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As rotinas de departamento pessoal são numerosas e, muitas delas, bastante burocráticas. Exigem atenção, concentração e organização dos gestores, que também precisam se dedicar ao mais importante: os colaboradores.
É fato que a chegada e o avanço da tecnologia são fundamentais para que os profissionais possam desburocratizar os processos e se dedicarem mais ao seus colaboradores. No entanto, mesmo os mais avançados sistemas de organização para RH não são capazes de substituir um líder.
Elencamos abaixo algumas práticas que podem contribuir para que as rotinas do RH sejam menos pesadas e para que os gestores consigam manter a organização.
Confira!
De olho nas rotinas de departamento pessoal da sua empresa em 8 passos
1. Mapeie todas as funções da área de Recursos Humanos
Os profissionais de RH devem organizar um mutirão para mapear todas as suas funções, das mais críticas às mais básicas, para ter um diagnóstico bem detalhado da atual situação do departamento.
Podem ser tomadas as medidas cabíveis para que sejam realizadas melhorias e automatizações.
Sobre este ponto, é válido frisar que, assim como as tecnologias estão em constante mudança, as rotinas devem seguir o mesmo caminho. A área não deve apenas planejar e executar ações, mas sim fazer análises constantes do que foi implementado.
Devem ser adotadas metodologias que possibilitem o constante monitoramento e aprimoramento do que vem sendo praticado
2. Como mandam as leis trabalhistas
O cuidado com o colaborador envolve, também, verificar toda a documentação referente a ele dentro da empresa.
O primeiro passo, que acontece a cada nova contratação, é fazer o registro do colaborador. Faça uma relação com todos os documentos, atestados e laudos que o novo contratado precisa apresentar para que seu registro esteja completo e em ordem.
Logo em seu primeiro dia de trabalho, é necessário que o trabalhador esteja com tudo o que precisa para entrar e sair da empresa: crachá, cartão de ponto, senhas de acesso, entre outros.
Se a empresa já utiliza o ponto eletrônico, prepare um pequeno manual para que o novo colaborador use-o corretamente.
3. Foco na folha de pagamento dos trabalhadores
Uma das tarefas mais delicadas das rotinas de departamento pessoal é a elaboração das folhas de pagamento dos colaboradores.Isso porque ela trata de muitos dados sensíveis, sendo necessário fazer a verificação do controle de horas trabalhadas por cada profissional, bem como a observação do registro de ponto.
Para ajudar neste trabalho árduo, já existem ferramentas totalmente otimizadas, que evitam a perda de tempo fazendo cálculos manuais, por exemplo.
No passado, costumava ser muito comum a equipe de RH se dedicar muitos dias de um único mês apenas para fazer as contas dos pagamentos dos empregados. Entretanto, nos dias de hoje, o panorama mudou: as empresas que ainda mantêm esse hábito estão fadadas ao insucesso.
Além disso, um item tão essencial quanto é a integração entre a área de Recursos Humanos com o departamento financeiro ou contábil da empresa. Ambos precisam trabalhar juntos para garantir que os pagamentos sejam feitos sempre corretamente, evitando problemas com essas transações.
As plataformas de gestão de folha de pagamento e outros dados da jornada de trabalho podem ser ideais para suprir essa necessidade de agilizar as tarefas burocráticas das empresas.
São muitas as opções no mercado, cabe à equipe de RH ter o cuidado na hora de escolher a ferramenta que melhor atenda às demandas diárias de trabalho.
4. Desligamento de colaboradores
A saída de um colaborador é tão importante quanto a entrada. Verifique todos os documentos, laudos e exames necessários.
Confira os valores rescisórios e certifique-se de ter todos os recibos e documentos devidamente assinados.
Vale ressaltar que o pedido de demissão é diferente de uma demissão sem justa causa. Por isso, fique atento aos valores específicos de cada um para que tudo seja feito dentro das leis.
5. Controle da jornada de trabalho
Se a empresa utiliza horas extras ou banco de horas, o controle do RH deve ser eficiente para que não haja erros nas rotinas de departamento pessoal ou a necessidade de retrabalho.
Atualmente, há sistemas de ponto eletrônico integrados em que os gestores de RH acompanham em tempo real as jornadas e horas extras dos colaboradores.
Os softwares também fazem a gestão e o controle das empresas que trabalham com escalas e turnos, garantindo que tudo seja feito de forma organizada e simples.
Existem plataformas que já entregam todos as horas trabalhadas, descansadas, extras, folgas, atrasos e etc. prontos para facilitar o cálculo da folha de pagamento.
6. Diferentes turnos e escalas
Um grande número de organizações tem seu funcionamento 24 horas, inclusive durante os finais de semana e feriado.
Essas corporações têm que estabelecer diversos turnos e escalas para atender a demanda de trabalho.
Isso costuma acontecer em estabelecimentos como hospitais, indústrias e comércios, os quais precisam de rotinas administrativas muito bem organizadas e estratégias devidamente desenhadas para lidar com o alto fluxo de informações.
Neste sentido, os sistemas automatizados de gestão também podem ser utilizados, de modo que as escalas sejam feitas com muito mais agilidade e eficiência, garantindo que todos os horários e turnos do negócio tenham cobertura.
7. Controle automático de férias
Mensalmente, verifique o controle de férias dos colaboradores. Mantenha todos os cálculos em mãos e, mesmo que sejam entregues por softwares, os confira mais de uma vez para que não haja erros.
Além disso, o controle de férias feito automaticamente evita que dois colaboradores saiam ao mesmo tempo interferindo, assim, no dia a dia da empresa.
8. Comunicação interna
Quando o RH também é o responsável pela comunicação interna da empresa, ele precisa ter o cuidado de manter todas as mensagens enviadas em arquivo para consulta toda vez que necessário.
Utilize um canal interno automático para o envio das mensagens e certifique-se de que todos os colaboradores estão cientes sobre seus conteúdos.
A gestão eficiente do RH é importante para a desburocratização das rotinas de departamento pessoal. Por esse motivo, a otimização das tarefas pode ser feita utilizando a tecnologia e um líder.
9. Aposte no recrutamento interno
O recrutamento interno condiz a uma política de gestão e de recursos humanos que busca talentos que já prestam serviços pela empresa. Eles apresentam características buscadas pelo setor. Possuem habilidades ou facilidade no desenvolvimento de atividades do setor que busca contratar.
O recrutamento interno é muito importante para aperfeiçoar as rotinas do departamento pessoal, pois o processo seletivo de pessoas externas à empresa geralmente é desgastante.
Contratar pessoas de fora da empresa demanda que haja a divulgação do processo seletivo, a análise de currículos e a realização de entrevistas.
Para tudo isso deverá ser demandado o tempo de um funcionário, sendo que também há gasto de tempo de um funcionário para apresentar ao novo colaborador os setores da empresa, o espaço dela e suas políticas, por exemplo.
Um departamento pessoal que opta pela busca de talentos dentro da própria empresa pode otimizar em muitas suas atividades.
O recrutamento interno também traz outros ganhos à empresa, uma vez que há a sensação de valorização dos colaboradores e a capacitação deles ao invés da busca de empregados de forma externa à organização.
Esse tipo de recrutamento também melhora a imagem da empresa não só para os seus empregados, mas perante os consumidores e o mercado em que a organização está inserida.
A valorização do capital humano que é desenvolvida por meio dele se torna uma ótima carta às instituições e ao próprio departamento de recursos humanos.
10. Estabeleça metas
Outra forma de melhorar as rotinas do departamento pessoal da sua empresa é pela adoção de políticas de metas.
A criação de metas permite que as atividades sejam mais bem controladas, assim como os resultados delas. Auxilia a incentivar os empregados quanto ao trabalho por eles realizado.
Para isso é importante que as metas traçadas sejam passíveis de cumprimento. De nada adianta promover uma política de metas que desconsidere a realidade da empresa e a situação da economia e que se torne possível de realização.
Caso o departamento pessoal não tenha o devido cuidado ao desenvolver as metas os resultados delas podem ser desastrosos. Isso porque metas impossíveis de serem alcançadas tendem a gerar a competitividade negativa, assim como afetar o clima da organização.
O efeito se torna contrário, pois ao invés de incentivar os colaboradores as metas impossíveis de cumprimento tendem a desenvolver o desinteresse do colaborador, pois ele evita se colocar em uma situação em que a busca dos resultados jamais será suficiente e as metas desejadas pela empresa são descoladas da realidade.
Em caso de aplicação cuidadosa da política de metas o departamento pessoal pode utilizá-las para analisar o comportamento dos empregados e, inclusive, aplicar promoções e premiações.
A necessidade de capacitação interna, pode ser visualizada por meio da política de metas, bem como outros pontos importantes referentes aos empregados e ao dia a dia de labor.
Veja também: Trabalho pet friendly: Entenda a política de trabalho
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