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Os documentos fiscais têm relevância na empresa, pois é importante garantir o cumprimento das premissas legais, para evitar multas e penalidades. Além disso, é importante garantir a transparência e o bom relacionamento com os funcionários.
O RH é o setor que lida constantemente com estes documentos. E entre os documentos fiscais mais relevantes estão os relacionados ao ponto eletrônico, uma obrigação para a maioria das empresas. Logo, garantir a segurança das informações e a organização de documentos fiscais, a fim de entregar e armazená-los, é algo essencial.
Documentos fiscais do controle de ponto e segurança
A falta de organização de com os documentos fiscais, inclusive com os de controle de ponto, podem resultar em penalização por parte dos órgãos fiscalizadores. Desta forma, os horários, faltas e abonos devem ser devidamente registrados. Muitas empresas adotam softwares de controle de ponto – como é o caso da plataforma Oitchau – que além de captarem os registros em diferentes situações, registram e documentam estas informações, com amparo legal.
As falhas eram (e continuam sendo, em alguns casos) muito comuns em empresas que fazem o registro manual da jornada de trabalho em livro ponto. Também podem acontecer em sistemas que não seguem as disposições legais ou que não investem em segurança de dados – como certificações, dispositivos de reconhecimento facial, acesso restrito dos dados, computação na nuvem, servidores com redundância e recuperação de dados, etc.
O controle de ponto e o armazenamento organizado e seguro de documentos fiscais, além de evitar fraudes, irregularidades e incompatibilidades de registros e horários, deve evitar também a duplicidade.
Documentos fiscais que devem ser armazenados
Estes são os documentos fiscais que devem ser armazenados pela empresa – muitos destes documentos envolvem os registros de controle de ponto:
Armazenados por 2 anos:
- Aviso prévio;
- Pedido de demissão;
- TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho).
Armazenados por 3 anos:
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Armazenados por 5 anos:
- Acordo de compensação de horas;
- Acordo de prorrogação de horas;
- Comprovantes de Adiantamento salarial (para efeitos trabalhistas);
- Atestados médicos (para efeitos trabalhistas);
- Autorização de descontos;
- Controle de ponto;
- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
- Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;
- Recibos de pagamento de abono pecuniário;
- Recibos de pagamento e adiantamento salarial;
- Recibos de pagamento e gozo de férias e 13º salário;
- Pagamento de salário;
- Pagamento de vale transporte (pedido, recibo de entrega, alteração de endereço, etc.);
- Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa e requerimento do Seguro Desemprego);
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
- Comprovante de pagamento ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS;
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS;
- Comprovante de pagamento ou declaração do segurado;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária;
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias;
- Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços;
- Salário-educação – documentos relacionados ao benefício;
- Salário-família – documentos relacionados ao benefício;
- Salário-maternidade – documentos relacionados ao benefício;
- Demais documentos sujeito à fiscalização do INSS;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).
Armazenados por 10 anos
- Folha de Pagamento.
Armazenados por 20 anos:
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda documentação.
- Documentos que devem ser armazenados por 30 anos
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados;
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).
- Documentos que devem ser armazenados por tempo indeterminado
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Livros/fichas de registro de empregados;
- Livro “Registro de Segurança” das caldeiras e vasos sob pressão;
- Contrato de trabalho;
- Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes individuais.
Registro e armazenamento do controle de ponto
Além dos registros eletrônicos, mesmos os entregues aos órgãos fiscalizadores, a empresa deve arquivar os registros impressos. O controle de ponto digital possui regras próprias – que você poderá entender melhor lendo esta matéria ou as premissas do site do Governo Federal.
Há um padrão as ser seguido exigido pela lei para a coleta e armazenamento das informações de controle de ponto – como a Portaria 1510 e 373, por exemplo.
Há a obrigatoriedade da marcação de ponto para empresas com mais de 10 colaboradores e a proibição de restrição de marcação. Os sistemas digitais permitem automatizar o controle e o armazenamento dos registros, permitindo mais segurança e disposição na entrega dos documentos fiscais.
Controle de Ponto Oitchau
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Veja também: Saiba tudo sobre Rescisão de Contrato de Trabalho CLT
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