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Delegar tarefas é muito importante em qualquer modelo de negócio, independentemente do nicho em que a empresa atua. Por isso, deve ser praticada dentro da corporação, bem como deve ser de conhecimento dos gestores.
A delegação de tarefas por muitas vezes, contudo, encontra dificuldades. E elas decorrem de uma série de questões. Por exemplo, pelo desconhecimento sobre a importância disso ou como fazê-lo.
Ou, então, por outras questões ainda mais graves, como a falta de confiança dos gestores nas equipes. Igualmente, pela ausência de capacitação, experiência ou conhecimento dos colaboradores para que possam assumir as tarefas.
Abaixo, veja como e porque delegar as tarefas com muito sucesso e como isso pode ajudar a sua empresa a se desenvolver e crescer. Desse modo, continue sua leitura e veja dicas especiais!
Por que delegar tarefas?
Antes de vermos como é possível fazer a delegação de tarefas é necessário saber porque fazer isso! Portanto, confira os principais benefícios que isso garante à empresa!
Motivação da equipe
Primeiramente, apostar na delegação de tarefas atua em favor da motivação da equipe. Afinal, considere que uma vez que um gestor não repassa atividades para os colaboradores ele não demonstra confiança neles.
E isso é péssimo! Demonstra não só a ausência de confiança, mas também coloca em questionamento a própria capacidade dos colaboradores. Desse modo, não distribuir as tarefas e concentrá-las em uma só pessoa é contraproducente.
A distribuição de tarefas, por outro lado, motiva os colaboradores, e ajuda no próprio desenvolvimento e capacitação deles.
Ganhe tempo
Quando um gestor concentra todas as atividades importantes ou decisões em si mesmo ele acumula responsabilidades que também se somam em relação ao tempo que isso requer.
Desse modo, ao distribuir as tarefas o gestor pode voltar sua atenção para as coisas que realmente são importantes e dependem dele. Dentre elas está o planejamento de novos produtos, ações ou estratégias.
Aumente a produtividade ao delegar tarefas
Continuando os benefícios na delegação de tarefas está o aumento de produtividade. E isso é algo natural na medida em que mais pessoas ficam responsáveis pelo desenvolvimento de tarefas que não mais se concentram em uma única figura, como a do gestor.
Isso permite que os processos sejam feitos de forma mais rápida. Da mesma forma, que eles tenham mais pessoas envolvidas e, por isso, maior atenção. Outro ponto legal é que isso, por si só, aumenta as chances de apresentação de soluções como de reconhecimento de possíveis erros.
Dê liberdade aos colaboradores e não dependa de uma figura personalizada
Ainda, ao delegar tarefas você evita que atividades fiquem paradas pela ausência de um colaborador ou do gestor. Isto é, mantém as ações em pleno desenvolvimento sem que isso requeira uma figura própria e personalizada e dar autonomia às equipes.
A delegação serve justamente para despersonalizar algumas atividades. Isso ajuda com que todos se envolvam e entendam que uma atividade não precisa ficar parada pela ausência de alguém.
Como, então, delegar as tarefas?
Agora que já temos clara a importância da delegação de tarefas, resta saber como colocá-la em prática. E é isso que você confere nos itens a seguir, que trazem dicas e pontos essenciais para uma delegação que obtenha sucesso!
Para delegar tarefas pratique o desapego
Primeiramente, é indispensável que o gestor pratique o desapego em relação às tarefas. Não raro nos deparamos com casos de chefias que querem concentrar todas as atividades em si mesmos.
Isso pode ocorrer, por exemplo, pelo medo de perder a autoridade e a figura de liderança. Igualmente, por ego ou até por insegurança. Porém, delegar é necessário e não fazê-lo demonstra uma gestão fraca e ultrapassada.
Saiba o que faz com que tarefas não sejam delegadas
Uma ótima dica para delegar tarefas aos colaboradores é entender porque não há essa delegação de modo natural. Isto é, o que leva à ausência de distribuição dessas responsabilidades.
Dentre os motivos, além dos citados acima, temos as questões referentes ao medo de que a atividade seja feita de forma errada. Ou, então, pelo entendimento de que os colaboradores não possuem capacidade para tal responsabilidade.
Outras questões comuns são a ausência de confiança ou mesmo de desenvolvimento de uma relação entre os colaboradores e o gestor. Pois saiba que tudo isso tem solução!
Por exemplo, no caso da dúvida quanto à capacidade e conhecimento dos colaboradores para realizarem uma atividade, a solução é a capacitação. Promova cursos, workshops e outros tipos de treinamentos.
A falta de confiança, ainda, pode ter ajuda pela promoção de políticas internas de socialização e de aproximação das equipes. Assim, pense no que leva à dificuldade de atribuição de tarefas e a solução correspondente.
Conheça suas equipes e processos para delegar tarefas
É essencial que um gestor saiba quais são as equipes e quais são os processos que envolvem cada uma delas. Em caso contrário se torna impossível delegar responsabilidades com precisão. Seja por falta de saber quem são os profissionais, suas capacidades e experiências ou por desconhecimento de quais são as atividades ali envolvidas.
Tenha ferramentas para delegar tarefas
Contar com ferramentas modernas para a delegação de tarefas é muito interessante. Primeiramente, porque é prático. Em segundo lugar, porque permite a conexão entre as equipes e traz informações claras e completas sobre as atividades necessárias e seus responsáveis.
Com uma ferramenta desse tipo não importa se as atividades ocorrem presencialmente ou não. Do mesmo modo, pouco faz diferença se as equipes prestam serviços no mesmo local. Ainda, isso impede a perda de informações!
Garanta a boa comunicação
Sem uma boa comunicação é impossível fazer com que a delegação de tarefas funcione. Por isso, é essencial ter protocolos de comunicação e garantir ferramentas de comunicação imediata e em tempo real.
Dê feedbacks
Por fim, é essencial que a delegação de tarefas acompanhe os feedbacks. Em caso contrário erros e falhas não poderão ser corrigidas. Com isso, consequentemente, não se contorna a ausência de confiança entre o gestor e o colaborador.
É importante que o colaborador saiba onde acertou e onde errou. Ele também deve ter a oportunidade de manifestar sua visão quanto aos processos e a distribuição de tarefas. Com isso, é possível delegar tarefas e garantir que elas tenham resultados e desenvolvimento cada vez melhores.
Como um timesheet pode auxiliar a delegar tarefas?
Um timesheet pode ser um ótimo aliado para delegar tarefas para os colaboradores de uma equipe.
Essa é uma ferramenta que se dedica à contabilização do tempo necessário para que uma tarefa seja concluída. Portanto, com ela é possível saber exatamente quantas horas ou minutos um colaborador levou para realizar uma atividade.
O software auxilia em estratégias de gestão de tempo e no gerenciamento das atividades. Além disso, o timesheet como o da Oitchau é um plugin compatível com várias ferramentas que gerenciam projetos, tais como Asana e Trello.
Saiba quem tem o melhor rendimento em cada atividade
Uma das principais vantagens de utilizar um timesheet para delegar tarefas é que ele permite saber quem da equipe tem o melhor rendimento em relação a cada atividade.
Essa é uma maneira inteligente de distribuir as responsabilidades. O gestor pode priorizar a execução de atividades por quem as realiza com mais rapidez e eficácia. Essa é uma forma inteligente de organizar as tarefas que cabem a uma equipe.
Além disso, o conhecimento quanto ao tempo que cada colaborador leva para realizar uma atividade específica resulta em outras informações importantes. Por exemplo, ele auxilia na criação de programas de capacitação e no direcionamento deles.
Ao perceber que alguns colaboradores têm mais dificuldade em realizar certas atividades – o que pode ficar evidente em razão do maior tempo necessário à execução – o gestor pode identificar a necessidade de capacitá-lo para a execução delas.
Assim, o timesheet apoia a melhoria contínua da equipe. Com ele é possível obter cada vez mais resultados positivos.
Priorize atividades mais importantes
Outro motivo para usar um timesheet como base para atribuir e delegar tarefas é porque ele permite entender quais são prioridade.
Com este tipo de ferramenta, o gestor sabe quais são as tarefas que demandam mais tempo. Ao juntar essa informação com o prazo total disponível para a execução de uma atividade, ele pode entender quais requerem realização prioritária.
Evite atribular excessivamente um colaborador
O timesheet permite que o gestor saiba o tempo médio de realização de cada atividade que cabe à equipe. Desse modo, ele sabe quais são as mais demoradas e quais podem ser executadas de forma mais rápida.
Isso é crucial para que a distribuição de tarefas ocorra de maneira justa. Em caso contrário, há o risco de que um colaborador acumule diferentes atividades demoradas, enquanto outros contam com responsabilidades que podem ser rapidamente resolvidas.
Um colaborador excessivamente atribulado tende a enfrentar situações de maior estresse. Além disso, essa condição afeta diretamente o clima da equipe. Isso também impacta na comunicação entre os colaboradores e na colaboração entre eles.
Com o timesheet, este tipo de cenário é evitado. Os diferentes profissionais de uma mesma equipe contam com agendas equilibradas. Nelas, as atividades mais demoradas e as mais rápidas são combinadas de modo que todos tenham o mesmo grau de trabalho.
Outro ponto interessante é que nesta situação o timesheet auxilia na relação entre gestor e sua equipe. A ferramenta evita impressões de que alguns colaboradores são priorizados em detrimento de outros.
