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A declaração de escopo é essencial para o gerenciamento de projetos. Ele contém informações completas e detalhadas sobre todo o desenvolvimento do projeto, em si. O cuidado com ele influencia em toda a qualidade do resultado final.
Continue lendo para ver um manual completo sobre o que é o escopo de um projeto e como fazer a declaração dela. Isso irá ajudar em muito na gestão e no bom desenvolvimento do projeto.
O que é declaração de escopo?
Antes de saber o que é a declaração, precisamos saber o que é o escopo. Ele é a definição de tudo o que é necessário desde o início do projeto até o fim dele. É uma espécie de concretização, de materialização de todos os elementos essenciais.
Já a declaração é a documentação sobre isso. É possível encará-lo como uma forma de contrato do qual fazem parte as pessoas envolvidas no desenvolvimento do projeto.
Escopo de projeto x Escopo de produto
O escopo de projeto corresponde à documentação de como o produto final será feito. É um passo a passo, instruções, prazos, regras e definições de responsabilidade. Já o escopo de produto corresponde ao que será feito, o que a entrega deve corresponder.
Como fazer a declaração de escopo?
O desenvolvimento dessa declaração se dá de acordo com os elementos que estão presentes no escopo de um projeto. Confira:
- Justificativa;
- Objetivos;
- Descrição do produto;
- Limites do projeto;
- Critérios de aceitação;
- Entregas ao longo projeto;
- Restrições do projeto;
- Premissas;
- Organização inicial;
- Cronograma do projeto;
- Estimativas de custos;
- Especificações;
- Requisitos de aprovação do projeto.
Abaixo veja o que cada um significa e como desenvolver cada item para tornar a sua declaração de escopo de projeto concreta, real e
Justificativa do projeto
O primeiro passo corresponde à descrição do motivo pelo qual o projeto será desenvolvido. Nesse caso, nada mais é do que o “Por quê?”.
Objetivos do projeto
Continuando o desenvolvimento da declaração do escopo, temos a definição do propósito ao qual ele se propõe. O que ele irá solucionar? Qual será a sua aplicação? O que se deseja ao desenvolver esse projeto? Essas são perguntas essenciais.
Descrição
Depois de definir a justificativa e os objetivos do projeto, chegou o momento de realizar a descrição do escopo. Como nesse ponto outras questões mais detalhadas ainda não foram trabalhadas, essa é uma descrição simples.
Nesse momento apenas estabeleça os itens acima e informações básicas sobre o que será feito.
Limites do projeto
Continuando sua declaração de escopo do projeto, é preciso definir os sues limites. O que de forma alguma deve compô-lo. Muitas vezes é mais fácil pensar em o que não se quer do que no que se quer.
Com esse exercício, você evita qualquer elemento indesejado no seu projeto e no resultado final. Isso pode incluir materiais, softwares de projetos ou mesmo recursos. Parceiros e fornecedores com quem você não quer trabalhar nesse projeto também cabem aqui.
Critérios de aceitação do produto
Nesse ponto serão definidas as qualificações do produto e os critérios de qualidade. Como ele deverá ser para que seja aceito e para que seja considerado como algo que realmente é desejado.
Entregas
A etapa de definição de entregas envolve a determinação das atividades. Considere todas as entregas que serão necessárias para se conquistar o resultado final. Isso inclui liberação de valores, protótipos, marketing e várias outras questões.
É necessário ter em mente todas as etapas que o seu projeto necessita para alcançar o resultado final. Junto a isso deve-se considerar a sequência dessas entregas: quais ações destravam outras fases do projeto?
Isso ajuda o projeto a tomar forma e a ter definições que mostrem a possibilidade de realmente alcançar o fim almejado. Muitas vezes essa etapa pode até mostrar a inviabilidade do projeto, pela falta de possibilidade de alcançar alguma etapa.
Restrições do projeto
As restrições se referem aos limites do projeto e se impõem a quem desenvolve as atividades. Restrições de orçamento se referem ao máximo de valores que podem ser gastos em cada atividade ou no total para que o projeto seja viável.
Restrições de cronograma se referem ao tempo máximo que o projeto e suas etapas podem levar.
Premissas do projeto
As premissas se referem ao que se espera com o projeto em relação ao resultado e ao uso do tempo e do dinheiro. Nesse ponto também são analisados os possíveis riscos caso isso não seja alcançado e como evitá-los.
Organização inicial
A organização inicial é a parte da declaração de escopo que envolve a definição das equipes e dos colaboradores que realizarão o projeto em si. É a distribuição de tarefas e de responsabilidades.
Cronograma
O cronograma, como o nome já indica, nada mais é do que a definição do projeto dentro do espaço-tempo. É a definição de quando serão iniciados os trabalhos de execução do projeto e quanto tempo isso irá demorar.
E não só isso. O cronograma não enxerga o projeto apenas como um todo. Ele dá atenção ao desenvolvimento de cada fase e ao tempo que cada uma delas e de suas atividades irá necessitar.
Ele ajuda a definir a ordem das atividades, quais podem ser desenvolvidas concomitantemente e como melhor organizar o projeto para que exija o menor tempo possível.
Estimativa de custos
É a organização das finanças que o projeto envolve, do planejamento financeiro. Estimar os custos é realizar um orçamento que deve considerar ferramentas, matérias-primas, softwares e os próprios colaboradores.
Especificações do projeto
O penúltimo passo do desenvolvimento da declaração de escopo do projeto corresponde à especificação dele. Isso significa que há uma declaração do projeto, sua descrição e detalhamento.
É a documentação final do escopo com seus detalhes necessários. Essa fase também corresponde à formalização do projeto e à demonstração de que as partes envolvidas estão de acordo com o planejado.
Requisitos de aprovação do projeto
Encerra o desenvolvimento da declaração de escopo a definição final dos requisitos para que ele ganhe aprovação. É uma espécie de documento de responsabilidade, em que as partes demonstram ter conhecimento do que devem cumprir.
Isso é essencial para criar maior proximidade com o projeto e para gerar engajamento das partes envolvidas, que se reconhecem como essenciais ao sucesso do resultado final e o que precisam fazer para que o projeto ganhe aprovação e efetividade.
Com essas dicas, você poderá realizar o seu escopo de projeto e a declaração dele com sucesso e melhorar ainda mais seus projetos empresariais!
