relação de impostos e outros itens obrigatórios pela legislação trabalhista e que devem ser descontados na hora do cálculo da folha de pagamento.
INSS
Anualmente o INSS publica as tabelas com as alíquotas para serem descontadas, de acordo com o salário de cada colaborador. A contribuição previdenciária é descontada todo dia 15 de cada mês.
FGTS
Vale ressaltar que o recolhimento do FGTS é uma obrigação da empresa.
Embora não seja descontado do colaborador, o valor do depósito mensal do FGTS aparece no holerite para que o mesmo tenha conhecimento do valor das deduções.
IRPF
O Imposto de Renda Retido na fonte também é descontado na folha. A alíquota é determinada segundo o salário do colaborador, de acordo com as tabelas divulgadas pela Receita Federal.
Vales na folha de pagamento
Nesse item entram vale-refeição, vale-transporte e outros benefícios concedidos pela empresa ao colaborador.
O vale-refeição só é parte dos benefícios do colaborador quando previsto em Convenção ou contrato de trabalho.
Quando o vale-refeição é pago, a empresa pode se cadastrar no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), o que lhe dá o direito de descontar até 20% do salário do colaborador pela concessão do benefício.
No caso do vale-transporte, quando concedido, deve ser descontado em folha.
Contribuições sindicais (mensal e anual)
Depois que a reforma trabalhista entrou em vigor, a contribuição sindical mensal só acontece se o trabalhador optar por se vincular ao sindicado e autorizar o desconto.
Já a contribuição sindical anual é descontada, obrigatoriamente, no mês de março para recolhimento até o último dia útil de abril. O valor desta contribuição é o equivalente a um dia de trabalho do colaborador.
Faltas e atrasos
Os atrasos são descontados de acordo com valor do salário por hora.
Somente as faltas sem justificativa podem ser descontadas no holerite do colaborador. Dependendo do caso, ele perde o direito ao DSR (descanso semanal remunerado).
Adicionais e extras para calcular folha de pagamento
Nesse item, entram todos os adicionais que o profissional recebe mensalmente, como horas extras, comissões, entre outros. Confira abaixo:
Horas extras
Para calcular folha de pagamento considerando as horas extras, deve-se considerar o CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) da categoria do trabalhador.
Geralmente, as horas extras trabalhadas aos domingos e feriados são pagas em 100%, ou seja, o empregado recebe em dobro.
O valor da hora extra aos sábados é de 50% a mais e, durante a semana, cerca de 20% a 30% a mais.
Adicional noturno e horas extras noturnas
De acordo com o art. 73 da CLT, o expediente noturno vai das 22h às 5h da manhã seguinte. Colaboradores que trabalham nesse horário recebem um acréscimo a partir de 20% a mais por hora trabalhada.
Se o profissional realiza hora extra durante o período noturno, ele tem direito a dois adicionais: o adicional noturno e a hora extra.
DSR (Descanso Semanal Remunerado)
O DSR é um direito de todos os colaboradores CLT. Assim, para os que recebem o pagamento de forma mensal, ele já está incluso.
Salário-família
Esse benefício se aplica apenas aos colaboradores de baixa renda com filhos menores de 14 anos, conforme a tabela publicada pelo INSS.
Se contratado em regime CLT, o funcionário deve solicitar o benefício à empresa. Se for um colaborador avulso, deverá solicitá-lo ao sindicato ou órgão de classe.
Férias
As férias são calculadas de acordo com o salário do trabalhador e mais um terço do valor.
13º salário
O 13º salário deve ser pago independentemente do tempo de empresa. Para os colaboradores com menos de um ano de casa, o valor deverá ser pago proporcionalmente.
A primeira parcela deve ser paga até o dia 30 de novembro de cada ano e, a segunda parcela, até o dia 20 de dezembro de cada ano.
Como calcular INSS na folha de pagamento?
Para calcular folha de pagamento, também é preciso considerar o valor do INSS do colaborador.
O cálculo do desconto do INSS na folha de pagamento toma como base a alíquota, que varia conforme o salário do colaborador:
- Salário mínimo (atualmente R$ 1.212): 7,5%
- Entre R$ 1.212,01 e R$ 2.427,35: 9%
- Entre R$ 2.427,36 e R$ 3.641,03: 12%
- Entre R$ 3.641,04 e R$ 7.087,22: 14%
Assim, a fórmula fica dessa maneira:
INSS = Salário * Alíquota
Vamos simplificar com um exemplo?
Se o colaborador recebe um salário de R$ 1.300, a alíquota equivalente será a de 9%. Assim, o cálculo do desconto do INSS será:
INSS = 1300 * 9% = R$ 117
Como calcular imposto de renda na folha de pagamento?
Antes de partir para o cálculo do imposto de renda na folha de pagamentos, é preciso relembrar que o próprio imposto está sujeito a deduções que não são consideradas no cálculo, como:
- Dependentes;
- Pensão alimentícia.
De acordo com a tabela do IRRF disponibilizada pelo Governo, o colaborador terá descontado do cálculo o valor de R$ 189,59 por dependente.
Além disso, o cálculo toma como base o salário bruto do colaborador, que leva em consideração valores como horas extras, adicional noturno e comissões, por exemplo.
Isso significa que é preciso descontar os valores do INSS, dependentes e pensão caso possua. Dessa forma, é usada a tabela do IRPF para a definição da alíquota de cálculo:
Assim, o cálculo segue essa estrutura:
- Encontrar o valor bruto do salário do colaborador;
- Multiplicar pela alíquota de acordo com a faixa salarial;
- Subtrair pelo valor de dedução correspondente na tabela.
Vamos ao exemplo.
Salário bruto do colaborador (deduzidos INSS, dependentes e pensão): R$ 3.528
Alíquota aplicável: 15%
IRRF = (Salário bruto * Alíquota) – Valor dedutível
IRRF = (3000 * 15%) – 354,8 = 450 – 354,8 = R$ 95,22
Quais rendimentos integram a base de cálculo do PIS na folha de pagamento?
Para a base de cálculo do PIS, integram rendimentos como:
- Salário;
- Gratificações;
- Adicionais de função;
- Ajuda de custo;
- Comissões;
- Horas extras;
- 13º;
- DSR;
- Quinquênios;
- Adicional de férias;
- Diárias superiores a 50% do salário.
Além disso, existem elementos que não integram este cálculo, como:
- Aviso prévio indenizado;
- Salário-família;
- FGTS de rescisão pago diretamente ao colaborador;
- Indenizações por dispensa, dentro do limite legal.
Como calcular encargos da folha de pagamento?
O cálculo dos encargos trabalhistas varia de acordo com o regime tributário da empresa. Assim, empresas optantes pelo Simples Nacional trabalham com uma carga tributária diferentes das optantes pelo Lucro Presumido ou Real.
Para as empresas do Simples Nacional, os encargos trabalhistas são:
- Fração de férias: 11,11%;
- FGTS: 8%;
- Fração do 13º salário: 8,33%;
- FGTS: 4%;
- Benefícios previdenciários (férias, FGTS e descanso semanal remunerado): 7,93%.
Já para as empresas do Lucro Real ou Presumido, eles são:
- FGTS: 8%;
- Fração de férias: 11,11%;
- Seguro de acidente de trabalho (SAT): 3%;
- Salário Educação: 2,5%;
- Sistema S ou Incra: 3,3%;
- Fração do 13º salário: 8,33%;
- FGTS – provisão de multa para a rescisão contratual: 4%;
- INSS Patronal: 20%;
- Benefícios previdenciários (férias, FGTS e descanso semanal remunerado): 7,93%.
Para os dois regimes tributários, o cálculo leva em consideração a soma da porcentagem dos encargos cabíveis e o valor correspondente ao salário base do colaborador.
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A folha de pagamento é também uma tarefa importante e os horários realizados pelo colaborador devem sem contabilizados adequadamente.
O processo fica muito mais ágil, sem comprometer a produtividade do trabalhador, quando é utilizado um controle de ponto digital.
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- Gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexível, etc.)
- Ponto eletrônico antifraude e alinhado com todas as disposições legais;
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