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A ordem de serviço é um documento importante para as empresas que trabalham no segmento de prestação de serviços. É por meio destes documentos que o prestador consegue se organizar e planejar o atendimento de seus clientes.
Aqui em nosso blog sempre ressaltamos a importância do planejamento para uma rotina mais organizada e uma melhor visão geral do desenvolvimento dos projetos para atingir as metas da empresa.
Sob este aspecto, criar uma ordem que contenha as informações mais relevantes para a prestação de serviço se torna uma ferramenta competitiva que contribui para o alcance de suas metas e o posicionamento da sua empresa no mercado.
O que é uma ordem de serviço?
De modo geral, uma ordem de serviço, também chamada de OS, é a comprovação da solicitação da prestação de serviço pelo tomador. É por este documento que a contratação fica formalizada.
Existem diversos modelos de ordens de serviço. No caso de uma assistência técnica, por exemplo, o prestador descreve no documento o problema como o equipamento/aparelho, além de todas as outras informações pertinentes ao caso e, ao longo do reparo, vai registrando os materiais utilizados para a troca de peças, entre outros.
Ao devolver o objeto ao cliente, este fica sabendo tudo o que foi feito e o quanto ele deverá pagar pelo serviço prestado.
Outro tipo comum de ordem é aquela resultante da contratação de um serviço. Vamos supor que a empresa X contrata um serviço de consultoria. Na ordem deste cliente, deverão constar, além de seus dados, todo o escopo de serviços que foram contratados e como serão aplicados na empresa: alocação de consultores, uso de softwares, etc.
É possível observar, diante do descrito acima, que a OS tem a finalidade de organizar a rotina da empresa prestadora e do tomador de serviço. É por meio dela que ambas as partes poderão acompanhar o desenvolvimento da prestação de serviço.
Para a empresa prestadora, o OS também desempenha um papel importante: manter o histórico de cada cliente. Da próxima vez que o mesmo cliente solicitar novos serviços, será possível acompanhar o que já foi feito e o resultados que as ações empregadas trouxeram.
Neste sentido, a OS se torna uma ferramenta competitiva importante: o prestador, por meio de seu arquivo, poderá determinar os serviços mais procurados e realizar ações de aprimoramento para se tornar referência em seu segmento e sair a frente da concorrência.
A OS é fundamental para o controle de estoque e para o acompanhamento das transações financeiras da empresa. Diante disso, é possível avaliar a importância da OS para boa parte dos departamentos dentro de uma empresa.
Como fazer uma ordem de serviço
Antes de explicarmos como fazer uma OS, é importante ressaltar que cada empresa tem uma ordem de serviço personalizada, seguindo os processos internos que cada uma desenvolve para atender seus clientes da melhor forma possível.
No entanto, há dados que, de forma geral, podem ser encontrados em todas as OS, com o objetivo de formar um banco de dados em que cada cliente tem o seu histórico armazenado para consulta e acompanhamento.
Estes dados gerais são:
- Nome, endereço e informações para contato do tomador de serviço;
- Responsável pelo atendimento daquele cliente;
- Responsável pela execução dos serviços contidos na OS;
- Escopo das atividades que serão executadas;
- Observações relevantes à contratação do serviço (descontos, bônus, serviços extras, etc.);
- Data da solicitação da OS;
- Data em que o serviço será executado;
- Média de tempo de duração para a execução do serviço;
- Valores que serão cobrados;
- Condições de pagamento;
- Aprovação do serviço e assinatura do prestador de serviço e do cliente;
- Campo para que o prestador preencha com informações sobre o andamento da OS (materiais ou peças que foram utilizadas);
- Garantia do serviço.
Em alguns casos, a realização do serviço dependerá da apresentação de laudos técnicos e outros documentos pontuais, os quais também deverão ser anexados à OS para controle de ambas as partes.
Sistemas de gestão empresarial para controle de OS
O controle de OS se torna ainda mais eficiente quando o gestor utiliza um software de sistema de gestão robusto que realiza o armazenamento e histórico de cada cliente automaticamente.
Independentemente do porte da empresa, o software de gestão permite a consulta rápida de todas as OS de cada cliente, provendo informações sobre o desenvolvimento de cada serviço prestado e informações relevantes para a solução dos problemas.
Além disso, o software de gestão possibilita que o andamento da OS seja acompanhado em tempo real por todos os envolvidos, garantindo a integração das equipes em entregar os melhores resultados aos clientes.
A cada nova solicitação de prestação de serviço, novas informações são acrescentadas tornando a ordem de serviço ainda mais essencial.
Garanta a agilidade e eficiência dos serviços prestados com o auxílio da tecnologia.
