Explicação sobre o que é EAP e como utilizar na gestão de projetos

A estrutura analítica do projeto, ou EAP, é um dos principais documentos para a gestão de projetos. Isso porque ela vai guiar a realização das atividades de acordo com as necessidades de entrega.

Apesar de já ser um termo bastante conhecido e aplicado no gerenciamento de projetos, nem sempre os profissionais conseguem entender com clareza o que é a EAP, explicar a sua aplicação de forma prática ou mesmo desenvolver a sua estrutura com segurança.

E para que você consiga tirar todas as suas dúvidas sobre o tema, nós preparamos este artigo completo que vai te explicar os principais pontos dessa estrutura.

Confira o que você vai descobrir:

O que é EAP?

A Estrutura Analítica do Projeto, que vem do termo em inglês Breakdown Structure (WBS), realiza a organização do projeto por meio da divisão em macro e micro entregas. O seu principal objetivo é facilitar a visibilidade das tarefas e otimizar a estrutura do fluxo de entregas.

A explicação pode parecer complicada, mas existe um jeito bem simples de entender a EAP.

Imagine uma cebola. Aqui, a cebola seria todo o projeto que a sua equipe precisa executar. Para ser utilizada, uma cebola precisa ser cortada em pequenos pedaços. E depois as suas camadas precisam ser separadas para que possa existir o melhor aproveitamento do seu potencial.

Uma EAP funciona da mesma forma. Ela reúne todas as etapas, tarefas e entregas que precisam ser realizadas para que o sucesso do projeto seja atingido.

Assim, ela surge como uma estrutura que faz a decomposição das atividades em processos menores. Veja um modelo de EAP simplificado:

No ciclo de vida de um projeto, a construção da EAP de projetos está na fase inicial de planejamento. Isso significa que o projeto não deve ser iniciado sem que a estrutura tenha sido construída e aprovada pelas partes interessadas.

Qual a diferença entre EAP e cronograma?

A EAP e o cronograma de projetos estão fortemente alinhados, mas eles não são sinônimos. Enquanto a EAP faz a divisão e determina a sequência das atividades, o cronograma especifica quando elas devem acontecer.

O cronograma mostra tudo que é referente aos prazos do projeto como:

• Data de início;
• Processos em andamento;
• Toda a listagem de atividades;
• Os responsáveis ​​por cada ação;
• Tarefas em atraso;
• Fluxo de atividade.

Assim, para que o cronograma seja elaborado, a EAP já deve ter sido desenvolvida. Afinal, antes de saber quando fazer, é preciso planejar o que deve ser feito.

Como fazer uma EAP?

A construção da EAP, segundo o PMBOK, pode ser feita a partir de diversas abordagens. Assim, a sua estrutura pode seguir o padrão de uma lista resumida, um esquema de núcleos de entregas ou a definição de uma hierarquia de entregas.

De maneira geral, a EAP precisa responder a 3 questionamentos:

• Quais são as etapas do projeto?
• O que deve ser feito em cada uma delas?
• Quais resultados devem ser gerados a partir destas etapas?

Isso significa que alguns objetivos precisam ser atendidos:

• Alinhamento com o objetivo do projeto;
• Descrição dos entregáveis;
• Facilidade de compreensão do fluxo de trabalho;
• Clareza na realização do que deve ser feito.

Desse modo, algumas fases precisam ser realizadas. Veja a seguir.

Definir o modelo

Nesta etapa, deve ser feita a seleção do modelo de EAP com base nos critérios e informações do projeto.

Além disso, é aqui que deve ser realizado o recolhimento de informações, requisitos, direcionamentos, objetivo do projeto e demais documentos que possam guiar a construção da estrutura.

O termo de abertura do projeto (TAP) é um dos registros que devem ser alocados para a construção da EAP.

Divisão das fases do projeto

Após definir o que deve ser feito e quais os objetivos do projeto, a construção da EAP poderá ser iniciada.

Aqui, é importante que o responsável por sua elaboração compreenda que, mesmo que a empresa já trabalhe com metodologias padronizadas para a realização dos projetos, cada demanda apresenta necessidades únicas.

Isso significa que não existe um modelo infalível de EAP. O gestor de projetos deverá analisar as necessidades do cliente e fazer a construção do modelo com base nos seus objetivos.

Dessa forma, é possível utilizar modelos e analisar o histórico de projetos com sucesso, mas o ideal é que cada EAP seja personalizada para o seu objetivo final.

Desenvolver o dicionário da EAP

O dicionário da EAP é um guia que fornece todas as principais informações e detalhes sobre as etapas, tarefas e entregas a serem feitas durante o projeto. 

Ele é um documento de apoio para que as pessoas possam “ler” e entender o que cada descrição da EAP significa.

Nele, podem ser descritas informações como:

• Descrição da atividade;
• Conceitos;
• Responsáveis;
• Restrições e requisitos;
• Referenciais técnicos.

Validação da EAP 

Por fim, a EAP só poderá ser finalizada após a validação, que normalmente ocorre com a própria equipe do projeto ou líderes de projetos. 

É neste momento que o gerente do projeto deve identificar e aplicar os ajustes necessários para que o modelo seja aprovado, seguindo para a próxima etapa.

Qual a relação da EAP com os custos do projeto?

Como a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) consegue dividir as atividades e entregas em pequenas tarefas, isso torna o processo mais fácil de ser gerenciado.

Este é um grande benefício não só para acompanhar o desempenho das entregas, mas também realizar o gerenciamento de custos de projetos.

Isso acontece porque a estrutura analítica do projeto fornece as informações daquilo que será realizado no projeto. 

O planejamento financeiro pode ser desenvolvido com base nos recursos necessários para a sua execução, permitindo uma análise individual das necessidades de cada etapa.

Como você viu, o sucesso da EAP está relacionado com a capacidade de planejamento da equipe. Assim, é preciso levar esta competência para as demais áreas da gestão do projeto, como o controle de custos.

Para isso, a equipe de projetos deve conhecer e saber como aplicar de forma prática os conceitos de gerenciamento financeiro de projetos. E nós temos o material ideal para te ajudar.

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Como um timesheet pode ajudar nas etapas do projeto?

O desenvolvimento de um EAP é necessário em todos os projetos, independentemente dos setores envolvidos.

Todos eles podem se beneficiar de um timesheet, uma ferramenta que indica qual é o tempo que um colaborador leva para executar uma atividade. Saiba como ela pode ser útil.

Saiba quais atividades demoram mais

Por meio de um timesheet é possível colher informações sobre quais são as atividades que demandam mais tempo e quais são as de rápida execução.

Isso é importante para estipular a ordem das atividades e para priorizar umas frente às outras. Ainda, essa é uma informação útil para determinar o prazo que um projeto demandará para ser concluído, assim como para cada uma de suas etapas.

Faça a melhor distribuição das tarefas

A partir do conhecimento sobre quais são as atividades mais demoradas e as mais rápidas, o gestor de projetos também tem a chance de fazer uma distribuição mais justa e eficaz das responsabilidades.

Com isso, evita-se sobrecarregar um único colaborador com atividades mais demoradas ou deixar outros com tempo livre por se responsabilizar apenas por tarefas que rapidamente são concluídas.

Essa distribuição equilibrada de tarefas reflete tanto na produtividade da equipe quanto no clima organizacional. Afinal, evita que um único trabalhador ou grupo de colaboradores assuma as questões mais difíceis e de lenta execução.

Direcione treinamentos conforme necessidade

As informações disponíveis em um timesheet são úteis para a capacitação dos colaboradores.

A partir delas, o gestor passa a saber quais são os colaboradores mais ágeis e quais são os mais demorados. Igualmente, pode identificar quais são as tarefas que apresentam mais dificuldade para cada colaborador, ao verificar as diferenças de tempo de execução.

Dessa forma, pode garantir que os colaboradores tenham acesso aos treinamentos e à capacitação dos quais necessitam para desenvolver de forma mais ágil suas atividades.

Estruture melhor o seu projeto

A estrutura de um projeto, inclusive do EAP, é facilitada pelo uso de um timesheet. Isso acontece pela distribuição equilibrada de tarefas, pela estipulação da ordem em que elas serão executadas e pelo ajuste dos prazos.

Aliás, o timesheet não é útil apenas para um projeto atual. Na verdade, ele permite que a empresa analise os dados de um projeto e use os conhecimentos obtidos para melhorar as tarefas futuras.

Portanto, trata-se de uma ferramenta que pode ser utilizada para melhorias constantes das equipes e de suas tarefas, bem como do resultado de projetos.

Como funciona o timesheet?

O timesheet Oitchau é um plugin que pode ser utilizado junto aos softwares de gerenciamento de projetos. Assim que uma atividade é iniciada, ele começa a contagem do tempo necessário até seu encerramento.

Caso o trabalhador necessite suspender a execução para passar a uma atividade mais urgente, isso não atrapalha a contagem do timesheet. Ele suspende o controle da tarefa atual e volta a contagem, de onde parou, quando ela for retomada.

Esse tipo de ferramenta é de grande utilidade na gestão de projetos e pode levá-la a outro patamar.