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A estimativa de custo de projeto é uma importante etapa para que o orçamento do serviço ou produto que será produzido possa ser calculado.
Entenda o que é e como estimar custos de um projeto, além de saber quais ferramentas podem te auxiliar nessa missão e como chegar a uma estimativa mais próxima do real o possível. Boa leitura!
O que é uma estimativa de custo?
A estimativa de custo de projeto é o processo embrionário onde um levantamento de todos os custos que o projeto possa ter é levantado.
Sua função é a formulação de um orçamento prévio, para que a equipe discuta se os valores seriam os suficientes para que o projeto possa rodar, e, caso não seja, quais atividades podem ser enxugadas.
Apesar de ser uma informação que interessa também ao cliente ou aos C-levels do projeto, a estimativa de custo de projeto ainda não é o orçamento, como você verá logo abaixo.
Qual a diferença entre estimativa de custo e orçamento?
Apesar de serem conceitos parecidos, a estimativa de custo o orçamento de um projeto não são o mesmo. A estimativa, é mais uma discussão para que a equipe tenha uma noção de quanto custaria as atividades.
Já o orçamento, é um documento bem mais detalhado, onde devem estar presentes o valor necessário para que cada etapa seja entregue, incluindo todas as suas variáveis. Alterações na estimativa podem e devem acontecer, enquanto alterações no orçamento apontam que algo saiu do planejamento.
Qual a ferramenta para estimar os custos do projeto?
Para dar vida as estimativas de custos e tempo de um projeto ferramentas robustas não são necessárias.
As informações podem ser colocadas e os cálculos feitos em uma planilha de estimativa de custos de projeto ou em um programa de gestão de projetos, ondem de todos a equipe tenha acesso e possam dar a sua contribuição.
Todo o planejamento e estimativa é facilitado se a empresa já realizou algum projeto parecido ao que está sendo planejamento, principalmente se um Timesheet for utilizado durante sua execução.
O Timesheet é uma ferramenta que ajuda muito na estimativa de custo de projeto futuros, continue lendo para entender como o seu uso tem esse impacto.
Como estimar custos de um projeto?
Agora que você já sabe o que é e como a estimativa de um custo de projeto se diferencia do orçamento, confira um passo a passo de como a colocar em prática:
1 – Defina o escopo do projeto e as atividades necessárias para completar o projeto
O escopo é a etapa onde o processo começa a ganhar forma através de ideias, o chamado “brainstorming”.
A partir dele, cada etapa levantada deve ser divididas em atividades, é a partir dessas atividades que a estimativa começara a ser calculada.
2 – Identifique os recursos que serão necessários para a entrega de cada atividade
Na segunda etapa, uma planilha de estimativa de custos de projeto já pode começar a ser utilizada, para auxiliar na organização.
Cada atividade elencada na etapa acima, deve ter os seus recursos descritos, como recursos humanos, materiais, fixo e etc.
3 – Estime o custo de cada recurso
Para cada recurso que compõe a atividade, um custo estimado deve ser atribuído. Nessa etapa, nada precisa ser extremamente preciso, mas se basear em bons parâmetros é importante para não acabar “chutando” número aleatórios.
4 – Estimativas de custos e tempo de um projeto
Depois da estimativa do custo de cada um dos recursos, é hora de pensar no tempo em que cada um das etapas sera entregue.
Alguns dos recursos são calculados por tempo, por tanto estimativas de custos e tempo de um projeto andam lado a lado.
Por exemplo, se profissionais freelancers farão parte da equipe do projeto, e estão englobados dentro do recursos humanos, só é possível ter uma estimativa dos gastos com eles se também houver uma estimativa do tempo a ser trabalhado por eles.
5 – Estime os custos indiretos
Além dos custos com os recursos, não se esqueça de estimar os custos indiretos, ou seja, que não estão intimamente relacionados com o projeto, mas são fundamentais para o seu acontecimento, como: aluguel, seguros e manutenção.
6 – Some todos os custos para obter o custo total do projeto
Uma estimativa interessante também apresenta um único número para todo o projeto, indicando um valor aproximado daquilo que pode ser exposto como o seu orçamento.
Essa etapa serve como um indicativo sobre a viabilidade do projeto.
7 – Verifique se o custo total está dentro do orçamento disponível para o projeto
Como você viu, a estimativa de um custo de projeto permite que a equipe, clientes, C-levels e demais interessados avaliem se o projeto é viável ou não a partir dos valores apresentados nesse cálculo prévio.
8 – Atualize a estimativa de custo regularmente à medida que o projeto progride e novas informações são coletadas
Algumas alterações podem acontecer quando um projeto já está em andamento, seja por imprevistos externos ou necessidade de mudança por parte desse cliente. Nesses casos, antes de produzir novos orçamentos, procure realizar uma nova estimativa.
Planilha de estimativa de custos de projeto
Anteriormente, falamos que o Timesheet é uma ferramenta que facilita o cálculo da estimativa de custo de projetos futuros. Isso acontece porque, essa solução registra o tempo e os gastos de um projeto em real.
Logo, ao finalizar o projeto, as horas consumidas pela equipe e os custos referentes a essas horas trabalhadas estão todos disponíveis para a gestão, e quando um projeto parecido precisar ser planejado e executado, boa parte de sua estimativa já estará feita.
Aprimore a sua gestão de projetos
Como você viu, a estimativa de custo de projeto é uma importante etapa que antecede a elaboração de um orçamento.
Sua principal vantagem é poder ser elaborada de forma livre, sem a pressão de ser um documento que formalize esses gastos, servindo como uma material que ajuda na visualização da viabilidade do projeto.
Se você deseja continuar aprimorando os seus conhecimentos sobre a gestão de projetos, não deixe de conferir outros artigos como esse no blog da Oitchau!
