Fechamento da folha de pagamento: 8 dicas para fazer!

O fechamento da folha de pagamento é uma tarefa importante que cabe ao RH. A partir disso, é possível determinar quais serão os valores pagos a cada colaborador.

Apesar da importância deste documento, muitas empresas falham ao gerá-lo, realizando erros nos prazos de fechamento e nos cálculos estão dentre os problemas encontrados.

Para ajudar você, preparamos este guia completo sobre folha de pagamento, reunindo abaixo as respostas para as principais dúvidas sobre o tema. 

Confira!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento também é o documento que traz as informações sobre as verbas que serão pagas mensalmente ao trabalhador. Assim, é o documento que direciona os pagamentos ao final do mês. 

As verbas se baseiam no salário contratual, conforme anotação no contrato de trabalho, ficha de registro e CTPS.

Contudo, também variam mês a mês, o que decorre, por exemplo:

• Horas extras;
• Trabalho noturno;
• Faltas com e sem justificativa;
• Saída de férias;
• Licenças.

Qual a diferença entre folha de ponto e folha de pagamento?

Enquanto a folha de ponto indica quais foram as jornadas efetivamente cumpridas pelo colaborador ao longo do mês, a folha de pagamento aponta quais são as verbas às quais o trabalhador tem direito.

Dessa forma, a folha de ponto traz informações como:

• Número de horas trabalhadas;
• Horas extras;
• Aumento ou redução do banco de horas;
• Ocorrência de trabalho noturno.

Por outro lado, a folha de pagamento conta com os seguintes dados:

• Quantidade de horas extras e valor;
• Salário;
• Adicionais (de gratificação, de função, comissões, gorjetas, de insalubridade, periculosidade);
• Descontos (INSS, atrasos, faltas).

Desse modo, veja que ambos os documentos são importantes, embora não sejam coincidentes. 

Eles, apesar disso, se relacionam, uma vez que a folha de pagamento depende das informações presentes na folha de ponto.

Qual a data de fechamento da folha de pagamento?

De forma geral, a data de fechamento da folha de pagamento pode variar de empresa para empresa, dependendo das políticas internas e do cronograma de processamento de pagamentos.

No entanto, geralmente, a folha de pagamento é fechada alguns dias antes do dia do pagamento aos colaboradores.

Em muitas empresas, o fechamento da folha de pagamento ocorre cerca de uma semana antes do dia de pagamento, para permitir tempo suficiente para o processamento dos dados, cálculos de impostos e contribuições, revisões e aprovações necessárias.

Dessa forma, é importante que o fechamento da folha de pagamento seja feito dentro do prazo estabelecido para garantir que todos os dados estejam corretos e os pagamentos sejam processados sem atrasos. 

Afinal, atrasos no fechamento da folha de pagamento podem resultar em atrasos nos pagamentos aos colaboradores e em possíveis penalidades por parte das autoridades fiscais e trabalhistas.

Quando fecha a folha de pagamento?

O fechamento da folha de pagamento deve ocorrer até o último dia do mês vigente. Isto é, em fevereiro este fechamento deverá ocorrer até o dia 28. Em março, até o dia 31 e assim por diante.

Com isso, torna-se possível cumprir a norma que estabelece que o pagamento do salário mensal ocorrerá até o 5° dia útil. Em caso contrário, atrasos se tornam comuns, assim como erros de cálculos.

Quem faz o fechamento de folha de pagamento?

Em regra, o fechamento da folha de pagamento geralmente é responsabilidade da área de RH, Departamento Pessoal (DP) ou do Setor Financeiro da empresa.

Isso se aplica quando esses departamentos são os responsáveis ​​por coletar as informações relevantes sobre horas trabalhadas, salários, benefícios, deduções e outros dados pertinentes dos colaboradores.

Além disso, o processo de fechamento da folha de pagamento pode envolver várias etapas, incluindo:

• Coleta de informações: os departamentos responsáveis coletam os dados necessários, como horas trabalhadas, folgas, licenças, comissões;
• Cálculos de pagamentos e deduções: com base nas informações coletadas, são feitos os cálculos dos salários e das deduções obrigatórias, como impostos, contribuições previdenciárias e benefícios;
• Revisão e aprovação: após os cálculos, a folha de pagamento é revisada para garantir que todos os dados estejam corretos e todos os pagamentos e deduções estejam de acordo com as políticas da empresa e com a legislação trabalhista. Em seguida, ela é aprovada pelos responsáveis pelo processo;
• Realização dos pagamentos: após a aprovação, os pagamentos são processados e os salários são depositados nas contas dos colaboradores ou pagos conforme o método definido pela empresa;
• Arquivamento e cumprimento de obrigações legais: por fim, a folha de pagamento é arquivada para fins de registro e conformidade com as obrigações legais, como declarações fiscais e previdenciárias.

Como calcular o fechamento da folha de pagamento?

São várias as verbas que entram na folha de pagamento. Elas incluem as verbas que compõem a remuneração do colaborador e os descontos sobre ela.

Dentre os descontos estão:

• INSS (depende da faixa salarial);
• IRFF (também depende da faixa salarial);
• Vale-transporte (desconto de até 6% do salário-base);
• Vale-alimentação (desconto de até 20% do salário-base, o que depende das Convenções Coletivas e do contrato de trabalho).

Por outro lado, são verbas que compõem a remuneração:

• Salário contratual;
• Horas extras;
• Adicionais (insalubridade, periculosidade, etc.);
• FGTS (8% do salário) que embora não seja pago diretamente ao trabalhador, mas a uma conta de Fundo de Garantia, faz parte da remuneração. Ele não pode ter desconto do salário e é inteiramente suportado pelo empregador.

No entanto, quando falamos de um processo automatizado, a folha de pagamento online não exige a realização de cálculos manuais. 

Nesse caso, será preciso apenas a realização da integração com o sistema de controle de ponto e as informações essenciais a este documento, já apresentadas acima.

O próprio sistema da folha, quando alimentado corretamente, já vai realizar os cálculos de forma automática.

O que é folha de pagamento online?

Além do modelo convencional, existe também a folha de pagamento online que é uma forma de fazer o controle sobre os valores que devem ser pagos aos colaboradores, os descontos, adicionais e prêmios. Ela é uma versão digital do documento de pagamentos.

Através de um sistema unificado, a empresa tem acesso aos contracheques dos colaboradores online, onde o contador responsável realiza o lançamento de todos os dados referente ao pagamento da jornada mensal, incluindo os benefícios, como:

• Vale transporte;
• Vale alimentação/refeição;
• INSS;
• IRPF.

Quais são os tipos de folha de pagamento online?

Atualmente é possível se reconhecer dois modelos de folhas de pagamento desse tipo. Uma corresponde a uma planilha enquanto a outra é realmente digital. Veja as principais características de cada uma delas.

Folha de pagamento por planilha online

O documento se desenvolve por uma planilha própria que fica em sistemas de nuvem como o Google Docs. É possível acessá-la de qualquer lugar, com acesso aos dados que ele resguarda.

Nesse caso, cabe ao colaborador do RH preencher todas as informações sobre cada um dos funcionários, verbas e descontos de forma manual, sendo que um sistema é capaz apenas de automatizar os cálculos após obter tais dados.

Esse modelo oferece um risco mais alto de falhas, que pode gerar problemas no futuro para as empresas.

Sistema digital de folha de pagamento

Já o sistema digital de folha de pagamento, não exige nenhum input manual. A plataforma Oitchau, por exemplo, faz a integração com o sistema de folha, permitindo um processo muito mais ágil e seguro.

Todos os dados são internalizados pela própria ferramenta, a partir da coleta de informações da jornada de trabalho, como os horários praticados, adicionais, horas adicionais, entre outros.

Esse é o tipo de produto que é capaz de captar informações de outros sistemas que o RH utilize e aos quais tenha acesso.

Quais são as vantagens de optar por folha de pagamento online com sistema automatizado?

Existem inúmeras vantagens em se utilizar um sistema de pagamento online e para que não restem dúvidas nós listamos as principais delas:

• Compatibilidade com sistemas de registro de ponto;
• Automação dos processos;
• Maior segurança no processamento das informações;
• Menores riscos de falha humana;
• Otimização do tempo da equipe;
• Informações completas sobre indicadores como banco de horas.

Como integrar a folha de pagamento online a um controle de ponto?

A integração do controle de ponto com a folha de pagamento online facilita a rotina do RH, ao mesmo tempo em que torna a tarefa de análise e processamento das informações mais segura.

Com o Oitchau, basta acessar o seu sistema de folha de pagamentos online, gerar o token de integração exclusivo e selecionar as informações que serão compartilhadas. 

A rotina funciona da seguinte forma:

• O colaborador realiza o apontamento da sua jornada no sistema Oitchau;
• O Oitchau envia os dados coletados para o sistema de folha de pagamento online – já com o cálculo realizado das horas trabalhadas;
• Por fim, o sistema de folha, finaliza adicionando as informações pertinentes ao processo

A partir disso, todas as informações sobre o controle de ponto serão enviadas automaticamente para o processamento da folha de pagamentos online.

Quais requisitos devem constar na folha salarial?

A folha de pagamento, independentemente se digital ou não, deve conter algumas informações imprescindíveis. Afinal, são elas que baseiam os pagamentos e que demonstram como se chegou ao valor final.

Nos itens abaixo, veja o que não pode faltar na sua folha de pagamento para que ela siga os limites impostos por lei.

Dados do empregador e do funcionário

Primeiramente, é crucial que a folha de pagamento conte com todas as informações sobre o empregador e sobre o colaborador. 

O primeiro tem identificação pelo nome, endereço e CNPJ. Já sobre o funcionário é necessário reunir dados como nome completo, cargo e função. Tudo isso deve estar claro no documento, em uma espécie de cabeçalho.

Descontos da folha de pagamento

Ainda, outros dos dados que devem estar presentes na folha de pagamento são os que se referem aos descontos. Vale lembrar que apenas é possível descontar da remuneração as verbas que a lei permite.

Dentre os descontos que devem constar na folha estão:

• INSS (com quota da contribuição e valor correspondente);
• Contribuição sindical (somente é possível mediante a autorização do colaborador);
• Descontos decorrentes de vales, como alimentação, transporte, etc. (conforme limite estabelecido por lei, com valores em destaque);
• Descontos decorrentes de atrasos ou faltas.

Valor do salário (bruto e líquido)

Ainda, o pagamento da remuneração, incluindo horas extras, FGTS, contribuição de INSS e outros depende do valor do salário do trabalhador. E ele se apresenta em duas versões: bruto e líquido.

O bruto corresponde à soma do valor da remuneração registrada em CTPS e contrato com as horas extras, vales, FGTS e demais valores que somem à remuneração mensal do trabalhador.

Já o salário líquido é aquele que ele realmente recebe. Ou seja, que tem desconto do INSS de contribuição por parte do funcionário, bem como os demais referentes às faltas, contribuições em vales, empréstimos consignados, etc.

Além disso, o salário líquido não conta com o valor do FGTS. Porém, cabe lembrar que ele não é descontado do trabalhador, pois é um benefício pago pelo empregador, unicamente, em favor do funcionário. 

Contudo, não vai à conta bancária do beneficiário, e sim a uma conta específica na Caixa Econômica, exclusiva para o Fundo de Garantia, cuja movimentação depende de situações específicas.

Número de dias trabalhados

Ainda, a folha de ponto deve contar com dados sobre o número de dias trabalhados ao longo do mês. 

Eles são importantes, pois determinam o número de dias de descanso semanal remunerado, dentre outras questões que se referem aos vales de alimentação, transporte, etc.

Horas totais, extras e adicionais aplicados

Por fim, deve-se determinar na folha de pagamento, também, as horas totais de trabalho durante o mês. Ao fazê-lo, é necessário distinguir quais são os números de horas extras, os adicionais praticados (se mais de um, necessário esclarecer) bem como o valor delas.

Qual o melhor sistema de folha de pagamento?

O sistema digital de folha de pagamento é o melhor dentre as opções online que existem hoje. E o melhor é que a plataforma Oitchau oferece um sistema de gestão completo!

Ele se destaca por ser uma ferramenta confiável, com uma integração facilitada entre os sistemas, garantindo a geração de uma informação confiável.

Assim, é possível economizar muito tempo para o departamento de RH, ao mesmo tempo em que evita erros que podem atrapalhar as atividades da empresa e sua relação com os colaboradores.

Como preencher a folha de pagamento online?

O ponto principal do preenchimento da folha de pagamento online está em, primeiramente, reunir as principais informações do colaborador. São elas:

• Nome;
• E-mail;
• CPF;
• PIS;
• Cargo;
• Departamento;
• Supervisões e lideranças;
• Data de admissão;
• Jornada de trabalho acordada em contrato;
• Salário em contrato.

A partir disso, a alimentação das informações referentes à rotina de trabalho podem ser preenchidas de forma automática por meio da integração entre o sistema de folha e o controle de ponto dos colaboradores.

Como calcular a folha de pagamento online?

Por ser um processo automatizado, a folha de pagamento online não exige a realização de cálculos manuais. Aqui, será preciso apenas a realização da integração com o sistema de controle de ponto e as informações essenciais a este documento, já apresentadas acima.

O próprio sistema da folha, quando alimentado corretamente, já vai realizar os cálculos de forma automática.

Como consultar a folha de pagamento?

A  forma de consultar a folha de pagamento pode variar dependendo da organização em que você trabalha. No entanto, existem algumas maneiras mais comuns:

• Portal: muitas empresas têm um portal online onde os colaboradores podem acessar várias informações relacionadas ao emprego, incluindo a folha de pagamento;
• Recursos Humanos (RH) ou Departamento Pessoal (DP): se a sua empresa não disponibiliza um portal, você pode entrar em contato com o departamento de RH ou DP e solicitar uma cópia da sua folha de pagamento;
• E-mail: é possível que a empresa envie o holerite para seus colaboradores por meio do e-mail corporativo todos os meses;
• Aplicativos de RH: algumas organizações têm apps de RH que permitem que os funcionários acessem informações relacionadas ao trabalho.

Lembrando que, por questões de privacidade e segurança, normalmente você só terá acesso à sua própria folha de pagamento e não a de outros funcionários.

Se você tiver dificuldades em encontrar a folha de pagamento ou não souber como acessá-la, a melhor opção é entrar em contato com o setor de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal da sua empresa. Isso porque eles poderão orientá-lo sobre o procedimento específico adotado pela organização.

Como integrar a folha de pagamento online a um controle de ponto?

A integração do controle de ponto com a folha de pagamento online facilita a rotina do RH, ao mesmo tempo em que torna a tarefa de análise e processamento das informações mais segura.

Com o Oitchau, basta acessar o seu sistema de folha de pagamentos online, gerar o token de integração exclusivo e selecionar as informações que serão compartilhadas. 

A partir disso, todas as informações sobre o controle de ponto serão enviadas automaticamente para o processamento da folha de pagamentos online.

O que é preciso para reduzir os custos na folha de pagamento?

Algumas pequenas alterações na rotina dos colaboradores podem dar ótimos resultados quando o assunto é apertar o cinto e diminuir os gastos da folha de pagamento.

São detalhes que no dia a dia atribulado das empresas acabam passando despercebidos. Listamos abaixo algumas dicas para diminuir os custos atrelados à folha de pagamento e proteger o orçamento da empresa.

Reduzir o número de horas extras

Otimizar a jornada de trabalho dos colaboradores é importante para descartar a necessidade de horas extras. Essa redução desonera bastante os custos na folha de pagamento. Além disso, a organização da rotina de trabalho se reflete em qualidade de vida para o colaborador.

A redução de horas extras também contribui para que haja uma diminuição dos custos operacionais como água e energia.

Dessa forma, impor limites para a realização de horas extras é fundamental para economizar drasticamente na folha.

A dica aqui é procurar por soluções que permitam que os colaboradores sejam mais produtivos e consigam dar conta de suas tarefas, sem precisar fazer hora extra.

Para que isso aconteça, é necessário rever as funções de cada um e, logo de cara, identificar os colaboradores que estão sobrecarregados, por exemplo aqueles que assumiram as funções de um colega que está em licença.

Mesmo que este não seja o caso de sua empresa, delegar as tarefas de forma equilibrada é uma maneira gratificante de valorizar o bem-estar do seu colaborador e diminuir a necessidade de horas extras.

Nas empresas em que é impossível diminuir as horas extras, determinar um banco de horas para ser utilizado em folgas ou férias é uma medida eficiente.

Para que isto se torne efetivo, é preciso consultar o acordo ou convenção coletivos da categoria para verificar se a implantação do banco de horas é permitida. Fique atento.

Aposte no Home Office

Outra maneira de reduzir custos nas folhas de pagamento dos funcionários é a adoção do home office.

Nesse caso, o empregado sequer precisa sair de sua residência para prestar serviços à empresa. Remotamente ele consegue ter acesso aos dados necessários às suas atividades e trocar informações e se manter em contato com a empresa.

É possível reduzir o valor da folha de pagamento pelo fato de que o empregado pode diminuir o número de horas extras que seriam prestadas normalmente e o custo com transporte.

Demitir sai caro

Quando o orçamento da empresa exige atenção, muitos gestores pensam em cortes. Porém, demitir um colaborador gera custos elevados para a empresa por causa das despesas rescisórias.

Sendo assim, uma boa alternativa é permitir que o colaborador trabalhe de casa por um valor justo ou na modalidade de trabalho intermitente.

No entanto, existem situações em que as demissões são realmente necessárias para salvar o orçamento da empresa. 

Para esses casos, é importante que o RH e o gestor se reúnam para definir a melhor estratégia e obter a redução de custo na folha de pagamento da melhor forma possível.

Reavaliar os departamentos

Quando a empresa apresenta a necessidade de rever o orçamento, significa que este é o momento propício para que os gestores possam refletir e avaliar os departamentos com a finalidade de diminuir custos.

É possível fazer a fusão de vários departamentos para que trabalhem como um só, inclusive utilizando o mesmo espaço físico. Além de economizar, trazer novos membros às equipes é uma maneira de encontrar soluções eficientes para as mais diversas situações.

Outra solução está na terceirização, que oferece vantagens em relação aos custos com colaboradores e pode ser melhor planejada.

Documentação em ordem

Manter a documentação em ordem é uma medida preventiva de ações trabalhistas futuras. Se possível, mantenha cópias de segurança e backups de arquivos digitais para que nada se perca.

Mesmo que digitalmente, é essencial manter os arquivos atualizados, registrando as demissões e admissões dos colaboradores, bem como toda a documentação profissional e pessoal sempre à mão para o caso de uma eventual fiscalização.

Objetividade em foco

Nos momentos de crise, é necessário que os gestores mantenham a objetividade para que consigam definir as estratégias mais eficazes para reduzir custos e garantir o sucesso da empresa.

Por esse motivo, é preciso combinar habilidades administrativas e humanas para que todos, colaboradores e empresa, se mantenham focados no mesmo objetivo.

8 dicas para gestão e fechamento de folha de pagamento

Abaixo, confira 8 dicas para ter mais controle da folha de pagamento!

1. Automatize o registro da jornada de trabalho

Fazer um upgrade da forma como o controle de ponto é feito na organização pode ser uma decisão inteligente.

Controles manuais, muitas vezes feitos até mesmo com papel, acabam fazendo todo esse processo seja mais demorado, sem contar as chances de erros e a necessidade de retrabalho.

Uma dica para modernizar este sistema é usar softwares e aplicativos como Oitchau, que pode facilitar a gestão do ponto centralizando todas as informações em um único lugar e gerando relatórios com maior precisão e segurança.

Além de ser uma solução tecnológica completa, o Oitchau ainda oferece a melhor relação de custo e benefício para uma empresa, que reduz o seu porte.

2. Defina uma estrutura eficiente de cargos e salários

É difícil gerenciar aquilo que não se conhece bem, por isso, o organograma da empresa é fundamental para uma gestão eficiente da folha de pagamento.

Uma estrutura bem definida e padronizada de cargas e reduz o planejamento e controle financeiro mais eficiente para empresas e muito mais simples para gestores e profissionais de RH.

Além disso, ela ainda exerce um papel importante em auxiliar com mais assertividade nos casos de demissões, contratações, promoções, etc, além de deixar a folha mais organizada e com informações corretas.

3. Tenha sempre backups dos documentos

Uma folha de pagamento é um documento obrigatório e, por isso, seus backups precisam estar sempre ativados e organizados. A prática de realizar backups com frequência é importante não apenas para fins de fiscalização, mas também para organização própria do gestor e do RH profissional.

Uma boa dica para manter os backups no dia é integrar a folha e o sistema de controle do ponto eletrônico . 

Dessa forma, é possível centralizar essas informações e identificar os itens disponíveis para serem acessados ​​a qualquer momento apenas com alguns cliques.

4. Automatize os pagamentos

Pagamentos de salário podem ser agendados e acontecer rotineiramente em datas programadas mensalmente.

Assim, a automação de pagamentos evita atrasos nos pagamentos e protege uma empresa de ações trabalhistas futuras.

5. Sistema online de folha de pagamento

Planilhas, controles manuais, mais de um sistema sendo usado ao mesmo tempo. Tudo isso torna o processo de folha de pagamento mais lento e caro!

Dessa forma, adotar um sistema online para esse fim pode ser uma excelente medida para integrar as informações e usar a forma segura ou os dados gerados pelo sistema de registro de ponto, tornando essa gestão ainda mais simples e eficiente.

6. Utilize mais ferramentas digitais em toda a empresa

As organizações que investem em alta tecnologia, melhoram aspectos como:

• Fluxo mais ágil de informações na empresa;
• Aumento de comunicação entre os setores;
• Monitoramento de atividades por gestores;
• Facilidade na avaliação de dados importantes;
• Compartilhamento de informações em tempo real.

7. Use um software de holerite

Desenvolver a folha de pagamento de modo manual é coisa do passado! 

Já existem vários softwares que desenvolvem de forma automática a folha de pagamento. 

Com isso, torna-se possível fazer a automatização de tarefas burocráticas que caberia à equipe do RH.

Ao automatizar o fechamento de folha, sua empresa conta com vários benefícios, como:

• Poupar o tempo dos colaboradores do RH;
• Evitar erros de cálculos;
• Ter todas as informações à disposição em poucos cliques;
• Garantir mais segurança aos documentos.

8. Use um software de cartão de ponto

Por fim, nossa última dica para agilizar e tornar o fechamento da folha de pagamento mais eficaz é apostar em um software de cartão de ponto. 

Para isso, conte com o sistema digital Oitchau. Por ser fácil de usar, moderno e compatível com as previsões legais, o controle digital pode causar uma revolução na sua empresa. 

Ele permite marcações rápidas, em até 3 segundos, com uso da biometria facial. Desse modo, traz mais segurança e agilidade. É possível consultar as marcações a qualquer momento, pois assim que há o registro de horário ele também fica disponível na nuvem.

Com o sistema digital de ponto da Oitchau você garante que a jornada diária, semanal e mensal será calculada automaticamente.

[GRÁTIS] Baixe agora uma planilha de folha de pagamento

A folha de pagamento online veio como uma verdadeira facilidade para as empresas que procuram a otimização dos processos e resultados. E agora você vai poder acessar um modelo gratuito para aplicar na sua empresa.

Baixe agora a nossa planilha de folha de pagamento e aproveite as facilidades do modelo!