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As empresas atualmente estão cada vez mais atentas para as vantagens que o uso da tecnologia pode agregar no dia-a-dia. Além de todas as inovações tecnológicas que são lançadas diariamente no mercado, existem outras vantagens que estão cada dia mais acessíveis, que podem aumentar a qualidade de vida dos colaboradores, como ter uma equipe em home office.
Nesse momento que o Brasil está atravessando, com a chegada do Coronavírus, trabalhar de casa tem sido a melhor saída para muitas empresas, que adaptaram sua rotina para continuar com suas atividades.
O home office é uma modalidade de trabalho onde os colaboradores conseguem exercer suas atividades profissionais da sua própria casa, sem precisar se deslocar até o escritório diariamente.
Os profissionais estão acompanhando as tendências do mercado, e com isso estão cada vez mais preocupados em manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
O home office é uma oportunidade de equilíbrio para o colaborador, que está buscando estar mais perto dos seus familiares e ter uma vida mais saudável.
Algumas empresas já estão acostumadas a fazer gestão de equipes que trabalham à distância, como empresas de suporte ao cliente, instalação e manutenção, por exemplo. Porém, será que essa gestão está sendo feita corretamente? E para as empresas que estão iniciando a prática do home office, será que a gestão está feita da melhor forma?
Pensando nisso, preparamos um artigo especial para que você consiga fazer a gestão da sua equipe em home office da melhor forma possível, utilizando ferramentas e metodologias adequadas.
Como realizar o gerenciamento de uma equipe em home office?
Muitas empresas aderiram ao home office por conta da pandemia do covid-19, outras já estavam implementando em seus escritórios, pensando em todos os benefícios que são atribuídos ao modelo de trabalho.
No entanto, o maior medo dos gestores é que seus colaboradores percam o rendimento e baixem a produtividade por estar trabalhando de casa.
Para que isso não aconteça, é importante realizar um planejamento adequado das atividades que devem ser realizadas ao longo do dia pelos colaboradores. Veja algumas dicas para gerir sua equipe em home office.
Estabeleça contato com seus colaboradores
No momento da contratação de um colaborador que terá sua atuação fora do escritório, pode ser que ele se sinta deslocado da empresa, sem conhecer outros membros da equipe, sem contato com os demais colaboradores, pode fazer com que ele sinta isolado ou fora da cultura da empresa.
Ou ainda ele pode estar se sentindo sobrecarregado, por não ter contato com outros membros da equipe, para dividir anseios, buscar esclarecimentos e com isso acabar gerando um mal-estar.
Ao contratar um novo colaborador, crie uma rotina para que ele fique no escritório nas primeiras semanas, apresente os demais membros da equipe, funcionários de outras equipes, liderança, áreas estratégicas, para que ele sinta parte da empresa.
Na gestão de uma equipe em home office, é importante que seja construída uma rotina de encontros periódicos tanto entre os membros da equipe, quanto a equipe com o restante da empresa. Isso pode acontecer por videoconferência (principalmente em momentos de quarentena) ou em encontros no escritório.
Atenção máxima para comunicação
Para que todas as atividades fluam de maneira correta, a comunicação é o primeiro passo para que isso aconteça. Se a equipe em home office tenha membros que atuem em horários diferentes, ou que trabalhem em outros locais (alocado parcialmente em clientes, fazendo visita técnica…), todos os colaboradores precisam ter ciência dos horários, para que a comunicação aconteça normalmente.
Independente dos horários praticados pela sua equipe em home office, é importante que aconteça um alinhamento para evitar que os colaboradores se tornem improdutivos ou desalinhados, com demandas atrasadas por falta de comunicação.
A comunicação entre deve acontecer para informar expectativas, andamento dos processos que devem ser executados, garantir que a equipe esteja segura e sem problemas em relação à estrutura de tecnologia, e com as ferramentas do dia-a-dia. E além disso, se desejam compartilhar alguma dificuldade.
Além da troca de e-mails constantes, a utilização de comunicadores internos como Skype ou Hangouts, e o Whatsapp podem ser uma boa opção.
Ainda é possível optar por meios de comunicação que são disponibilizados pela empresa, como PABX e salas de áudio e videoconferência online, que são ideais para manter todo o time alinhado, além de incentivar a troca de ideias.
Implementação de ferramentas que ajudam no acompanhamento do trabalho da equipe em home office
O trabalho remoto iniciou a partir do momento que foram criados novos meios de comunicação e execução de atividades fora do escritório.
Hoje existem recursos que possibilitam a execução de atividades de qualquer lugar, como a tecnologia in cloud, onde o colaborador possui uma liberdade de acessar os dados de onde for mais conveniente.
A partir do momento que você habilitou uma equipe em home office para execução de atividades, é preciso que seja disponibilizado ferramentas que permitam o acesso às informações, compartilhamento, armazenamento de dados e comunicação com a equipe.
Tudo isso de forma simplificada e em tempo real, para evitar problemas de produtividade.
O Google, por exemplo, possui um conjunto de ferramentas bem interessante para armazenamento, compartilhamento e edição de diversos documentos em tempo real, com suporte para Word, Excel, Power Point, o Drive para armazenamento in cloud.
Caso a empresa tenha interesse em uma plataforma mais segura, uma sugestão interessante é o Sharepoint, que está na plataforma Microsoft, e pode servir para armazenamento e compartilhamento dentro da rede da empresa, criação de formulários, listas, workflows entre muitos outros recursos.
Para organização da equipe em home office, podemos citar os gerenciadores de atividades, como o Trello, Slack, entre outros.
Cada um possui seus próprios recursos, mas eles são perfeitos para organizar as tarefas da equipe, com priorização de entregas e atribuições de atividades para os membros.
Esse conjunto de ferramentas permite que sua equipe esteja sempre interagindo sobre todas as atividades do dia-a-dia e que seus líderes estejam sempre cientes da evolução de cada uma das tarefas em execução. Dessa forma, tudo fica muito mais simples para geração de um report ou responder um e-mail sobre uma determinada atividade.
Gestão da jornada de trabalho da equipe em home office
O controle de ponto deixou de ser uma burocracia para se tornar um instrumento importante de apoio para a gestão.
A automatização dos sistemas foram os principais responsáveis por essa mudança, eles incentivam que a área de Recursos Humanos esteja cada vez mais estratégica, facilitando a vida dos colaboradores.
Ter um controle de ponto digital reduz o tempo que a equipe de RH leva para ajustar algumas questões triviais, como ajustes de faltas, ausências entre outros.
O processo fica muito mais ágil, e com isso, os profissionais de RH conseguem direcionar seus esforços para um outro ponto, que é a gestão de pessoas.
A Oitchau possui a solução ideal para realizar a gestão do ponto para equipes em home office, pois o colaborador pode realizar a marcação utilizando seu próprio Smartphone, seu computador ou seu tablet, com a possibilidade de reconhecimento facial. Saiba mais sobre essa solução aqui!
Invista em feedbacks recorrentes
Assim como a comunicação, a transparência precisa ser trabalhada constantemente com os colaboradores que estão atuando home office.
É uma forma de garantir que todos os membros da equipe tenham acesso à todas as informações, sejam resultados conquistados, ajustes necessários para aumento da produtividade, novas atividades que serão incorporados ao time ou problemas que possa ter impactado em alguma entrega.
O feedback empresarial é fundamental para que todo o seu time se sinta parte da empresa, para que seja nutrido o comprometimento com as metas que foram traçadas pela empresa. Isso é passo importante para que a gestão de equipe em home office seja realizada com sucesso.
Os feedbacks devem ser constantes, de forma individual e em grupo, para que todos estejam sempre alinhados. Se a empresa tiver uma cultura de avaliações recorrentes, como avaliação 90° ou 180°, o feedback constante se torna ainda mais importante para os colaboradores.
Veja também: Trabalhar home office: 9 dicas essenciais
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