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A comunicação interna exerce um papel fundamental no sucesso de uma empresa. No entanto, os gestores precisam ser proativos ao incentivá-la, ao invés de esperar que os colaboradores tomem ciência, por conta própria, de sua importância.
A influência da comunicação interna
Uma má (ou a falta de) comunicação resulta em perdas financeiras, independentemente do porte da empresa. Isso ocorre devido aos seguintes fatores:
- Ineficiência: faz com que os colaboradores se sintam inseguros e desconfiados.
- Moral baixa: impacta negativamente as pessoas que trabalham na organização.
- Menos inovação: a comunicação interna ineficiente leva à confusão da rotina organizacional e dos projetos. Os colaboradores despendem muita energia para fazer o mínimo de forma correta e sem criatividade.
Neste contexto, comunicar-se de forma assertiva é fator determinante para o clima no ambiente de trabalho. Afinal, ninguém trabalha sozinho: o sucesso e resultados positivos se constroem coletivamente, e essa conexão é motivada pela comunicação empresarial interna.
Diferentes maneiras de comunicar-se
Quando se fala em comunicação, logo pensamos na comunicação verbal. A verdade é que existem diversas formas de se comunicar. Conheça algumas abaixo:
1. Linguagem corporal
Nosso corpo fala. Isso quer dizer que a comunicação corporal se refere ao contato visual, gestos, o fato de estar sentado ou em pé, confortável ou trabalha enquanto conversa com alguém.
A sua linguagem corporal pode acompanhar ou ir totalmente contra ao que suas palavras dizem. No entanto, ao ganhar consciência disso, a linguagem corporal pode ser usada ao seu favor.
2. Tom de voz
Pelo tom da nossa voz, o nosso interlocutor é capaz de identificar se estamos animados ou tristes. As pessoas conseguem identificar emoções, estados de ânimo, etc., apenas nos ouvindo falar.
Portanto, você pode estar dizendo algo com as palavras, mas passando outra mensagem totalmente diferente com a sua voz.
3. Palavras que dificultam a comunicação
Gírias e jargões empobrecem e dificultam a compreensão de sua mensagem. Sua comunicação, principalmente no que diz respeito a comunicação empresarial interna, deve ser compreensível e não confusa.
4. Seu receptor
Dependendo de quem é o receptor de sua mensagem, você precisará complementar a comunicação e dizer o porquê precisa de ajuda ou que algo seja feito.
5. Tempo
Algumas pessoas são mais objetivas e preferem que a comunicação seja rápida e assertiva. Outros preferem trocar cumprimentos e falar sobre coisas comuns antes de irem ao ponto.
O tempo que leva para se comunicar coloca contexto na sua mensagem, além de mostrar ao seu receptor que você o conhece bem a ponto de se comunicar de uma maneira que seja confortável a ele, mesmo que isso signifique que deva economizar nas palavras.
Problemas comuns na comunicação empresarial interna e como resolvê-los
Estilos de comunicação
Cada pessoa tem um estilo de comunicação. Veja abaixo alguns estilos antagônicos
- Comunicação direta x Comunicação indireta: a pessoa que usa a comunicação direta é objetiva e vai direto ao ponto, pois não gostam de perder tempo. As pessoas que usam a comunicação indireta, vão entrando no assunto principal gradativamente. A pessoa direta e a indireta não se comunicam bem.
- Competição x Agrupamentos: a pessoa competitiva gostam de determinar poder. Já a pessoa que prefere agrupamentos gosta de saber a opinião de outros e são menos assertivos. Os competitivos geralmente dominam os agrupadores.
- Visual, auditivo e tátil: as pessoas aprendem melhor de maneiras diferentes. Os visuais gostam de ver a mensagem, enquanto que as palavras bastam para os auditivos. Já os táteis preferem algo que os ajudem a tornar a mensagem palpável.
Lembre-se que nenhum estilo de comunicação é certo ou errado. O gestor precisa ter proatividade em reconhecer o estilo e valorizar a forma de comunicação. Como fazer isso?
Aprenda a ouvir
Diga o que precisa dizer e, então, pare e escute com atenção! Não tente adivinhar o que o outro vai dizer. Simplesmente se livre de suas barreiras em ouvir a outra pessoa. A comunicação é uma via de mão dupla.
Se livre dos filtros
Ao ouvir, deixe preconceitos, crenças e estereótipos de lado. Reflita sobre isso e comece a ouvir as pessoas de forma diferente. Deixa a mudança começar em você!
Esteja ciente das diferenças culturais
A diversidade é algo fascinante e deve ser motivo de orgulho para qualquer empresa. No entanto, as diferenças culturais podem representar barreiras sérias na comunicação. Há três tipos de constrangimentos causados por diferenças culturais:
- Constrangimentos cognitivos: diferentes visões comunicam diferentes mensagens.
- Constrangimentos comportamentais: cada cultura tem um padrão de comportamento adequado. Conheça o comportamento de seu interlocutor.
- Constrangimentos emocionais: as culturas escolhem como as emoções são demonstradas.
Diferenças de personalidade
Para se comunicar de forma eficiente é preciso conhecer os cinco tipos mais comuns de personalidade. Confira!
- Cuidadores: gostam de cuidar das outras pessoas;
- Criadores: estão sempre em busca de novas ideias;
- Guardiães: os que preservam e protegem;
- Conectores: a vida deles é fazer networking.
- Pioneiros: dominadores, sempre pensam no futuro, competitivos e altamente estruturados.
Ferramentas de comunicação empresarial interna
Outra forma de melhorar a comunicação dentro da sua empresa é adotar ferramentas que facilitem essa comunicação não somente cara a cara, mas também à distância.
Nem sempre na rotina de trabalho é possível, ou o ideal, parar o que está fazendo e ir até outro setor ou mesa para falar com uma pessoa. Na maioria das vezes utilizar a tecnologia a favor ajuda e a economizar tempo e otimizar a produtividade no escritório.
Confira abaixo algumas ferramentas que podem ajudar:
Slack
O Slack é uma plataforma que permite a troca de mensagens e também o compartilhamento de arquivos.
Além das mensagens individuais (privadas), também é possível criar grupos de times, grupos de filiais, de assuntos, de projetos, ou qualquer outro tipo de grupo que seja útil para facilitar o trabalho no dia a dia.
O objetivo do Slack é eliminar os e-mails e facilitar a comunicação direta sobre trabalhos que precisam ser executados em equipe.
Intranet
Existem diversas empresas especializadas em criar sistemas de comunicação empresarial interna exclusivos para todo tipo de empresa. Esses sistemas são chamados de intranet.
O objetivo de uma intranet não é promover a comunicação direta entre colaboradores, mas sim promover uma comunicação mais ampla e efetiva entre empresa, gestores e recursos humanos com os funcionários.
São utilizadas para avisos sobre novidades e mudanças na empresa, novas contratações, eventos importantes, aniversários, consulta de clipping e mais.
E-mail & Calendário
Por mais que existam sistemas mais modernos, nada substitui cem por cento o bom e velho e-mail!
Quando o assunto é muito sério e importante, como envio de um arquivo que precisa ser encontrado facilmente no futuro, ou envio da pauta de uma reunião que ocorreu, ou até mesmo algum tipo de reclamação, denúncia ou negociação, é sempre bom deixar esse tipo conteúdo documentado.
Além disso, hoje todo e-mail possui um Calendário conectado, que pode ser utilizado para marcar reuniões e eventos, convidar outros participantes, definir maiores detalhes e ativar lembretes.
Conheça o Oitchau
Também faz parte da comunicação interna de uma empresa os pedidos e registros de ausência e férias dos colaboradores.
Para garantir mais eficiência no controle de ausências e férias, existem aplicativos de controle de ponto como o Oitchau, que permite aos colaboradores enviar pedidos com comprovante usando o próprio celular. O supervisor é notificado com o pedido e pode aprovar ou recusar em tempo real. O funcionário também recebe notificação com a resposta na hora.
Além de facilitar a comunicação, tornando-a mais rápida, é mais seguro pois o aplicativo mantém registrado o pedido, que pode ser consultado a qualquer momento, além de já constar a ausência automaticamente nas marcações de ponto do funcionário.
Garantir a boa comunicação entre empresa e colaboradores é uma tarefa difícil, mas manter o foco na clareza e transparência já é um excelente começo!
Qual a importância da comunicação interna dentro da empresa? Quais seus principais objetivos?
O investimento em comunicação interna é de suma importância para qualquer empresa, independente do seu segmento. E com estratégias devidamente planejadas é possível alcançar diversos benefícios. Conheça os principais objetivos e importância.
Alinhar discursos e objetivos da empresa
Primeiramente, para conseguir uma boa comunicação interna é necessário que todos os colaboradores estejam alinhados com os discursos e posicionamentos da organização.
Ter um time de profissionais que conhecem os valores que são prezados pela empresa e estão cientes das ações estratégicas, principalmente em relação aos clientes, é importante o acontecimento de incoerências ou mal entendimentos.
E acima do alinhamento dos colaboradores em relação ao discurso, é a garantia da ciência dos profissionais em relação as metas e objetivos que foram traçados à médio e longo prazo, para que eles possam trabalhar em função disso.
A comunicação interna tem influência direta no crescimento da empresa, e na produtividade, fazendo com que eles estejam mais focados e orientados para as metas, entendendo os desafios do caminho que precisa ser percorrido.
Redução do turnover e melhoria da motivação dos colaboradores
A comunicação interna é o do tipo de iniciativa que tem apoio do setor de RH. A motivação dos colaboradores é um ponto muito importante para que as empresas conquistem metas e objetivos. A partir da melhoria da motivação, o engajamento ganha força, o que melhora o clima organizacional.
Evitando conflitos internos, e reduzindo as taxas de turnover na empresa, promovendo um ganho intelectual relevante para a empresa.
Quais são os benefícios da comunicação interna em tempos de pandemia?
As empresas estão enfrentando um momento delicado, devido à pandemia do covid-19, e conseguir administrar cenários de crise é tão importante quanto a comemoração dos objetivos alcançados.
Os colaboradores necessitam estar unidos em prol de um objetivo em comum, que é ajudar a empresa nesse momento difícil. Mas existe uma dúvida, como fazer com todos os colaboradores estejam dispostos a passar por todos os desafios que existem em períodos de crise?
Existem diversas formas de alcançar esse objetivo com os colaboradores, mas a mais simples é através da comunicação interna. Veja porque ela é a mais efetiva:
Evita rumores
No momento em que todas as informações relevantes ao momento pelo qual a instituição está passando, é tratada apenas pelos níveis mais altos da hierarquia, sem que os demais colaboradores tenham acesso às informações reais, acaba abrindo uma lacuna para especulações, teorias e falsos rumores.
O que pode ocasionar ainda mais problemas, que em um momento de crise, não é necessário. A comunicação interna é um meio efetivo para abrir um canal de comunicação entre os colaboradores para que todos estejam a par da situação da empresa, os próximos passos e estratégias para enfrentar esse momento delicado.
Aumento da identificação do colaborador em relação à empresa
Um colaborador que não possui identificação com a instituição que atua, ou não possui orgulho, será o último que fará a defesa em meio à crise. E isso é um problema grande para a empresa.
Através da comunicação interna, os colaboradores entendem que são peças essenciais para a empresa, e que precisam enfrentar essa situação juntos.
Veja também: Crise econômica: Como sobreviver sem cortes de funcionários
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