Entrar
A ficha de registro de empregado é um documento fundamental para qualquer empresa. Ela é o ponto de partida oficial da relação entre empresa e seu novo colaborador, estabelecendo as bases para o vínculo empregatício.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é essa ficha, sua importância, como obtê-la, como preenchê-la e quando realizar o registro.
Acompanhe!
O que é a ficha de registro de empregado?
De forma geral, a ficha de registro de empregado, também conhecida como ficha de emprego ou simplesmente ficha de admissão, é um documento essencial no contexto empresarial que formaliza a contratação de um novo colaborador.
Ela serve como registro oficial da relação de trabalho entre a empresa e seu novo colaborador, contendo informações pessoais e profissionais do trabalhador. Essas informações podem incluir:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- CPF;
- RG;
- Endereço;
- Telefone;
- Estado civil;
- Escolaridade;
- Cargo pretendido;
- Data de admissão;
- Remuneração.
É importante ressaltar que essa ficha é regulamentada pela legislação trabalhista e sua correta utilização é fundamental para garantir a conformidade legal e evitar possíveis problemas judiciais no futuro.
Além disso, a ficha de registro de empregado é uma peça importante para a gestão de recursos humanos, pois fornece dados essenciais para o controle e a gestão dos colaboradores dentro da empresa.
Onde conseguir ficha de registro de empregado?
A ficha de registro de empregado pode ser obtida em diferentes fontes, dependendo das necessidades e preferências da empresa.
Aqui, veja algumas opções comuns para obter esse tipo de documento.
Modelos padronizados online
Existem diversos modelos de fichas de registro de empregado disponíveis gratuitamente na internet.
Esses modelos podem ser encontrados em sites de recursos humanos, portais governamentais, ou mesmo em plataformas especializadas em documentos empresariais.
Porém, ao utilizar esses modelos, é importante verificar se estão atualizados de acordo com a legislação vigente.
Softwares de gestão de RH
Muitos softwares de gestão de recursos humanos oferecem modelos de fichas de registro de empregado integrados ao sistema.
Além disso, esses softwares permitem personalizar as fichas de acordo com as necessidades da empresa e automatizar o processo de preenchimento e armazenamento das informações.
Órgãos governamentais e sindicatos
Em alguns casos, órgãos governamentais e sindicatos disponibilizam modelos de fichas de registro de empregado para empresas.
Em geral, esses modelos estão em conformidade com as leis trabalhistas e podem ser uma opção segura para garantir a conformidade legal.
É importante ressaltar que independentemente da fonte escolhida, é necessário garantir que a ficha de registro de empregado esteja de acordo com a legislação trabalhista.
Como fazer uma ficha de emprego?
Fazer uma ficha de emprego requer atenção aos detalhes e garantia de que todas as informações necessárias estejam corretas e atualizadas.
Coleta de informações
Antes de começar a criar a ficha de emprego, é importante reunir todas as informações necessárias sobre o novo colaborador.
Isso inclui dados pessoais, como nome completo, data de nascimento, CPF, RG, endereço completo, telefone, estado civil, entre outros, bem como informações profissionais, como cargo pretendido, data de admissão, remuneração inicial, entre outros.
Escolha do modelo
Outro passo bastante importante é decidir, entre as várias opções disponíveis, qual modelo de ficha de emprego utilizar.
Como apresentado, você pode optar por um modelo padronizado disponível online, criar seu próprio modelo personalizado ou utilizar um modelo oferecido por um software de gestão de RH.
Personalização do modelo
Se estiver usando um modelo padronizado, personalize-o de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
Para isso, adicione campos adicionais, se necessário, e remova informações irrelevantes. Além disso, é importante incluir todos os campos obrigatórios exigidos pela legislação trabalhista.
Preenchimento das informações
Preencha cuidadosamente todos os campos da ficha de emprego com as informações coletadas anteriormente.
Assim, é muito importante verificar se os dados estão corretos e atualizados antes de prosseguir.
Revisão e assinatura
Após isso, revise minuciosamente a ficha de emprego para garantir que não haja erros ou omissões.
Após essa revisão, tanto a empresa quanto o colaborador devem assinar a ficha, atestando que as informações fornecidas são verdadeiras e corretas.
Armazenamento seguro
Após a assinatura, a ficha de emprego deve ser armazenada de forma segura e acessível, de acordo com as políticas internas da empresa e a legislação aplicável.
É importante manter as informações confidenciais dos colaboradores protegidas contra acesso não autorizado.
Registro e arquivamento
Uma vez que a ficha de emprego esteja devidamente preenchida e assinada, registre-a nos sistemas internos da empresa e arquive-a em local seguro.
É importante lembrar que essa documentação é essencial para comprovar o vínculo empregatício e garantir o cumprimento das obrigações legais.
Qual a importância do registro de empregado?
O registro de empregado possui uma importância fundamental tanto para a empresa quanto para o colaborador, desempenhando diversos papéis essenciais no contexto empresarial.
Pensando nisso, resolvemos também trazer alguns dos principais motivos pelos quais o registro de empregado é tão importante:
Conformidade legal
Antes de mais nada, o registro de empregado é uma exigência legal estabelecida pela legislação trabalhista.
Portanto, sua realização é fundamental para garantir a conformidade da empresa com as leis e regulamentos vigentes.
Garantia de direitos
O registro de empregado é a base para a garantia dos direitos trabalhistas dos colaboradores.
Dessa forma, ao registrar formalmente um colaborador, a empresa reconhece oficialmente sua relação de trabalho e se compromete a cumprir com todas as obrigações legais e contratuais, tais como:
- Pagamento de salário;
- Concessão de férias;
- Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Segurança jurídica
O registro de empregado proporciona segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Nesse contexto, ele cria um registro oficial da relação de trabalho, que pode ser utilizado como prova em caso de disputas trabalhistas ou litígios judiciais.
Além disso, o registro ajuda a empresa a evitar penalidades legais e multas por descumprimento das leis trabalhistas.
Organização e controle
O registro de empregado é uma ferramenta essencial para a gestão de RH e para a organização interna da empresa.
Pois, ele permite que a empresa mantenha um controle preciso sobre o quadro de colaboradores, incluindo informações como dados pessoais, histórico profissional, cargos ocupados e remuneração.
Tomada de decisões estratégicas
Com base nos dados coletados no registro de empregado, a empresa pode realizar análises e avaliações que auxiliam na tomada de decisões estratégicas relacionadas à gestão de pessoal, como:
- Planejamento de contratações;
- Avaliação de desempenho;
- Identificação de necessidades de treinamento e desenvolvimento;
- Entre outros.
Assim, o registro de empregado é um processo essencial para garantir a conformidade legal, proteger os direitos dos colaboradores, proporcionar segurança jurídica, promover a organização e controle interno da empresa, e embasar a tomada de decisões estratégicas.
Dessa forma, sua realização adequada e pontual é indispensável para o bom funcionamento e sucesso do negócio.
Em qual momento deve ser feito o registro do empregado?
O registro do empregado deve ser feito imediatamente após a sua admissão na empresa.
Antes, de acordo com a legislação, a empresa tinha até 48 horas após o início das atividades do colaborador para efetuar o registro.
Após a Reforma Trabalhista, a legislação prevê que o empregador tem até 5 dias úteis para efetuar o registro, conforme define o art. 29 da CLT:
Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
Isso significa que a empresa deve iniciar o processo de registro assim que o novo colaborador começar a trabalhar oficialmente na empresa. Além disso, realizar o registro de empregado de forma imediata é importante por diversos motivos:
- Conformidade legal: a legislação trabalhista estabelece prazos para o registro do novo colaborador e o não cumprimento desses prazos pode resultar em penalidades legais para a empresa;
- Garantia de direitos: o registro imediato assegura que o novo colaborador tenha acesso aos seus direitos trabalhistas desde o início do seu vínculo empregatício, como salário, férias, benefícios;
- Transparência e confiança: realizar o registro rapidamente demonstra transparência por parte da empresa e ajuda a estabelecer uma relação de confiança com o novo colaborador;
- Organização interna: o registro imediato permite que a empresa mantenha seu quadro de pessoal atualizado e organizado, facilitando a gestão de RH e evitando problemas de documentação no futuro.
Dessa forma, é fundamental que o setor de RH esteja preparado para realizar o registro do novo colaborador de forma ágil e eficiente, garantindo o cumprimento da lei e a segurança jurídica da empresa.
O que deve ter na admissão ficha de registro de empregado?
Como vimos, a admissão ficha de registro de empregado é um documento fundamental para formalizar o vínculo empregatício entre o colaborador e a empresa.
Portanto, para garantir que o processo de registro seja completo e em conformidade com a legislação trabalhista, a ficha de registro de empregado deve conter uma série de informações importantes.
Pensando nisso, trouxemos alguns elementos essenciais que devem estar presentes na ficha de admissão.
Veja:
Dados pessoais do colaborador
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- Número do CPF;
- Número do RG;
- Endereço completo;
- Telefone de contato;
- Estado civil;
- Nacionalidade.
Informações profissionais
- Cargo pretendido ou ocupado;
- Departamento ou setor de trabalho;
- Data de admissão na empresa;
- Tipo de contrato de trabalho (por tempo determinado, indeterminado, parcial, etc.);
- Jornada de trabalho (horário de entrada e saída, dias da semana trabalhados);
- Salário ou remuneração inicial.
Dados bancários (quando necessário)
- Banco;
- Agência;
- Número da conta-corrente ou poupança para pagamento de salário e benefícios.
Informações sobre benefícios e obrigações
- Benefícios concedidos pela empresa (vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde);
- Obrigações do trabalhador (por exemplo, cumprir horário de trabalho, seguir as políticas da empresa);
Declaração e assinatura do colaborador
- Declaração de veracidade das informações fornecidas pelo colaborador;
- Assinatura do colaborador, confirmando que concorda com as informações registradas na ficha.
Assinatura do responsável pela empresa
- Assinatura do representante legal da empresa, confirmando a contratação do colaborador e concordando com os termos do contrato de trabalho.
Observações adicionais (quando necessário)
- Espaço para observações adicionais, como detalhes específicos sobre o contrato de trabalho, cláusulas especiais, entre outros.
É importante ressaltar que a ficha de registro de empregado deve ser preenchida com precisão e cuidado, garantindo que todas as informações estejam corretas e atualizadas.
Além disso, é fundamental que a ficha seja assinada tanto pelo colaborador quanto pelo representante da empresa, atestando a veracidade das informações e formalizando o vínculo empregatício.
