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O departamento pessoal exerce funções essenciais dentro de uma empresa. Ele é responsável pela conformidade da instituição com as leis trabalhistas e pela administração de questões referentes aos colaboradores.
Ele é considerado um dos setores mais importantes. Por isso, é importante que você entenda o seu papel e como otimizá-lo para melhorar sua produtividade, e torná-lo ainda mais estratégico.
O que é departamento pessoal?
O departamento pessoal é um setor da empresa que se responsabiliza pelas questões burocráticas referentes aos colaboradores. De modo geral, é como se ele fizesse uma ponte entre a empresa e seus funcionários.
Também conhecido como DP, é o setor que acompanha o trabalhador desde a sua admissão até a rescisão do contrato de trabalho. Portanto, trata-se de um setor essencial para a empresa. Seu trabalho é essencial para evitar multas e condenações trabalhistas.
Embora o departamento tenha relação com o de Recursos Humanos, eles não são coincidentes. Cada um desses setores lida com os colaboradores de forma diferente e com objetivos próprios.
Saiba mais sobre essa diferenciação.
Como o departamento pessoal se diferencia do RH?
O departamento pessoal é responsável pelas questões burocráticas atinentes aos colaboradores de uma empresa. Ou seja, aos assuntos administrativos e operacionais que tenham relação com o quadro de pessoal.
O RH, por sua vez, faz a gestão estratégica de pessoas em uma empresa. Ele se responsabiliza por promover o desenvolvimento e o bem-estar de quem trabalha ali. Para isso, desenvolve projetos referentes a benefícios, treinamento, desempenho, etc.
Para que fique mais claro, considere a gestão de jornada. Quem deve promover o controle de horas e a contabilização da jornada para pagamento correto é o departamento pessoal. Porém, o RH também faz uso de informações referentes ao tempo de trabalho.
Primeiramente, porque o usa como fonte de informações sobre tendências de comportamento, problemas de assiduidade e de comprometimento. Ainda, porque é este setor que desenvolve políticas internas de horas.
Outro bom exemplo que permite a diferenciação entre os setores corresponde à gestão de benefícios. O RH é quem determina, por meio de políticas internas, quais serão os adicionais (além dos exigidos por lei) disponibilizados aos colaboradores.
Já o departamento pessoal, com base nas regras internas e na lei trabalhista, concederá os benefícios. Ele apenas cumpre o que está determinado. Deve garantir, então, que quem cumprir com os requisitos de cada adicional o receba corretamente.
Desse modo, são departamentos que trabalham em conjunto. Contudo, enquanto um é estratégico, o outro tem natureza administrativa e se responsabiliza por necessidades burocráticas e legais.
Quais são as funções do departamento pessoal?
O departamento pessoal tem uma série de funções, todas relacionadas à administração dos colaboradores e de seus documentos.
E essas funções estão atreladas a outras áreas, como recursos humanos, administração e até mesmo financeiro.
Recrutamento e seleção
Nesta função, o DP é responsável pela divulgação de vagas, por conduzir entrevistas, fazer a triagem de currículos e, por fim, selecionar os candidatos mais adequados para as vagas disponíveis. Isso ocorre conforme as estratégias definidas pela área de Recursos Humanos.
Admissão e integração
Já a parte de admissão e integração de novos colaboradores inclui a documentação e as exigências decorrentes da contratação de colaboradores. Por exemplo, preenchimento de formulários, coleta de documentos, fornecimento de informações sobre políticas e procedimentos da empresa.
Gestão de folha de pagamento
Em relação à folha de pagamento, o setor de departamento de pessoal deve calcular e processar os salários e benefícios dos funcionários. Nisso, deve considerar os salários-base, horas extras, comissões, benefícios como plano de saúde e vale-transporte. Igualmente, descontos legais, como impostos e contribuições ao INSS.
Administração de benefícios
Na parte de administração de benefícios, o DP deve conceder os benefícios para cada colaborador, de acordo com seu contrato de trabalho, políticas internas e acordos sindicais. Essa gestão inicia na coleta de informações até a entrega dos benefícios, como o vale-refeição, plano de saúde, entre outros.
Controle de frequência e férias
É de responsabilidade do DP registrar e administrar as horas trabalhadas, as faltas, licenças e férias, conforme a Lei Trabalhista. Esse controle pode ser feito de várias formas, mas a melhor forma é usando um controle de ponto digital.
Relacionamento com órgãos governamentais
Por fim, mas não menos importante, é de responsabilidade do DP, o registro de colaboradores nos órgãos responsáveis, o recolhimento de encargos sociais e previdenciários, entrega de obrigações acessórias, tudo para que as atividades estejam devidamente legalizadas, evitando problemas fiscais e trabalhistas.
Como as ferramentas Oitchau podem otimizar as responsabilidades do departamento pessoal?
O setor de DP possui uma série de responsabilidades que incluem diferentes atividades burocráticas. O cumprimento correto delas é essencial para que a empresa esteja alinhada às exigências legais trabalhistas e previdenciárias e para evitar multas e condenações.
Para isso, é possível otimizar o funcionamento do departamento pessoal ao modernizá-lo e disponibilizar a ele ferramentas modernas que a Oitchau oferece.
Controle digital de ponto
O controle digital de ponto é um dos principais produtos da Oitchau, empresa especializada em ferramentas para gestão de pessoas.
O sistema pode ser acessado na empresa, em um quiosque, ou remotamente, por aplicativo de celular. As marcações ocorrem por biometria facial e são registradas na nuvem em apenas 0.3 segundos.
Todo registro gera atualização automática das informações, realizando o armazenamento em nuvem.
Assim, tanto colaborador quanto gestor podem consultar as informações a qualquer momento, com diferentes níveis de permissões de acordo com a complexidade do processo. Elas ficam protegidas contra manipulações.
Ao final do mês, o próprio sistema gera o cartão de ponto. Por isso, livra o departamento de pessoal de realizar cálculos manuais. Isso evita erros, bem como agiliza o cumprimento das obrigações do setor.
Ainda, o sistema é compatível com sistemas de holerite. Isso significa que é possível conectá-los para o compartilhamento de informações.
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