Ferramentas de gestão de projetos: conheça as 5 principais

Gerenciar um projeto é uma tarefa complexa e que demanda altos níveis de conhecimento e habilidades. Por isso, é fundamental contar com ferramentas de gestão de projetos que viabilizem a melhor execução das atividades e o alcance de maiores resultados.

No entanto, com tantas ferramentas disponíveis no mercado, pode ser difícil encontrar uma solução que atenda às necessidades da empresa e da equipe.

E para facilitar o seu processo de escolha, selecionamos as 5 principais ferramentas.

Confira!

O que são ferramentas de gestão de projetos?

As ferramentas de gestão de projetos são programas ou aplicativos que ajudam as equipes a organizar, planejar, executar e controlar projetos de maneira eficiente. 

Assim, elas fornecem recursos para ajudar as equipes a monitorarem o progresso e manter o alinhamento durante a execução do projeto. 

Essas ferramentas atuam como facilitadoras do planejamento, controle e execução do projeto. 

Desse modo, elas fazem com que atividades que antes eram executadas em grandes planilhas possam ser realizadas em plataformas dinâmicas e interativas, agilizando análises e melhorando o processo de tomada de decisão.

Quais são os pontos essenciais em uma plataforma de gestão de projetos?

Antes de partirmos para as principais ferramentas de gestão de projetos, você precisa conhecer os pontos fundamentais que toda ferramenta deve oferecer.

Esses fatores são essenciais para que a ferramenta não seja utilizada somente como um item de operação do setor de projetos, mas atue de forma estratégica na análise de resultados e melhoria do desempenho da equipe.

Veja a seguir.

Gestão de tarefas

O primeiro ponto está na possibilidade de oferecer funções que viabilizem a gestão de tarefas. Para isso, a ferramenta deve apresentar mecanismos que permitam:

• Elencar atividades;
• Delegar responsabilidades;
• Definir prioridades;
• Acompanhar e monitorar a sua execução.

Gestão de tempo

Atendendo ao critério do gerenciamento de tarefas, o próximo ponto a ser observado é a possibilidade de realizar a gestão de tempo dos processos e demandas.

Um projeto tem início, meio e fim. De forma geral, isso significa que ele tem data para iniciar e data para finalizar. 

Assim, é preciso construir uma estratégia que permita que todas as atividades e entregas sejam feitas no melhor período possível, garantindo a conclusão no prazo acordado e a realização de todas as atividades essenciais.

Gestão do conhecimento

• Perda de informações;
• Falta de histórico de projetos;
• Falhas no alinhamento entre expectativas e entregas.

Esses são só alguns dos problemas que ocorrem na realização de um projeto quando existem falhas na gestão do conhecimento. 

Por isso, as ferramentas de gestão de projetos devem oferecer funções que permitam essa gestão do conhecimento, seja pela possibilidade de armazenar documentos e dados ou permitir o acesso a outras ferramentas que possuem este objetivo.

Compartilhamento com o time

Outro ponto fundamental é a possibilidade de compartilhar a gestão do projeto com as pessoas da equipe do projeto, permitindo que todos os interessados estejam cientes do andamento das atividades e suas responsabilidades em cada etapa.

5 principais ferramentas de gestão de projetos

Confira as principais ferramentas para testar e levar para a sua gestão de projetos!

Asana

A Asana (sim, é no feminino) é uma das ferramentas de gestão de projetos mais populares. 

Ela oferece recursos como listas de tarefas, quadros Kanban, gráficos de Gantt e calendários, além da elaboração de fluxos de trabalho, criação de metas, gerenciamento de recursos e criação de um relatório de projeto, uma de suas funcionalidades mais famosas é a de Time Tracking na Asana.

Jira

O Jira é uma ferramenta de gestão de projetos menos comum no mercado geral, mas bastante popular entre desenvolvedores de software. 

Ele oferece recursos para rastrear problemas, gerenciar versões e planejar sprints. Assim, o Jira possibilita um gerenciamento ainda mais completo e detalhado de todo o projeto, além de conseguir entender melhor sua produtividade no Jira.

O Jira também é altamente personalizável, permitindo que as equipes personalizem fluxos de trabalho e campos de problema para atender às suas necessidades específicas.

Notion

O Notion é uma ferramenta de gestão de projetos tudo-em-um, que combina notas, tarefas e banco de dados em um só lugar. 

Isso faz desta ferramenta uma excelente escolha para equipes que desejam consolidar suas ferramentas em uma única plataforma. 

Um dos principais pontos da ferramenta é a possibilidade de personalizar cada detalhe do projeto, até mesmo entendendo melhor o custo de projeto no Notion. Assim, é possível criar estruturas simples e minimalistas, até desenvolver processos robustos e complexos.

Clickup

O Clickup é uma ferramenta de gestão de projetos que oferece uma ampla gama de recursos, incluindo quadros Kanban, gráficos de Gantt, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de tempo. 

Assim, ele oferece templates que podem ser aplicados e adaptados de acordo com as necessidades do time, trabalhando com uma interface fácil de utilizar e que estimula a criatividade.

Além disso, a plataforma também oferece canais de comunicação mais completos, com a possibilidade de visualizar comentários em documentos integrados ao sistema, agendamentos e até uma caixa de entrada para cada usuário, por isso sempre considere relaizar a gestão de seu projeto no clickup.

Trello

Um dos modelos populares e utilizados para os mais diversos objetivos, o Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais simples e fáceis de usar. 

O seu formato mais comum é com o uso do modelo Kanban, estruturando o projeto de acordo com as tarefas:

• A fazer;
• Fazendo;
• Feito.

É possível adicionar cartões de tarefas a um quadro e arrastá-los para diferentes colunas à medida que o trabalho é concluído. 

A versão premium oferece ainda mais funcionalidades, criando fluxos mais complexos e realizando a gestão de tarefas em diversos formatos para a gestão de tempo no Trello 

Um exemplo é a possibilidade de visualizar a realização das tarefas por meio de um calendário, deixando a percepção do processo ainda mais clara.

[dica extra] Sabe o que esses softwares de gestão de projetos têm em comum

Além de serem ferramentas de gestão de projetos fáceis de manusear e amplamente utilizadas, todas elas oferecem uma grande vantagem: a integração com o Oitchau!

Assim, você vai poder gerenciar os seus projetos de forma muito mais completa e eficiente:

• Realizando o gerenciamento de custos de projeto;
• Acompanhando o tempo das demandas e tarefas;
• Realizando a gestão de atividades de forma simplificada;
• Analisando dados em tempo real;
• Registrando e armazenando informações com segurança.

Como escolher o melhor gerenciador de projetos

A escolha da melhor ferramenta de gestão de projetos para a sua equipe depende de vários fatores, incluindo as necessidades específicas da equipe, o orçamento disponível, a facilidade de implementação e os indicadores de resultados esperados.

Necessidades do time

Antes de escolher uma ferramenta de gestão de projetos, é importante avaliar as necessidades específicas da sua equipe. 

Por exemplo, se a sua equipe está trabalhando em um projeto de desenvolvimento de software, é preciso avaliar quais as funcionalidades de cada ferramenta e entender como elas podem ajudar a equipe a gerar mais e melhores resultados. 

Isso porque, na escolha da ferramenta, o seu time também deve perceber valor nesta mudança. Afinal, eles serão os principais responsáveis por lidar com o seu uso.

Se a equipe não “comprar a ideia”, é bem provável que existam problemas e resistência no uso. Por isso, certifique-se de escolher uma ferramenta que atenda às necessidades específicas da sua equipe e ajude a otimizar o processo de gerenciamento de projetos.

E para entender estas necessidades, você pode buscar responder a algumas perguntas:

• Quais as nossas dificuldades hoje?
• Como os nossos processos estão rodando?
• Onde estamos falhando?
• Quais as competências do time?
• Quais as nossas prioridades no momento?
• Como cada ferramenta pode nos ajudar a gerar mais e melhores resultados?

Orçamento

O custo é um fator importante na escolha de uma ferramenta de gestão de projetos. Algumas ferramentas são gratuitas, enquanto outras exigem assinatura. 

Assim, o ideal é escolher uma ferramenta que atenda ao seu orçamento e ofereça o melhor custo-benefício possível. Avalie as características e funcionalidades que a ferramenta oferece em relação ao seu custo para decidir se ela é a melhor escolha para a sua equipe.

Uma dica é iniciar com as versões gratuitas dessas ferramentas. Assim, você vai conseguir perceber o que elas conseguem entregar e quais pontos podem ser insuficientes.

Facilidade de implementação

A facilidade de implementação também é um fator importante a ser considerado. 

Se a sua equipe não tem tanta experiência com ferramentas de gestão de projetos, escolher uma ferramenta complexa pode ser um desafio. Desse modo, escolher uma ferramenta fácil de usar pode ajudar a garantir uma implementação mais tranquila e uma curva de aprendizado mais rápida. 

Por isso, antes de partir para modelos robustos e com grandes funcionalidades, busque sempre entender qual solução oferece maior facilidade de implementação, analisando tanto o perfil dos projetos quanto dos processos da sua empresa.

É importante considerar, também, a facilidade de uso para os clientes e demais stakeholders. Afinal, em casos em que é preciso compartilhar este acesso, a ferramenta também deve apresentar um manuseio simples.

Dados e resultados

Por fim, é importante considerar os dados e resultados que a ferramenta de gestão de projetos pode fornecer. 

Algumas das ferramentas de gestão de projetos oferecem recursos de relatório e análise que podem ajudar a equipe a monitorar o progresso do projeto e identificar áreas de melhoria.

Assim, a possibilidade de exportar dados para que possam ser analisados em outras plataformas já é uma ótima solução.

As ferramentas de gestão de projetos são essenciais para ajudar as equipes a gerenciar projetos de maneira eficiente. No entanto, tão importante quanto utilizar uma ferramenta, é fazer a escolha do melhor modelo para a sua equipe.

Assim, ao aplicar as dicas deste artigo, você vai conseguir encontrar a melhor solução com o melhor custo-benefício para a sua gestão de projetos.