Custos de um funcionário: Quais são?

Os custos de um funcionário para uma empresa são altos, e variam de acordo com o tipo de regime fiscal em que ele está inserido. Por isso, é importante que todos os gestores tenham ciência de todos os custos que estão envolvidos.

A empresa deve estar ciência que esses custos têm início ao abrir uma vaga para processo seletivo, onde já há custos para realizar a atração de novos talentos, quando falamos em oportunidades externas, por exemplo.

Neste artigo, vamos explicar como este cálculo é feito e por que este conhecimento é tão importante. Acompanhe!

Por que os gestores devem se preocupar com os custos de um funcionário para a empresa?

O gestor precisa considerar que o colaborador gera custos para a empresa, e que esses custos devem ser listados no planejamento orçamentário da área, e consequentemente da empresa.

Além disso, sempre que um gestor solicita uma nova contratação para agregar o seu time, ele deve ser considerar os custos envolvidos e a saúde financeira da sua área.

Logo, o gestor precisa conhecer o real custo de um colaborador para então poder planejar suas ações estratégicas levando em conta a contratação de uma equipe que vai ajudar a levar a empresa ao sucesso.

Além disso, ao saber o custo de um funcionário, o gestor pode oferecer condições para atrair e reter os melhores talentos, sem se preocupar com o risco de ações trabalhistas.

Quais são os gastos mensais que uma empresa tem com um colaborador?

Em geral, os gastos mensais associados a um colaborador vão além do salário base e incluem uma variedade de encargos, benefícios e impostos.

Custos fixos

• Salário mensal;
• Gastos anuais com reajustes salariais obrigatórios, de acordo com o sindicato da categoria.
• Vale-transporte ou outros tipos de gastos (auxílio-estacionamento ou auxílio-combustível)
• 13º salário;
• Férias (1/3 constitucional);
• Horas extras;
• Adicionais (noturnos, periculosidade ou insalubridade);
• FGTS;
• INSS;
• Vale-refeição ou vale-alimentação;
• Plano de saúde ou odontológico (individual ou em grupo);
• Seguro de vida.

Nesse contexto, os custos de um funcionário podem chegar a três vezes o valor do salário. Isto ocorre devido aos impostos e taxas que cada empresa deve pagar, de acordo com sua opção tributária.

Custo de um funcionário para empresa optante pelo Simples Nacional

Por exemplo, uma empresa optante pelo Simples Nacional gasta, em média, 39,37% de seu capital com um colaborador. Seus custos são:

• Férias: 11,11%;
• 13º salário: salario base (anual);
• FGTS: 8%;
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;
• INSS sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%.

Agora, colocando esse valor em números reais, temos o seguinte cenário, considerando um salário base de R$2.000,00:

• Férias: R$ 222,22
• 13º salário: R$ 2000,00 (valor pago anual)
• FGTS: R$ 160,00
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: R$ 80,00
• INSS sobre 13º/Férias/DSR: R$158,60.

Dessa forma, a empresa tem um custo fixo por funcionário de: R$ 4.621

Custo de um funcionário para empresa não optante pelo Simples Nacional

Já as empresas não optantes pelo Simples Nacional, que estão nos regimes Lucro Presumido ou Real, gastam, em média, 68,18% mensalmente com colaboradores. Veja abaixo:

• Férias: 11,11%;
• FGTS: 8%;
• 13º salário: 8,33%;
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%;
• INSS: 20%;
• Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%;
• Salário educação: 2,5%;
• Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%;
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%.

Dessa forma, considerando o mesmo exemplo acima, usando um salário base de R$ 2.000, oo, teremos os seguintes custos de um funcionário para a empresa:

• Férias: R$ 222,20
• FGTS: R$ 160
• 13º salário: R$ 2.000
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: R$ 158,60
• INSS: R$ 400
• Seguro acidente de trabalho (SAT): R$ 60
• Salário educação: R$ 50
• Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: R$ 66
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: R$ 80

Assim, a empresa tem um custo fixo por funcionário de: R$ 4.941.

Outros custos de um funcionário

Vale a pena lembrar que o que mostramos acima são apenas os gastos mensais garantidos por leis. O gestor deve considerar, ainda, outros gastos. Veja abaixo:

• Recrutamento e seleção;
• Capacitação;
• Workshops e treinamentos;
• Benefícios para atrair e reter talentos.

Dessa forma, para que a empresa mantenha sua saúde financeira, o gestor precisa conhecer estes gastos e fazer suas previsões no planejamento anual.

Para isso, a contabilidade, o departamento fiscal e o RH precisam trabalhar em conjunto para dar apoio ao gestor e às suas decisões. 

Além disso, muitos destes custos devem ser encarados como um investimento – como é o caso de treinamentos e capacitações – já que permitem que a empresa gere novos diferenciais de mercado.

Nesse contexto, esses “custos” acabam sendo demandas necessárias para o crescimento do próprio negócio.

Como calcular os custos de um funcionário?

Vamos trazer um exemplo de como calcular o custo de um funcionário, considerando diferentes componentes.

Porém, vale ressaltar que as alíquotas e valores podem variar dependendo da legislação específica e das políticas da empresa. Considere o seguinte exemplo:

• Salário base: suponha que o salário base do funcionário seja R$ 2.000,00 por mês;
• Encargos sociais (INSS): suponha que a alíquota de INSS seja de 8%. O cálculo seria: 8% de R$ 2.000,00, resultando em R$ 160,00;
• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): a alíquota do FGTS é também de 8%. O cálculo seria: 8% de R$ 2.000,00, totalizando R$ 160,00;
• Vale-transporte: digamos que o funcionário utilize transporte público e a empresa cubra integralmente esse custo, totalizando R$ 200,00;
• Vale-alimentação: a empresa fornece um vale-alimentação de R$ 300,00 por mês;
• Plano de saúde: se a empresa oferecer um plano de saúde, suponha um custo adicional de R$ 400,00 por mês;
• Outros benefícios: considere outros benefícios, como seguro de vida ou plano odontológico, com um custo adicional de R$ 100,00 por mês.

Nesse cenário, basta apenas somar os custos relacionados para conhecermos o montante final.

• 2.000,00 + 160,00 + 160,00 + 200,00 + 300,00 + 400,00 + 100,00 = 3.320,00.

Portanto, o custo total mensal para a empresa seria de R$ 3.320,00.

Como reduzir custos com os funcionários

Conforme visto acima, são diversos os custos demandados pela manutenção de um colaborador na empresa.

Entretanto, existem algumas formas de limitá-los e, assim, permitir que a empresa maximize seus lucros.

Pensando nisso, confira abaixo algumas formas de diminuir os custos operacionais de um funcionário.

1. Controle de horas extras e desenvolvimento de uma política interna de jornada laboral

Uma ótima forma de diminuir os custos com funcionários é por meio da instituição de política interna referente à jornada de trabalho.

Dessa forma, o colaborador possui prévio conhecimento de quando é necessário, ou não, realizar hora extra. Esse, por sua vez, é um dos principais motivos do aumento dos gastos empresariais na manutenção do empregado.

Além da ampla divulgação da política interna, por outro lado, também é possível realizar o controle do respeito às regras pela análise do controle de jornada.

2. Compensação de jornada

A natureza das atividades prestadas por sua empresa faz com que em certas épocas ou, ainda, dias do mês, haja maior ou menor demanda?

Caso a resposta seja positiva, uma boa forma de limitar os custos de um funcionário é instituindo um banco de horas ou sistema de compensação de jornada.

Através do banco de horas se torna a diminuição dos gastos da empresa com os custos de um funcionário e, portanto, aumento do lucro.

Isso porque as horas extras deixam de ser remuneradas com o adicional de 50% para, por outro lado, serem convertidas em tempo de descanso para o trabalhador.

Assim, ao invés de receber o valor das horas extraordinárias, aquelas trabalhadas além da jornada contratual, são transformadas em horas de folga em dias que seriam normalmente trabalhados.

3. Home Office

Por fim, uma outra forma de diminuir os custos de um funcionário é por meio da instituição do trabalho remoto, ou seja, home office.

Isso se deve ao fato de o trabalho de forma remota dispensar o pagamento do vale-transporte, que é exigido tão somente nos dias em que o colaborador necessita se apresentar na sede da empresa.

Por outro lado, há dispensa do controle de horário do funcionário em home office, de forma que as horas extras também deixam de existir.

Contudo, é necessário atenção. Caso o trabalho remoto seja temporário e o empregado era submetido, até então, ao controle, é indicada a manutenção deste e do pagamento das horas extraordinárias.

Para empregados contratados diretamente para a prestação de home office, contudo, é possível dispensar desde logo esse controle, evitando, assim, não só as horas extras, mas também benefícios como o vale-transporte.

Como os diferentes tipos de modelos de trabalho influenciam nos custos dos funcionários?

O mercado após a pandemia mudou muito, já que as empresas adotaram, de forma emergencial, a rotina de home office e a contratação no modelo PJ.

Devido ao momento e as incertezas, as empresas tornaram-se mais conservadoras, e adotaram o PJ como um modelo de trabalho para contratação de novos colaboradores.

O CLT, tem seus direitos garantidos pela Lei Trabalhista, onde a empresa conta com diversas obrigações legais que devem ser cumpridas, que vão muito além do pagamento do salário. Além disso, também tornou-se uma forma de retenção de talentos.

Já o PJ, permite que a empresa tenha menos custos e responsabilidades com o funcionário. No entanto, em contrapartida, ele pode oferecer salários mais altos em função da redução das taxas e custas legais. Em alguns casos, a diferença salarial entre os modelos chega a ser 3x mais.

Contudo, os dois modelos oferecem benefícios e desvantagens em sua adoção para ambas as partes! Por isso, é importante entender quais serão os ganhos reais, se serão compensados pelos riscos de cada um dos modelos. A empresa terá uma redução de custos, mas ela precisa garantir (de outras formas) a qualidade das entregas, por exemplo.

Como o controle de ponto pode ajudar a reduzir os custos de um funcionário?

Enxugar as contas da empresa pode proporcionar melhores condições de lidar com outros gastos, como é o caso dos gastos com os funcionários.

Nesse sentido, uma forma de reduzir custos – sejam jurídicos, operacionais e tecnológicos – é adotar um sistema de controle de ponto 100% online, que permite evitar erros, falhas e fraudes – como é o caso da plataforma Oitchau.

Os sistemas de controle de ponto digitais, por exemplo, oferecem muitos benefícios sobre os demais tipos de marcação, como:

• Integração de dados e informações;
• Acesso permitido apenas às pessoas envolvidas na gestão de pessoas;
• Informações em tempo real;
• E muito mais.

É possível controlar todos os tipos de funcionalidades da marcação de ponto por meio de dispositivos móveis e do computador, como, por exemplo, a gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexível, etc.).

A gestão de pessoas consegue suprir demandas de entradas e saídas, bem como as horas cumpridas de trabalho, horas extras, gerir a equipe alocada, etc.

Tudo isso muito mais ágil, sem comprometer a produtividade do trabalhador. Apesar de ser obrigatória, esta demanda não precisa ser ainda mais complexa e onerosa para o seu negócio.

Outra vantagem para as finanças do seu negócio é que você pode adquirir o sistema Oitchau sem ter que contratar licenças ou certificados, pois o sistema é oferecido por meio de diferentes planos.

Contrate de acordo com as necessidades da sua empresa ou a quantidade de colaboradores, e ainda expandir o seu plano gradualmente, conforme o crescimento do negócio. 

Além disso, você pode fazer um teste gratuito antes de adquirir. Comece agora!