Dicas para empresas sobre conciliação bancária e sustentabilidade do negócio

Estar com as contas em dia deve ser uma prioridade de qualquer empresa. E isso tem a ver com a conciliação bancária, ou seja, a relação entre os lançamentos internos de contas a pagar e contas a receber com os lançamentos do extrato bancário.

A sustentabilidade e sobrevivência do negócio pode depender da conciliação bancária, um instrumentos de gestão que permite que a empresa consiga acompanhar sua movimentação financeira.

O que é conciliação bancária?

Em resumo, a conciliação bancária é um controle extremamente importante dentro de qualquer organização, principalmente para os setores contábil e financeiro. Faz o levantamento e controle de saldos bancários em dinheiro mantidos em contas correntes de instituições financeiras ou bancos.

A conciliação bancária é parte do processo de fluxo de caixa da empresa. Desta forma, é importante ter o controle de caixa, a conciliação e o registro de informações para executar qualquer prática de Gestão Financeira da empresa.

Por que a importância da conciliação bancária?

Para prevenir problemas e erros, é importante fazer conciliação bancária diariamente, utilizando de preferência ferramentas assertivas, como softwares e planilhas. Há algumas boas práticas que podem ser aplicadas neste sentido.

A conciliação bancária é o processo de conferir os extratos bancários e os saldos de caixa com o Controle financeiro da sua empresa. Tem o objetivo de verificar se os lançamentos financeiros estão corretos e livres de incoerências. Não é um processo complexo, mas exige tempo e disposição, além de ser de grande importância.

Se a empresa passou por momentos financeiramente limitados e complicados, este é um hábito a ser adotado com muita precisão e a ser acompanhado de perto para o gestor. O futuro do negócio depende neste processo. Quando há problemas de crescimento do negócio a solução também pode surgir com a conciliação bancária.

É importante fazer uma análise mais profunda, sem confiar em relatórios, mas sim em documentos originais sempre que as contas não baterem. Tudo deve ser levantado e observado: analise os juros, multas e os descontos, atentando-se para débitos indevidos ou não relatados por parte do banco, despesas não identificadas e outras situações que não poderão ser conciliadas.

É indicado manter todas as contas organizadas e visíveis para os gestores e informações atualizadas para a tomada de decisão. Problemas bancários, quando não sanados, podem virar uma bola de neve, colocando em xeque a sustentabilidade do negócio.

Como fazer a conciliação bancária?

Seguem alguns passos que podem ajudar você a fazer a conciliação bancária do seu negócio.

1) Levantar absolutamente todas as entradas e saídas – Cada entrada e saída deve ser levantada e reconhecida uma a uma. Por exemplo, quando o tempo de compensação de depósitos não ocorrem conforme o tempo previsto, pode gerar inconsistências nas contas e erros.

Vale a pena ressaltar que atualmente as empresas lidam com diferentes valores recebidos por meio de boletos, cartões de débito e crédito e transferências, por exemplo, podem ser facilmente confundidos ou esquecidos quando não há a devida organização.

2) Garantir as informações na data correta – Manter as informações atualizadas sobre as contas utilizadas pela empresa é fundamental. Os lançamentos de entrada e saída deverão ser informados na data correta, indicando a conta bancária envolvida na movimentação. Com as informações atualizadas e sempre em mão, a previsibilidade do negócio aumenta, bem como o poder de decisão do gestor.

3) Conferir os valores de saldo inicial e final – É importante verificar se os valores de saldo inicial e saldo final do extrato bancário estão de acordo com o relatório interno de controle da conta bancária. Isso traz à tona possíveis divergências e inconsistências, podendo corrigir os erros nas contas mais pautadamente.

4) Verifique todos os erros e não faça ajustes – Pode ocorrer divergência entre o extrato bancário e o relatório interno. Não basta fazer ajustes, mas sim revisar todo o processo com erro e identificar as causas antes de sanar o problema.

Erros comuns na conciliação bancária

Estes são os principais deste processo:

Não ter um contador de confiança – Este profissional pode indicar diferentes práticas de documentação das informações e controle das contas da empresa.

Não utilizar tecnologias para a conciliação bancária – Há no mercado diferentes ferramentas de controle financeiro com a funcionalidade de conciliação bancária. Isso pode poupar tempo e recursos neste processo.

Débitos indevidos por parte do seu banco – Não são incomuns os débitos de despesas bancárias que não deveriam existir. Você só se dará conta na conciliação bancária. Quando ocorrerem, entre em contato com o gerente da conta em questão e solicite o estorno.

Transferências não processadas e cheques não compensados – Ocorre por problemas de processamento. É importante manter o controle destas transações. É possível controlar por meio do fluxo de caixa. Mas se de fato a compensação não ocorreu, é preciso verificar com a instituição bancária prontamente.

Lançamentos divergentes entre banco e controle interno – Quando isso ocorrer, basta buscar todos os documentos originais envolvidos no processo para descobrir a origem da diferença e ajustá-la.

Débitos de taxas, aplicações e impostos que não previstos – O problema geralmente ocorre porque estas demandas não foram lançadas no fluxo de caixa. Verifique débitos como IOF, taxas bancárias, transações e aplicações automáticas, etc.

Como é possível melhorar a conciliação bancária da sua empresa?

Conforme brevemente citado acima, dentre os principais erros que atrapalham a correta conciliação bancária de uma empresa está a ausência de uso de tecnologias destinadas aos contadores e à própria conciliação. É possível citar os erros financeiros, ausências de previsões de gastos e lançamentos divergentes.

Todas essas questões que geram prejuízos à correta conciliação bancária e podem até mesmo gerar graves prejuízos financeiros às empresas podem ser tratadas com a adoção de um software específico de contabilidade.

Nesse caso, apesar de ele ser essencial para a realização das conciliações, será de grande ajuda em outros pontos relevantes dentro de uma empresa, principalmente no que diz respeito aos trabalhos dos contadores e dos empregados do setor financeiro.

Imagine, por exemplo, que ao mesmo tempo em que o software registra gastos e previsões deles, assim como lucros e previsões destes, é capaz de colher informações que serão aplicadas para o desenvolvimento de cartões ponto e holerites.

Balanços financeiros e projeções são facilitados pela sua adoção.  Há melhora da contabilidade fiscal e societária, limitação de gastos pela desnecessidade de manter muitos colaboradores realizando tarefas que podem ser feitas automaticamente pelo programa e erros de natureza humana são evitados.

O contador passa a ter mais tempo para resolver pendências que realmente necessitam de sua atenção. Sua produtividade encontra constante crescimento e é acompanhada pela possibilidade de melhor organização financeira para as empresa, que evitam surpresas desagradáveis como aquelas em que o fluxo de caixa não é suficiente para despesas não previstas, por exemplo.

Finalmente, além da qualidade dos serviços, automatização e aumento da produtividade, o uso desses softwares confere maior segurança à conciliação bancária e outras operações de natureza financeira e que se utilizem de dados internos com informações relevantes e privadas.

Como é possível escolher um software eficiente e que realmente auxilie suas equipes na realização da conciliação financeira periódica? Separamos alguns dos melhores aplicativos do mercado, a saber:

• Domínio: Além de ser ótimo para a realização do atendimento operacional, promove a conferência em relação à compatibilidade entre os processos realizados na empresa e a legislação fiscal aplicável. Na mesma medida, realiza outras atividades essenciais à conciliação bancária, tais como o lançamento de notas, o controle das contas a pagar e a receber e recolhimentos de impostos mensais ou anuais.
• Sage: O segundo software que separamos para você é o Sage, que auxilia na geração automática da folha de pagamento, no controle dos atributos fiscais, tributários e patrimoniais. O grande diferencial dessa plataforma é que ela conta com aulas e outros materiais que auxiliam os novos usuários a aproveitar todas as ferramentas utilizadas.
• Eficiência Fiscal: Finalmente, caso a sua empresa busque formas de melhorar a forma de desenvolvimento da conciliação bancária e da assertividade dessa, é possível investir-se no Eficiência Fiscal, que controla entradas e saídas e prevê e agenda pagamentos e outras despesas.

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