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Descubra como realizar o controle de horas e faturamento de seus projetos através de uma ferramenta de Timesheet que automatiza a leitura de dados sobre o tempo gasto em cada tarefa.
Manter o controle de horas e faturamento é uma tarefa que pode ser complicada principalmente para quem trabalha com projetos, onde cada profissional tem as suas atribuições e ganha por hora trabalhada.
A melhor maneira de resolver esse “problema” é contando com uma ferramenta de Timesheet. Entenda o que é essa solução, como ela funciona e qual é o seu papel no controle de faturamento e horas. Boa leitura!
O que é e como funciona uma ferramenta de Timesheet?
Timesheet é a palavra utilizada para designar uma planilha de cálculo de horas. Basicamente um local onde os profissionais que atuam em um projeto registram o horário de início e término de suas atividades.
Por exemplo, imagine que um profissional da área de design tem 5 atribuições em um projeto. Ao começar a primeira delas ele marca na planilha que iniciou o trabalho às 14:30 e parou de lidar com essas primeira tarefa às 16:00, contabilizando uma hora e trinta minutos.
Logo, com o passar dos dias, será possível saber quanto tempo ele levou para completar cada uma das tarefas e o seu tempo total de trabalho dentro do projeto. Essas informações são fundamentais para o controle da produtividade, das horas trabalhadas e do faturamento, como você verá adiante.
Ferramenta de Timesheet
Já uma ferramenta de Timesheet, vai além da simples planilha, sendo uma solução que automatiza o controle de horas e faturamento de um projeto.
Através dessa ferramenta, os profissionais marcarão o horário de início e término de suas atividades, e todas as outras informações serão geradas de maneira automática pelo sistema conforme as informações fornecidas pela gestão.
Confira abaixo como essa ferramenta automatizada atua permitindo o controle de orçamento e horas.
O papel do Timesheet no controle de horas e budget
Agora que você já sabe o que é um ferramenta de Timesheet, confira com especificidade como ela permite o controle de horas e faturamento de um projeto.
Timesheet e controle de horas trabalhadas
O controle de horas trabalhadas é a principal função de uma ferramenta de Timesheet. Através do registro de horas no sistema é possível colher as seguintes informações:
- Tempo gasto por cada profissional em cada uma de suas tarefas;
- Tempo total gasto no projeto por profissional;
- Tempo total gasto no projeto por cada setor ou equipe;
- Tempo total gasto em todo o projeto por todo o time envolvido.
As informações pertinentes às horas trabalhadas permitem que tanto os colaboradores quanto os gestores analisem a produtividade do projeto, como:
- Onde as horas estão sendo gastas;
- Quais tarefas levam mais e menos tempo;
- Quais profissionais estão com possível dificuldade por conta do tempo demandado para alguma tarefa;
- e se o projeto vai obedecer ao seu prazo ou se as horas trabalhadas correspondem ao estipulado.
Ao utilizar uma ferramenta de Timesheet para controle de horas e faturamento, os gestores têm acesso em tempo real ao status dos profissionais, identificando as tarefas que eles estão realizando no momento.
Além disso, toda tarefa deve ser aprovada pelo gestor para que os seus dados sejam contabilizados na planilha de Timesheet e sejam compartilhados com os demais integrantes da equipe.
Timesheet e controle de faturamento
Umas das informações que podem ser alimentadas em uma ferramenta de Timesheet para que ela apresente dados úteis a partir das horas registradas é o valor da hora de cada profissional.
Dessa maneira, as informações apontadas no tópico acima sobre a gestão de horas serão acompanhadas também pelo faturamento das horas. Ou seja, se o valor da hora de um profissional é de R$70,00 e ele atuou por 10 horas em um projeto, o total das suas horas faturadas é de R$700,00.
Esse valor será somado a outras informações, como o faturamento do setor ou equipe e o faturamento total do projeto.
Através de uma ferramenta de Timesheet como a da Oitchau, é possível também analisar em tempo real quanto do budget do projeto já foi gasto, conforme as horas dos profissionais são faturadas.
Por tanto, um sistema de Timesheet que permite a realização do controle de horas e faturamento, é uma excelente maneira de apresentar dados sobre o andamento do projeto e o seu custo para os clientes, e os comparar com as informações que foram apresentadas no planejamento do projeto.
Respostas para outras dúvidas
Como você viu, uma ferramenta de controle de horas e budget é uma solução para quem deseja ter pleno controle de seus projetos. Confira as respostas para outras dúvidas sobre o tema.
Como fazer um controle de horas trabalhadas?
A melhor maneira de fazer controle sobre horas trabalhadas em um projeto é através da utilização de uma ferramenta de Timesheet.
Basta registrar o horário de início e término das atividades na ferramenta para começar a fazer a gestão do tempo.
Quais são os sistemas de controle de horas?
Os sistemas de controle de horas mais comuns são o sistema de registro de ponto e as ferramentas de Timesheet, sendo a segunda opção ideal para quem deseja ter controle sobre as horas gastas em um projeto e atividade, assim como colher dados sobre a produtividade.
Quais são os desafios que podem surgir ao implementar uma ferramenta de Timesheet e como superá-los?
O maior desafio da implementação de uma ferramenta de Timesheet é o registro das horas por parte dos colaboradores. Apesar de ser uma atividade simples, ela pode enfrentar resistência e acabar no esquecimento.
Para driblar essa situação, os gestores devem lembrar aos profissionais das vantagens da ferramenta para os colaboradores, permitindo que eles colham dados sobre a própria produtividade.
Aprimore a sua gestão de projetos
O controle de horas e faturamento feito por meio de uma ferramenta de Timesheet pode garantir o sucesso de seus projetos, fazendo com que as horas acompanhem o planejamento e que o faturamento respeite o seu budget.
Se você deseja continuar aprimorando a sua gestão de projetos, não deixe de conferir outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.
