Custo de um funcionário: aprenda a calcular

Calcular o custo de um funcionário é importante para as empresas analisarem se os seus investimentos possuem retorno. O cálculo vai além do salário e pode ser um pouco complexo. Ele abarca uma série de parcelas.

Aprenda hoje como calcular o custo dos colaboradores de forma simples e prática.

A partir disso a sua empresa terá maior controle sobre o seu capital humano e sobre os investimentos que faz sobre ele.

O que é custo de um funcionário?

Um colaborador causa gastos às empresas.

E isso é natural, eis que ela deve remunerá-lo mensalmente como contraprestação de serviços. A contratação também gera outras obrigações que envolvem tributos e taxas.

Saber o custo de um colaborador permite que você analise como direciona os recursos da sua empresa. Ele é capaz de demonstrar quando um investimento não se faz necessário e quando outro é indispensável.

Como veremos abaixo, saber o custo de um colaborador não é um bicho de sete cabeças. É preciso ter alguns cuidados simples e ao final você terá em mãos os dados quanto ao investimento que sua empresa faz para mantê-lo.

O que compõe o custo de um funcionário?

Um erro comum é achar que o custo do colaborador se ilustra apenas pelo salário. Esse é um dos componentes desse custo. Ele não é o único e se junta aos tributos, contribuições sindicais e outras parcelas trabalhistas.

Veja alguns desses custos:

• Salário mensal;
• Recolhimentos ao INSS;
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
• Impostos e taxas de acordo com o regime tributário;
• Adicional de férias (1/3);
• Décimo terceiro salário;
• Seguro Acidente de Trabalho;
• Provisões para eventual rescisão e outros.

Outros valores que somam para o custo de um colaborador são os próprios treinamentos, adaptações e outros investimentos que se voltem a ele:

• Contratação de professores ou de cursos para treinamentos;
• Plano de saúde;
• Plano odontológico;
• Seguro de vida;
• Auxílio alimentação;
• Outros benefícios que você pague por livre e espontânea vontade aos colaboradores ou obrigatoriamente por causa de previsão sindical em Convenção Coletiva (CCT).

Por que calcular o custo de um funcionário?

Existem diversos motivos para calcular o custo dos seus colaboradores. Essa é uma forma de entender se a sua empresa direciona bem os recursos dos quais dispõe.

Confira quais são os fatores mais importantes em saber o custo do pessoal:

• Poupe gastos desnecessários, economizando ou direcionando melhor os investimentos;
• Veja outras alternativas para investir o dinheiro da empresa, como em caso de treinamentos online em lugar dos presenciais, etc.;
• Mantenha sua empresa sempre organizada e com total controle do que acontece dentro dela e do direcionamento de seus recursos.

Em alguns casos a realização desses cálculos pode demonstrar até mesmo quando uma equipe pode ser enxugada. Essa hipótese se apresenta quando o custo de um colaborador não tem correspondência no lucro da empresa.

A melhor solução pode ser a rescisão contratual, o que varia em cada caso e merece análise do caso concreto.

Como calcular o custo de um funcionário?

Isso depende de qual é o regime tributário ao qual a sua empresa se enquadra. Cada regime possui alíquotas próprias sobre as parcelas obrigatórias. Os recolhimentos mudam em relação à porcentagem que se aplica.

Confira nos itens que se seguem quais são esses regimes tributários e o que cada um deles impõe.

Simples Nacional

Esse é o regime que existe desde 2007 e que se voltam às micro e pequenas empresas. Com ele é possível pagar os impostos por uma única guia. Mesmo que eles forem de natureza diferente (federal, estadual ou municipal) são unificados.

O Simples Nacional dá algumas vantagens aos empresários. Elas se revelam na dispensa de pagamentos de parcelas, como:

• Recolhimento de INSS patronal;
• Salário do Trabalho;
• Contribuições ao Incra;
• Contribuição ao SEBRAE, SENAI ou SESI.

E como calcular o custo de um funcionário para empresa que atua pelo Simples? Para isso é necessário levar em consideração essas parcelas e essas proporções:

• Fração mensal de férias: 11,11%;
• 13º salário: 8,33%;
• FGTS: 8% (fixo para todos os regimes);
• Provisão de multa para rescisão: 4%.

Note que a provisão para multa, 13º salário e fração de férias entram no cálculo como uma forma de organização. É como se a empresa se adiantasse ao gasto futuro e já fizesse uma reserva para isso.

Veja um exemplo de como seria o custo para a empresa (sem considerar treinamentos, estrutura e outros quesitos) no Simples Nacional para colaborador que recebe um salário-mínimo mensal (R$ 1.212):

• Fração mensal de férias: 11,11% – R$ 134,65;
• 13º salário: 8,33% – R$ 100,96;
• FGTS: 8% (fixo para todos os regimes) – R$ 96,96;
• Provisão de multa para rescisão: 4%- R$ 48,48.

Essas parcelas se somam ao salário para totalizar R$ 1.593,05. Isso sem contar eventuais valores de vale-transporte, auxílio-alimentação e outras parcelas que você pague mensalmente ao colaborador.

Lucro Real ou Presumido

Quem não se enquadra no Simples Nacional atua sob o Lucro Real ou Lucro Presumido. Enquadram-se aqui as empresas que possuem faturamento anual acima de R$ 3,6 milhões.

Algumas das parcelas e das proporções seguem as mesmas diretrizes anteriores. Isso é o que ocorre com o FGTS, a provisão de multa, o décimo terceiro salário e as férias. A eles se somam outras obrigações, confira quais são e sua proporção:

• Fração mensal de férias: 11,11%;
• 13º salário: 8,33%;
• FGTS: 8% (fixo para todos os regimes);
• Provisão de multa para rescisão: 4%;
• 2,5% de salário educação;
• 20% de contribuição patronal do INSS;
• 1 a 3% contra seguro acidente (depende da natureza do negócio);
• 3,3% de alíquota de terceiros;
• 20% para descanso semanal remunerado.

Veja um exemplo com as obrigações da empresa e o custo do funcionário em um exemplo em que ele recebe R$ 1.212 mensais, correspondentes ao salário-mínimo vigente no ano de 2022:

• Fração mensal de férias: 11,11% – R$ 134,65;
• 13º salário: 8,33% – R$ 100,96;
• FGTS: 8% (fixo para todos os regimes) – R$ 96,96;
• Provisão de multa para rescisão: 4%- R$ 48,48;
• Descanso semanal remunerado – R$ 242,40;
• Seguro contra acidentes: R$ 12,12 a R$ 36,36;
• Alíquota de terceiros: R$ 40;
• Salário-educação: R$ 30,30;
• INSS: R$ 242,40.

Quanto custa um funcionário por mês?

Como vimos acima, o custo de um funcionário depende do tipo de regime no qual a empresa se enquadra.

Afinal, são várias as parcelas que devem ser consideradas em cada situação específica.                                                                         

Além disso, o valor também dependerá do salário do colaborador e da existência de eventuais prêmios e comissões.

Igualmente, também é impactado pelo número de horas que trabalha, bem como da situação em que trabalha.

Afinal, um trabalhador que presta horas extras apresentará maior custo de funcionário do que outro que apenas cumpre sua jornada contratual.

Ao mesmo tempo, quem trabalha em situação insalubre também terá um custo maior do que quem não o faz.

Outros pontos de variação incluem o trabalho noturno, quando a hora tem tamanho fictício e, também, conta com adicional de 20%, no mínimo.

A periculosidade, assim como outros adicionais que dependem das condições de trabalho, também irão impactar no custo do trabalhador.

Isso sem se falar nas variações em razão de graus de hierarquia diversos.

Naturalmente um trabalhador que ocupa cargo de gestão terá um custo maior do que quem não presta.

Desse modo, o custo mensal de um funcionário variará de acordo com uma série de fatores que incluem:

• salário,
• regime contábil,
• existência de adicionais,
• prestação de horas extras

E outros fatores que devem ser analisados de acordo com a realidade de cada um.

Como a Oitchau pode ajudar você a controlar o custo de um funcionário?

Existem vários fatores, como vimos ao longo do texto, que influenciam no custo de um trabalhador para uma empresa.

Desse modo, é essencial que haja o controle de todas essas verbas e questões que impactam no valor final.

Uma delas se refere à jornada, aos descansos semanais, compensações e pagamentos de horas extras.

Ainda, o adicional noturno. Portanto, é essencial que sua empresa tenha em mãos uma ferramenta de controle de ponto adequada.

Ela deve controlar em tempo real a jornada, bem como atualizar não apenas o número de horas extras ou outros fatores que impactam no final do mês.

Também é importante que ela faça o cálculo automático e apresente números concretos.

E é isso mesmo que a plataforma da Oitchau para controle de jornada oferta. Com ela você sempre tem em mãos os dados referentes ao custo do funcionário em relação à jornada, extrapolação dela ou faltas e atrasos.

Assim, não deixe de contar com esse sistema moderno para auxiliar ainda mais no controle das finanças da sua empresa!