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A gestão de projetos depende que haja o desenvolvimento do cronograma de projeto. Ele é quem será capaz de direcionar as atividades de acordo com sua ordem e com o tempo que se tem disponível para isso.
O cronograma ajuda na organização interna, no reconhecimento de erros e na criação de expectativas para uso e apresentação do resultado do projeto. Aprenda com o fazê-lo em 5 passos e porque ele é essencial para sua empresa.
O que é um cronograma de projetos?
O cronograma se refere à gestão de projeto e de suas atividades dentro de um espaço-tempo. Ele é que permite que se saiba qual é a ordem das atividades, o tempo que cada uma delas demorará e do que cada uma depende.
Considere que existem atividades que somente são possíveis após a conclusão de outras. Isso deve estar no seu cronograma. Em caso contrário o tempo estimado não corresponderá ao necessário, eis que essas ações não ocorrem ao mesmo tempo.
Esse cronograma ajuda o gestor na distribuição das finanças, na compreensão do projeto e de suas fases e na avaliação e no acompanhamento das equipes. Abaixo, confira as vantagens de adotar o cronograma e como colocá-lo em prática.
Para que serve um cronograma de projetos e quais são os seus benefícios?
O cronograma serve para inúmeras coisas. Como citamos brevemente, ele ajuda desde as questões de definições orçamentárias até a avaliação das equipes. Veja com o isso é bastante amplo e essencial para o trabalho de um gestor.
Avalie de melhor forma as equipes
Quando um gestor faz uso do cronograma de projetos ele consegue ter uma visão melhor e pormenorizada sobre o desempenho das equipes. O gestor pode comparar o tempo previsto para as atividades e o realmente utilizado pelos colaboradores.
E isso se utilizando de outros dados complexos e importantes, como avaliação da qualidade do serviço e uso dos recursos à disposição.
Desenvolva o orçamento de forma mais assertiva
Quando você sabe o tempo que as fases do projeto e ele, em si, irão demorar, fica mais fácil de determinar o orçamento. Considere uma máquina que será locada ou a contratação temporária de novos colaboradores para um projeto.
Ao não saber ao certo o tempo que o seu projeto irá demorar, fazer o orçamento quanto a esses gastos fica impossível. E as finanças não podem ficar em aberto, sendo crucial ter em mãos previsões concretas, o que o cronograma pode ajudar.
Aumente a eficiência das suas equipes
Ao usar um cronograma os colaboradores e as equipes, em geral, tendem a se mostrara mais eficientes. Tenha ciência de que a organização do gestor e das previsões é essencial na organização das próprias equipes.
Com a maior organização dos colaboradores, eles sabem empenhar melhor seu tempo nas atividades, sabem o que é prioridade e quais atividades destravam outras. Isso se revela em maior eficiência.
Melhore os futuros projetos
Um cronograma ajudará no próximo e assim por diante. Quando você fez um cronograma que foi maior ou menor do que o esperado, sabe no que adaptar o próximo projeto para que o mesmo não ocorra.
Isso se deve ao fato de ser possível entender onde o projeto demorou mais, as causas e como evitar que isso se repita. Ou, caso seja algo inevitável, saberá da necessidade de aumentar o tempo necessário para a conclusão do projeto futuro.
Note que isso também se reflete no ajuste do orçamento, para mais ou para menos, a depender de cada tipo de situação.
Como implantar um cronograma de projetos em 05 passos? Aprenda
Agora que você já sabe as vantagens de usar cronogramas para os projetos da sua empresa, veja como desenvolver e implantar um em apenas passos.
1. Defina o escopo do projeto
Para começar a definir seu cronograma é preciso definir o escopo do projeto. Ele é necessário para que o próprio projeto possa existir e se desenvolver. O escopo corresponde às atividades que são necessárias para o resultado que se deseja.
Veja o que determinar nesse primeiro momento:
- O que será feito;
- O que não será feito em qualquer hipótese (materiais, recursos, matérias-primas que não serão usadas);
- Recursos necessários às equipes.
2. Divida o escopo em fases e objetivos menores
Definido o escopo, chegou o momento de vê-lo de maneira mais específica e menos geral. Veja que o escopo é algo grande e que ele possui várias fases que são necessárias para chegar até o momento final.
As próprias fases envolvem equipes e atividades diferentes. Cada fase é uma soma de atividades. E a soma das fases corresponde ao escopo final. Diante de tudo isso, é importante dividir as fases e as atividades de cada uma delas.
A isso se dá o nome de Estrutura Analítica de Projeto. Esse conceito presa pela decomposição o escopo de forma a entender sua estrutura como várias partes que se somam.
3. Identifique as atividades internas ordem de realização
A ordem das atividades na soma para o escopo altera o resultado. Isso significa que depois de dividir as fases e as atividades é necessário remontar esse quebra-cabeça. Nesse caso é preciso separar e gerenciar as atividades por dois conceitos:
- Por ordem de importância (o que é imprescindível, o que destrava outras atividades);
- Ordem cronológica: da primeira a última que deverá ocorrer.
Veja que nem sempre as atividades de uma equipe estarão apenas em uma fase inicial ou final. Elas podem aparecer diversas vezes, eis que uma atividade destrava outra que por sua vez permite outras.
4. Estime a duração das atividades em relação ao tempo
Sabendo de quais atividades cada fase é composta se torna possível estimar a duração delas. Estime o tempo das atividades e sua soma dentro de uma fase. Lembre-se de considerar as ações que podem ocorrer simultaneamente e quais não.
5. Defina o cronograma
Com tudo isso em mãos se torna possível concluir o seu cronograma de projetos. A construção dele se dá pela soma de todas as atividades e o tempo que elas necessitam.
Não basta ter apenas o cronograma. É essencial que você considere o uso de um software de projetos que lhe ajude a ler, acompanhar e interpretar dados. Ao informar seu cronograma, ele ajuda na análise de seu desenvolvimento correto.
E isso aumenta seu poder de gestão. Não deixe de usar um bom software de gestão para usar seu cronograma de projetos de modo mais conciso e seguro, tendo sempre visão completa de cada ponto do processo.
