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O espelho de ponto é um dos documentos mais importantes da gestão de pessoas. Sua importância se revela tanto para fins administrativos e burocráticos quanto para os estratégicos.
Por isso, saiba mais sobre ele e como fazê-lo corretamente na sua empresa, evitando erros que podem custar caro posteriormente.
O que é espelho de ponto?
O espelho de ponto é o documento que revela todas as informações decorrentes do controle de ponto de um colaborador. Ele também é conhecido como cartão de ponto, embora este termo hoje seja mais utilizado para se referir aos antigos sistemas manuais.
Por meio dele é possível determinar quantas horas o trabalhador trabalhou em um dia, na semana e durante o mês correspondente. Igualmente, é este documento que revela se houve horas extras, a duração dele, eventuais faltas e atrasos etc.
Portanto, esse é um documento fundamental para o pagamento do salário ao final do mês. Ele determina eventuais adições – como por trabalho extraordinário ou noturno – bem como descontos por faltas ou atrasos.
Ainda, trata-se de um documento vital para que a empresa demonstre o cumprimento das normas trabalhistas, tanto em fiscalizações promovidas pelas autoridades quanto em eventuais ações trabalhistas.
Todas as empresas devem ter espelho de ponto?
Não! De acordo com a lei trabalhista, o controle de jornada somente é obrigatório para empresas com 20 colaboradores formais ou número superior.
Contudo, isso não significa que as corporações com quadros mais enxutos não possam fazer esse controle. A empresa pode fazê-lo por pura liberalidade, o que acaba por oferecer uma série de vantagens.
Embora a obrigatoriedade do controle seja apenas para algumas empresas, todas são obrigadas a pagar corretamente pelo número de horas trabalhadas.
Ainda, ter informações sobre as jornadas traz uma série de dados importantes para a gestão de pessoas. Eles trazem informações sobre questões como produtividade, engajamento, assiduidade e outras questões que impactam no funcionamento da empresa.
Quais informações o espelho de ponto deve conter?
Ele é um documento que se dedica a revelar quantas horas o trabalhador trabalhou e como elas foram distribuídas ao longo dos dias e das semanas de um mês.
Dessa maneira, um espelho de ponto deve conter:
- Entradas;
- Saídas;
- Intervalos;
- Faltas;
- Número de horas extras;
- Número de horas noturnas;
- Identificação do empregador;
- Identificação do colaborador;
- Data de emissão do espelho;
- Jornada contratual.
Tratam-se de informações que permitam identificar quem é o colaborador, quantas horas ele trabalhou e quantas deveria ter trabalhado de acordo com o contrato de emprego.
Quais são os principais tipos de espelho de ponto?
Existem diferentes tipos de espelho de ponto. Eles variam de acordo com a forma como a empresa realiza o controle do tempo. Isto é, de quais meios são usados para a anotação de horas e o cálculo da jornada de trabalho.
O espelho manual é aquele que decorre da anotação manual de horas de trabalho em livros de ponto. Neste caso, o cálculo é igualmente manual. Este modelo gera riscos de erros de cálculo e perdas de informações, especialmente por rasuras ou esquecimento de anotação.
Outro tipo de espelho é o mecânico. Ele corresponde a um relógio cartográfico que realiza anotações em um cartão impresso. Assim como no caso anterior, tem riscos de esquecimento de anotação. Ainda, requer cálculos manuais de jornada.
Já o espelho de ponto digital é aquele que se utiliza de um sistema digitalizado tanto para a anotação das horas de trabalho quanto para o processamento delas. Ele dá maior liberdade para os colaboradores ao mesmo tempo em que desburocratiza o processo.
Isso acontece porque o sistema, na maioria das vezes, permite marcação presencial ou remota. Ele processa os dados e os transforma em informações concretas, com cálculos atualizados quanto às horas trabalhadas, as extraordinárias, os atrasos ou faltas.
Sistema de ponto digital Oitchau: Conheça os benefícios
Com o sistema de ponto digital da Oitchau gerar o seu espelho de ponto ficou muito mais fácil e seguro.
Essa é uma ferramenta que possui diferentes atributos que facilitam o trabalho do departamento de pessoal, bem como as estratégias de gestão de pessoas que cabem ao RH.
O sistema fica disponível para acesso de duas maneiras. Uma delas é na própria empresa, em um quiosque, para anotação presencial. A outra é um aplicativo que permite a marcação remota. Em ambos os casos há uso da biometria digital.
As anotações, após realizadas, são rapidamente processadas e disponibilizadas na nuvem. Por isso, diferentemente do que acontece no cartão mecânico ou manual, é possível se atualizar sobre as horas até então trabalhadas em qualquer momento do mês.
Isso aumenta o controle da empresa em relação, por exemplo, ao excesso de horas extras, de atrasos ou de faltas. Desse modo, é possível tomar decisões rápidas e que possam controlar a situação o quanto antes.
Segurança dos dados
Os dados das marcações da folha de ponto pelo sistema Oitchau ficam disponíveis na nuvem. Isso é interessante por dois motivos especiais.
Em primeiro lugar, porque facilita o acesso às informações tanto pelos gestores quanto pelos colaboradores. Em segundo lugar, porque protege as informações contra manipulações.
Diferentemente do que acontece com o sistema manual, aqui não há perigo de que haja rasura nas anotações ou que elas se percam. Por isso, elas ficam protegidas e serão utilizadas para o desenvolvimento do espelho de ponto.
Cálculos automáticos
O sistema Oitchau faz cálculos automáticos a partir das anotações de horários. Isso significa que ele determina em poucos segundos e de maneira automatizada quantas horas cada um trabalhou, o tempo de intervalo, o número de horas extras e noturnas etc.
Ao fazê-lo, impede erros nas aplicações de adicionais (de hora extra, noturno, insalubridade etc.) ou daqueles decorrentes por falhas na digitação. Isso economiza tempo para o departamento pessoal e agiliza as tarefas do setor.
Geração de espelho de ponto
Não apenas os cálculos de horas são automáticos, como a própria geração do espelho de ponto. As informações são organizadas de forma lógica e conforme as exigências legais que se aplicam ao documento.
O sistema de ponto Oitchau também permite a integração com o sistema de holerite. Com isso, é possível compartilhar automaticamente as informações de número de horas extras e valores para o software de geração de folha de pagamento.
Diante de tudo isso, não deixe de conhecer o espelho de ponto Oitchau e adote para a sua empresa as vantagens de digitalizar o controle de horas das suas equipes.
