Fast Track: como usar em gestão de projetos?

O fast track pode ser uma excelente ferramenta para garantir o cumprimento dos prazos dos seus projetos, especialmente quando parece que isso não será possível. Dessa forma, ele é uma carta na manga do gerente de projetos.

No artigo abaixo você descobre, hoje, como essa estratégia pode ajudar a sua empresa e o dia a dia dos seus projetos!

O que é fast track?

Fast track é uma expressão inglesa para “rastrear rápido”. Essa é uma estratégia de gestão de projetos que também é conhecida como Fast Tracking, outra nomenclatura (“rastreamento rápido”) para a mesma questão.

Quando falamos nesse rastreamento rápido estamos falando na possibilidade de acelerar o desenvolvimento de um projeto. 

Dessa forma, rastreiam-se duas questões principais: as atividades que devem ser feitas para destravar outras – caminho crítico – bem como as que dependem das primeiras para poderem ter continuidade – tarefas dependentes.

Assim, esse tipo de estratégia depende desses termos:

• Caminho crítico: atividades que travam o desenvolvimento de outras até serem cumpridas completamente;
• Atividades dependentes: que dependem do caminho crítico para o desenvolvimento;
• Atividades não dependentes: podem ser feitas simultaneamente, sem necessitar aguardar o desenvolvimento das demais;
• Período mais longo das atividade dependentes: corresponde ao tempo mínimo que o projeto demorará – o tempo para desenvolvimento das atividades que destravam as demais, dependentes.

Portanto, o fast track se baseia no mapeamento de atividades. Desse modo, existem colaboradores que se dedicarão ao caminho crítico e, outros, às atividades não dependentes. Com isso, no término do caminho mais longo é possível realizar as dependentes.

Caso ainda não tenha ficado claro, o fast tracking permite organizar as atividades para que mais de uma delas ocorra simultaneamente.

Com isso, é possível realizar o caminho crítico e as atividades não dependentes de forma simultânea, tomando-se as não dependentes assim que o período mais longo (atividade que destravam outas) se concluir.

Quando cabe o fast track? Veja exemplos

O fast tracking é uma estratégia que cabe especialmente no atraso de projetos. Embora no mundo ideal os projetos sempre ocorram dentro dos prazos que são traçados no início, sabemos que no mundo real isso é raro.

No mundo concreto problemas acontecem. Alguns por erros humanos, outros por falta de recursos e por imposições que fogem do nosso controle. Por exemplo, quando fornecedores deixam de ter certa matéria-prima por crise internacional que impeça a importação de bens.

Por isso, é mais do que essencial que os gerentes de projetos tenham em mãos estratégias que possam ajudá-los a reter esses atrasos. Isto é, a correr contra o tempo para que o prazo não seja extrapolado e, se o for, que seja o mínimo possível.

Então, o fast track se mostra como uma carta na manga para quando for necessário cumprir várias tarefas que se acumulam próximo ao final do prazo do projeto.

Considere, por exemplo, uma construção de um novo setor na empresa; a pintura somente pode ocorrer depois que as paredes forem erguidas e a instalação elétrica e hidráulica for colocada.

Por outro lado, é possível que ela ocorra ao mesmo tempo em que se instalam as ferramentas do local, como móveis e computadores.

Nesse caso, é como se a construção, aporte elétrico e hidráulico fossem o caminho crítico; a pintura e a colocação dos móveis, por sua vez, são atividades dependentes. Por outro lado, questões como seleção dos novos colaboradores que ali trabalharão não são dependentes.

Benefícios de usar o fast track

Veja, abaixo, quais são os benefícios de usar esse tipo de estratégia para agilizar o cumprimento de um projeto e garantir suas atividades.

Garanta a conclusão do seu projeto

Primeiramente, é óbvio, esse tipo de estratégia no gerenciamento de projetos é uma carta na manga para garantir o cumprimento dos prazos. Ou, então, a extrapolação mínima deles, de forma que não seja prejudicial à empresa.

Esse é um tipo de forma de atuação que permite que se elenquem prioridades, bem como mais de uma atividade seja feita ao mesmo tempo. Para isso, colaboradores devem assumir mais de uma atividade no desenvolvimento desse projeto.

Isso, é claro, agilizará a realização dele, bem como permitirá que se amenizem quaisquer problemas relacionados aos atrasos.

Saiba quais atividades destravam as outras

Ainda, o fast track ajuda você a se organizar para os próximos projetos. Uma vez que você sabe o que é caminho crítico em um tipo de projeto e quais são as atividades dependentes, em eventuais futuros desenvolvimentos fica mais fácil de organizar as ações.

Outro ponto interessante que se retira do fast tracking é que a necessidade de usá-lo frequentemente dá sinais à sua empresa: algo não vai bem. E esse “algo” pode ser várias coisas, como dificuldade na delimitação do escopo dos seus projetos ou de tirá-los do mundo das ideias e executá-los.

Igualmente, pode indicar problemas de equipe, bem como de disponibilização de recursos. Isto é, precisar muitas vezes dessa ferramenta também é um sinal que não deve deixar de ser lido, mas também de ser considerado em projetos futuros.

Controle o projeto de perto

Usar o fast tracking faz com que o gerente de projetos tenha em mãos ainda mais informações do que está acontecendo. Ainda, ele consegue visualizar o que é possível fazer ao mesmo tempo e o que depende do caminho crítico.

A partir disso, dividem-se as tarefas de forma que alguns colaboradores se voltem às ações do caminho crítico e outros às atividades não dependentes. Tudo isso somente é possível a partir da detenção de informações completas sobre o que falta ser feito.

Conheça os riscos do projeto

Por fim, o uso do fast track ajuda no conhecimento dos riscos do projeto. O que você pode perder se não der mais atenção a ele e se esse risco realmente vale a pena em detrimento de outros riscos em deixar de lado outros projetos.

Desse modo, não deixe de colocar em prática na sua empresa o uso desse tipo de estratégia que ajuda a agilizar o desenvolvimento de projetos!

Com isso, lide de melhor forma com seus prazos, conheça a fundo o caminho dos seus projetos e melhore seus resultados!