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A definição do escopo do projeto é o primeiro passo para alcançar o sucesso na sua estratégia.
No entanto, este também é o primeiro ponto em que gestores e líderes de projeto acabam errando por não saber como fazer da melhor forma.
E se você quer aprender sobre o que é e como definir um escopo de projeto na prática, neste artigo nós estaremos explicando estes e outros pontos.
Boa leitura!
O que é escopo de projetos?
Uma maneira de controlar e limitar ações em uma gestão e projetos, cuidando para que todas as necessidades, tarefas e ações sejam supridas durante o processo dos projetos.
De forma resumida, o escopo do projeto é o que chamamos de “corpo”. Ele define tudo o que deve e, principalmente, não deve ser feito durante o projeto.
No ciclo de vida do projeto, a elaboração do escopo está na fase de iniciação, em que as principais diretrizes são definidas de acordo com as necessidades e expectativas do cliente.
Assim, serve como um guia para manter o que está dando certo ou eliminar o que não está contribuindo com o desenvolvimento dos projetos.
Ele também reúne todos os dados e relatórios para facilitar na análise e acompanhamento por parte da gestão de projetos.
Por que montar um escopo de projeto?
Porque este tipo de estratégia oferece uma série de benefícios para a execução dos projetos. A partir do escopo é possível ter em mãos dados essenciais para isso.
Afinal, o escopo reúne informações como os objetivos do projeto, quais são as entregas, suas respectivas tarefas e prazos, assim como o valor que cada fase custará.
Note, então, que ele traz dados que permitem a todos os envolvidos no projeto ter uma visão completa sobre o projeto, o que ele exige e quais são as necessidades dele.
Neste caso, aliás, não existe uma definição detalhada de cada questão a ser abordada. Apesar disso, o escopo de projeto traz tudo o que é essencial.
A concentração destas informações permite análises mais rápidas. Com um simples passar de olhos é possível coletar os dados mais importantes e que resumem cada fase.
Portanto, tê-lo é uma maneira de manter o projeto organizado, de entendê-lo e de manter os responsáveis pela sua execução sempre informados sobre a necessidade dele.
Quais os principais benefícios em montar o escopo de projetos?
A equipe e os colaboradores se beneficiam da aplicação de escopo de projeto, pois melhora o desenvolvimento interno.
Além disso, contribui com a agilidade e qualidade das entregas, melhora a produtividade, autonomia e motivação do time.
Fica mais fácil saber em qual momento do processo e em qual etapa, ocorreram falhas para que sejam discutidas modificações e adequações a fim de evitar que se repitam.
Passa a ter a redução de riscos, melhor alinhamento das expectativas para fazerem o cumprimento de acordo com o solicitado.
Dessa forma, facilita o destaque de alguns colaboradores em relação a parte técnica e proporciona maior otimização de tempo.
Como definir escopo de um projeto?
O escopo de projetos facilita na execução de objetivos, definições e práticas de atuação de desenvolvimento, melhorias e para acompanhamento de projetos posteriores.
Por isso, separamos a seguir 5 passos para iniciar a aplicação com a sua equipe.
Definição dos objetivos
O primeiro passo é definir qual o objetivo do projeto, o que se deve alcançar e quais as reais expectativas do cliente.
Aqui você vai perceber que a equipe de gerenciamento de projetos precisa manter uma forte relação com a área comercial. Afinal, a execução do projeto precisa estar alinhada com o que foi vendido para o cliente.
Um dos primeiros documentos a serem desenvolvidos é o TAP, ou Termo de Abertura do Projeto. Ele é uma descrição detalhada que define quais as características do produto ou serviço a ser entregue, fazendo a coleta dos requisitos.
Papéis e responsabilidades
Após realizar a abertura e definição das primeiras diretrizes, é preciso estabelecer quem estará participando da execução do projeto.
Aqui é preciso definir não só os papéis e responsabilidades da equipe interna, mas também de todas as pessoas envolvidas e interessadas em sua execução. Por exemplo:
- Clientes;
- Fornecedores;
- Consultores.
Isso vai facilitar os processos de comunicação e direcionar quem é responsável por qual área ou informação.
Definições de tarefas e prazos
Aqui entra a EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto.
Ela é um modelo que faz a “decomposição” das atividades e entregas de acordo com a sua ordem de realização.
Assim, ela divide o projeto em macro e micro etapas que trabalham com entradas, saídas e prazos a serem cumpridos.
Essas atividades abordam desde as etapas iniciais até a finalização do projeto, com a coleta de percepções e avaliação da qualidade junto ao cliente.
Lembre-se: além de precisar estabelecer prazos realizáveis, tanto a estrutura das atividades quanto os prazos devem estar sujeitos a modificações, seguindo as necessidades e dificuldades durante a execução.
Por isso, o ideal é realizar uma análise de projetos anteriores, bem como informar ao cliente sobre as possíveis alterações.
Restrições
Tão importante quanto definir o que deve ser feito, é também esclarecer o que não será realizado no projeto.
Isso porque, quando você deixa em aberto quais serviços e produtos serão entregues, ao longo da execução o cliente poderá solicitar alterações e novas demandas que não foram calculadas pela equipe comercial.
Como também não foram definidas na coleta de requisitos.
Por isso, para que a sua equipe não fique sobrecarregada com demandas extras e a empresa não precise arcar com mais recursos do que o necessário, as restrições devem estar claramente definidas e documentadas.
Ferramentas e requisitos de monitoramento
Nesta fase inicial, as ferramentas e requisitos de controle e avaliação do projeto também devem estar definidas.
Afinal, na etapa de definição de objetivos você está especificando o que será entregue ao cliente.
Ao final do projeto, a qualidade e alinhamento com as expectativas iniciais devem ser avaliadas para verificar possíveis falhas, que servirão como fonte de conhecimento no futuro.
Aqui é preciso estabelecer como, quando e quem estará participando dessa avaliação, bem como o método a ser usado.
Quais são as falhas que podem (e devem) ser evitadas?
Separamos também as principais falhas e erros, para serem evitadas durante o processo de escopo de projetos e garantir a redução de riscos, confira:
- Falta de transparência;
- Pouca clareza na comunicação;
- Realizar ações sem planejamento;
- Não definir prioridades;
- Visar riscos e não buscar rápidas resoluções;
- Não ouvir a equipe nas tomadas de decisão;
- Equipe sem capacitação;
- Não realizar análise de mercado e concorrência;
- Deixar o monitoramento de lado.
Estas são as falhas mais comuns durante um processo de urgência ou com pouca base de organização, mas que também podem acontecer mesmo seguindo os passos e definições.
E para que sejam evitadas, é preciso realizar um acompanhamento periódico, aceitar feedbacks e fornecer suporte a equipe.
Gerenciar o escopo de projetos é uma tarefa que envolve diversas áreas e competências. Por isso, o gerente do projeto deve entender sobre as mais diversas áreas. Dentre elas, a gestão financeira.
Como montar um escopo de projeto?
Confira, por fim, como montar um escopo de projeto sem deixar passar nenhum dos cuidados cruciais para o sucesso da execução!
Plano de gerenciamento
A montagem do escopo de projeto começa com a definição de um plano de gerenciamento para ele. Para isso, deve-se levar em consideração:
- Termo de abertura do projeto, que descreve em detalhes o que o projeto pretende e quais são as características do resultado final pretendido;
- Políticas e procedimentos aplicáveis no desenvolvimento do projeto;
- Infraestrutura e cultura organizacional do ambiente.
Necessidades do cliente
O escopo do projeto depende do entendimento de quais são as necessidades do cliente e o que ele objetiva.
Como o produto (ou serviço) final o ajudará e se associará aos seus interesses, enquadrando-se exatamente no que se esperava dele e alcançando as soluções prometidas.
Requisitos
Todos os projetos possuem requisitos próprios. Isto é, necessidades que se impõem para que o resultado final seja possível.
Por isso, ele também deve constar no escopo.
Existem requisitos funcionais, que se referem aos comportamentos do produto e não-funcionais, que dizem respeito às condições ideais para a eficácia do produto.
Entregas e responsáveis
Após determinar os requisitos, para montar o escopo de projeto é necessário descrever quais são as entregas envolvidas por ele e quem são os responsáveis por elas.
Neste ponto, há a decomposição das fases do projeto em subfases que elucidam as entregas. Com isso, é possível ter maior controle e poder de gestão.
Ainda, isso facilita a compreensão dos detalhes de cada parte, ao mesmo tempo em que evita que informações ou necessidades sejam ignoradas.
Quanto à determinação dos responsáveis pela entrega, isso ajuda na organização da equipe e compreensão do que e quando se deve fazer.
Validação e monitoramento
Por fim, é necessário validar o escopo com o cliente (ou com a diretoria da empresa) e, depois, monitorar o desenvolvimento do projeto com base neste mesmo escopo.
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