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Definir o custo de projeto no Asana é importante para quem usa esta ferramenta para desenvolver seus projetos.
Cada projeto possui suas próprias necessidades e elas importam no valor final que custará à empresa e que será repassado ao cliente.
Por isso, é importante que cada novo projeto tenha a definição de um orçamento.
Isto, aliás, é essencial para que a empresa analise se há viabilidade de desenvolvê-lo, uma vez que os recursos são parte crucial desse desenvolvimento.
Mas como fazer este tipo de cálculo e o que levar em consideração? É o que veremos hoje. Continue a sua leitura para descobrir a resposta e ver dicas para calcular quanto custa o seu projeto e respeitar o orçamento disponível.
Por que calcular os custos de um projeto no Asana?
Existem diferentes motivos que fazem do cálculo do custo do projeto algo essencial, independentemente se você usa o Asana ou não.
Confira, nos itens abaixo, quais são eles. Em seguida, saiba como calcular esses custos e como se ater ao orçamento.
Viabilidade do projeto
Calcular o custo de um projeto no Asana ou em outros softwares de gestão de projetos é importante para determinar a viabilidade do que se deseja fazer. Muitas vezes o mundo das ideias não encontra correspondência no mundo real.
Um projeto depende, além de boas ideias e da criação de soluções, de recursos financeiros, pessoais e de ferramentas.
Contudo, nem sempre a empresa possui à disposição tudo o que é necessário. Pelo menos, não no momento.
Desse modo, fazer o cálculo dos gastos com projetos é uma forma de determinar no que vale a pena se empenhar.
Igualmente, no que pode ser feito agora e o que pode ser postergado para eventual aumento de recursos no futuro. Ou, ainda, o que é inviável.
Evite, com o cálculo dos custos, iniciar trabalhos que não poderão ser terminados por falta de recursos. Igualmente, veja como é possível reaproveitar recursos de outros projetos (tais como pessoais ou ferramentas).
Organização financeira interna
As empresas necessitam se organizar financeiramente para que suas operações possam ser colocadas em prática. E isso também é verdade em relação aos projetos.
Portanto, ao ter em mãos os gastos com projetos no Asana, é possível promover a organização.
Isto é, evitar que os recursos se esgotem antes do projeto. Ou, então, que o projeto utilize todos os recursos que a empresa teria à disposição.
Definição do custo para o cliente
Outro ponto que ressalta a importância de calcular os custos de um projeto é a definição do valor para o cliente. Ou seja, quanto a sua empresa irá cobrar para desenvolver algum produto ou serviço.
A empresa trabalha com o objetivo de alcançar o lucro.
Portanto, o valor cobrado de um cliente considera os gastos do desenvolvimento do projeto e o valor adicional que se ilustrará como lucro.
Como calcular os custos de um projeto no Asana?
O cálculo exige alguns passos e cuidados que se mostram essenciais para que o orçamento seja estipulado corretamente. Veja quais são.
Objetivos e escopo do projeto
Primeiramente, é necessário saber quais são os objetivos do projeto, bem como seu escopo. Os objetivos determinam onde se quer chegar, enquanto o escopo se refere aos limites.
Ou seja, às metas, prazos e entregas.
Tudo isso impacta nos gastos com projetos no Asana.
Por exemplo, quanto mais longas as entregas, maiores os recursos necessários para manter o projeto em andamento.
Saiba quais os recursos necessários
Ao analisar o escopo do projeto, também é necessário determinar quais são os recursos dos quais ele precisa. Veja alguns deles:
- Custos com pessoal (equipes envolvidas, necessidade de contratação de prestadores de serviço, etc.);
- Equipamentos;
- Softwares;
- Aquisições;
- Consultorias externas;
- Espaço;
- Viagens, acomodações, etc.
Estimativa de gastos
Depois de ter em mãos o escopo e os objetivos do projeto e saber quais são os recursos que eles envolvem, é possível estimar os gastos. Neste caso, a empresa analisará o que ela já possui e o que deverá adquirir.
Além disso, é possível fazer uma comparação do projeto com outros já desenvolvidos na empresa.
Ainda que cada um seja único, é comum que tenham fases ou necessidades semelhantes, o que auxilia na estipulação do orçamento necessário.
Crie um orçamento
A partir de todas estas informações, é possível determinar um orçamento. O Asana conta com ferramentas internas que ajudam na introdução e na soma dos itens que fazem parte do projeto, bem como na criação de documentos que detalham isso.
O orçamento também deve contar com uma reserva de emergência que se volta a eventuais problemas que surgirem no meio do projeto e que podem ter passado batido na sua análise.
Monitore os gastos do projeto
Por último, após determinar o orçamento e os recursos necessários, não deixe de monitorar os gastos. Para calcular os cursos de projeto no Asana, conte com os relatórios e mantenha-os em uma frequência curta, a fim de manter o controle.
Além disso, não deixe de usar ferramentas internas como é o caso da “Geração de relatórios globais”, que ajuda no controle dos gastos frente ao orçamento determinado.
Como se ater a um orçamento de custos de um projeto no Asana?
Para isso, faça uso das ferramentas próprias do Asana.
Por exemplo, a já citada “Geração de relatórios globais”. Também use as planilhas inteligentes do software, que ajudam no monitoramento dos gastos conforme o orçamento desenvolvido.
Qual o melhor plugin para controlar custos de projetos no Asana?
Além dos recursos internos do Asana, você também pode usar plugins que são compatíveis com o software.
Eles ajudam na organização dos projetos e, claro, no cumprimento dos orçamentos determinados para eles.
Um dos plugins que pode ser de grande valia para seus projetos é o timesheet Oitchau. Ele ajuda no controle de gasto de tempo para as atividades do projeto, que também impactam no valor final necessário para o desenvolvimento dele.
Portanto, não deixe de conhecê-lo! Assim, tenha controle dos custos do projeto no Asana e melhore o desenvolvimento de atividades na sua empresa.
