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Você já deve ter se deparado diversas vezes com a frase “tempo é dinheiro”, e não é a toa que a má gestão de tempo e produtividade prejudica as empresas em suas entregas, e em decorrência o financeiro também.
Apesar de existirem diversas ferramentas e técnicas para otimização de tempo, com o imediatismos dos dias atuais, parece que o tempo não foi aproveitado.
E também faz pensar que precisaria de horas a mais em um dia, para conseguir cumprir todas as entregas, ter hora de descanso, lazer e momentos com a família.
A gestão de tempo e produtividade, se tornou um desafio para a maioria das empresas, que precisam se reinventar para não acabar colocando os colaboradores em acúmulo ou desvio de tarefas.
Por isso, separamos os pontos principais para se atentar e aplicá-los na sua empresa. Boa leitura!
O que é gestão de tempo e produtividade?
É o processo de estabilizar a quantidade de tempo que será gasta, em determinadas etapas de projetos e até mesmo do seu dia. Seja para dedicar seu tempo ao trabalho, como a hobbies e descanso.
São focados em aumentar a produtividade e eficiência das entregas, para que não haja tempo ocioso e também para que não ocupe todo o tempo, pois os dois extremos indicam um gerenciamento de tempo e produtividade ruins.
No ambiente de trabalho deve se unir a ação, produção seja ela feita por pessoas, máquinas, uso de softwares, máquinas. Deve ser definido um aumento ou redução de tempo.
Exemplo: uma empresa de indústria analisou que cada funcionário demora cerca de 50 segundos, para finalizar o processo de retirada de pacotes de uma máquina levando a outra.
Mas essa entrega não estava trazendo bons resultados, então decidiram colocar uma máquina para fazer uma ligação, e assim os funcionários demoraram apenas 10 segundos por estar mais próxima.
Além de ter reduzido o tempo, também tornou o trabalho do colaborador mais facilitado, o desgastando menos e aumentando a produção. E esse exemplo pode se aplicar a outras áreas no dia a dia.
Qual a importância da gestão de tempo?
Ter um planejamento contribui para a otimização de tarefas, para o gestor e seus colaboradores saberem o que devem priorizar.
Também passam a saber quais atividades demandam mais tempo, conseguem se programar porque já sabem quanto tempo será gasto durante o dia e alinham junto aos prazos estabelecidos.
A sua importância é extrema, desde a realizar uma reunião, a fazer a organização e distribuição de tarefas até a finalização da entrega.
Lidamos com a gestão de tempo e produtividade diariamente, e manter ele otimizado facilita para que nada fiquei sempre para o outro dia, para que a procrastinação seja evitada e também limita a quantidade de falhas.
8 dicas para melhorar a gestão de tempo e produtividade?
Já sabemos o quanto a otimização de tempo auxilia na rotina de uma empresa, trouxemos os principais pontos que vão te auxiliar a tornar essa gestão mais ágil e produtiva.
1. Planejamento
Saber quais são os objetivos a serem alcançados semanalmente, para que no final do mês tenha os resultados esperados.
Precisa pensar nas estratégias, planos A e B, o que será feito em caso de falhas, quais atividades precisam ser realizadas primeiro para dar sequência as outras etapas.
2. Definição de metas e entregas
De acordo com os objetivos, as metas precisam ser atingidas e qual o período que devem ser feitas, para realizar a entrega dentro do prazo.
Cada tarefa tem um prazo, seja par ser feita em dois dias ou por horas, mas é preciso definir um determinado tempo para cada tarefa ser feita até a data de entrega.
3. Definir equipes e responsáveis
Cada colaborador terá suas tarefas individuais que completam o todo, no caso a equipe. É importante que fique claro para cada funcionário qual é o seu papel dentro do processo.
Porque o atraso de um irá prejudicar a atividade do outro, e assim além de prejudicar a entrega também pode gerar conflitos.
4. Cronograma
Pode ser feito através de uma plataforma digital ou planilhas de excel, deve conter todas as datas, as atividades, os responsáveis e marcação de entrega, atraso e andamento.
O cronograma serve para dar orientação a equipe, também para o gestor realizar o acompanhamento e ter uma visão geral do que está sendo feito.
5. Matriz GUT
As siglas indicam Gravidade para indicar quais atividades precisam ser feitas imediatamente, Urgência para mostrar as tarefas que já estão em situação de alerta seja com falhas ou atrasos.
E a Tendência que indica quais atividades estão precisando de atenção, para não entrarem em nível de urgência ou gravidade.
A sua aplicação funciona com a distribuição dos números de 1 a 5 (sendo 1 menos grave para 5 mais grave), ao final deve realizar uma soma e este resultado é o valor total do GUT.
Para conseguir criar um planejamento, definições e cronograma em cima dessa matriz, basta observar as numerações de cada tarefa, sendo colocada primeiro no calendário as de número 5 e assim por diante.
6. Técnica Pomodoro
É uma técnica em que separa o tempo de trabalho em 4 ciclos e com intervalo em cada um deles.
Do 1º ao 3º ciclo consiste em trabalhar por 25 minutos e pausar por 5 min, nesse caso repetindo 3 vezes, o que totaliza 2 horas de trabalho e 15 de intervalo.
Já no 4º ciclo trabalha por mais 25 minutos e ao final faz uma pausa maior de 15 a 30 minutos, e depois retorna ao 1º ciclo.
Esse método é aplicável para qualquer pessoa, tanto colaborador quanto gestor. Pois mantêm a concentração no que está fazendo, evitando distrações exatamente por determinar um tempo mínimo par isso.
7. Metodologias agéis
A alternativa mais utilizada para gestão de tarefas e também pode ser aplicada na gestão de tempo e produtividade, pois determina quanto tempo deve ter reunioes diárias e planejamentos.
Dentro das metodologias têm:
O Scrum que define 15 minutos para reuniões diárias, até 8 horas para criar um planejamento, 4 horas para revisão de planejamento e até 3 horas para rever todo o processo.
Tem também o Lean que foca na redução de custos, elimina tarefas de baixo desempenho e o Kanban que lista o que será feito, o que está em andamento e o que foi finalizado.
8. Utilizar ferramentas de gestão de tempo
Muitas ferramentas possuem aplicação que disponibiliza funções, que se aplicam a todas as dicas e também às metodologias ágeis.
Em que basta colocar as tarefas, prazos e responsáveis na plataforma que conforme anotarem que foi cumprido ou que está em atraso, a ferramenta vai mostrando.
Auxilia na organização, proteção das informações e também na acessibilidade, por ser digital é possível deixar as restrições menos limitadas.
Como fazer a gestão de tempo e produtividade dos seus colaboradores?
Para isso é possível se valer de uma série de estratégias. Por exemplo, de políticas internas, bem como de ferramentas que auxiliem na distribuição de tarefas.
Além disso, hoje é possível encontrar softwares como timesheets, que são capazes de medir exatamente o tempo gasto em cada uma das atividades internas.
Por isso, além de usar um bom sistema de controle de jornada, a empresa também deve investir em outras ferramentas, como veremos abaixo.
Ferramentas para fazer a gestão de tempo e produtividade
Existem várias ferramentas que podem auxiliar na gestão do tempo e da produtividade. Enquanto algumas são gratuitas, outras são pagas.
Conheça algumas das principais:
- Trello;
- Asana;
- Todoist;
- JIRA;
- Notion;
- Clickup;
- Timesheet Oitchau.
Como a Oitchau pode te ajudar na gestão do tempo?
A Oitchau é uma empresa especializada na gestão de tempo para empresas e atua, para isso, em diversas frentes.
Uma delas se refere ao seu cartão de ponto digital. Moderno, ele se baseia em sistema de nuvem e é completamente seguro contra manipulações.
Além disso, por ser digital, ele faz a automatização de uma série de tarefas. Por exemplo, ele faz o cálculo automático das horas extras e do banco de horas.
Igualmente, faz a atualização dos sistemas em tempo real. Isto é, não exige que se espere até o final do mês para se ter acesso às informações de jornada.
Ainda, ele é compatível com sistemas de geração de holerite. Isso permite a desburocratização do seu RH e a economia do tempo dos colaboradores do setor.
Outro ponto interessante do sistema digital de jornada da Oitchau é que ele tem marcação por biometria facial. Ela pode ser feita por totem, na empresa, ou por app de celular.
Por isso, o sistema da Oitchau é o mais moderno para a gestão de jornada. Ele fica disponível para trabalhadores remotos e para os que prestam serviços presencialmente.
Mas não é só isso. Além do cartão ponto, agora a Oitchau também possui um sistema de timesheet que é capaz de melhorar ainda mais a gestão de tempo dos seus colaboradores.
Diferentemente do controle de jornada, que mede o número de horas de trabalho diário, o timesheet analisa como o tempo da jornada dos colaboradores é gasto.
Isto é, como eles dedicam as horas de trabalho às atividades. O sistema é capaz de determinar o tempo exato em cada tarefa.
Para isso, ele permite a integração com outros sistemas de organização de tarefas. Dentre eles estão, por exemplo, o Trello, Asana e Todoist.
Basta que o colaborador dê início à atividade e indique a inicialização dela. Ao final, também indica que a concluiu.
Caso precise interrompê-la, durante a execução, para passar a outra atividade, o colaborador pode fazê-lo sem prejuízo da computação do tempo.
Assim, a ferramenta é prática e intuitiva. Ela é capaz de determinar exatamente quantos minutos e segundos foram gastos em cada uma das atividades.
Desse modo, não deixe de contar com a Oitchau para fazer a melhor gestão do tempo e produtividade!
