Ponto eletrônico: Como fazer migração?

A modernização das relações de trabalho foi acompanhada pela atualização dos mecanismos utilizados nas atividades laborais e para o controle delas, um dos aspectos mais importantes nessas mudanças positivas se relaciona à migração entre o relógio eletrônico de ponto (REP) para o ponto eletrônico, do tipo sistema digital.

Muitas empresas e gestores ainda possuem dúvidas sobre a possibilidade de integração entre sistemas ou mesmo dos gastos demandados e da possibilidade de rápida adaptação dos colaboradores às modernizações.

Para isso nós apresentamos abaixo uma série de informações importantes sobre a migração para o sistema digital de controle de jornada, quais as vantagens de adotá-lo e outros pontos relevantes. Não deixe de conferi-los para garantir a escolha da melhor opção para sua empresa acompanhar a jornada dos seus empregados.

REP x Sistema de ponto eletrônico digital

O controle da jornada dos empregados é obrigatório para todas as empresas que possuem mais de 20 empregados. Esse controle pode ser feito de diversos modos e dentre os mais famosos estão o REP e o ponto eletrônico digital.

As vantagens do REP são:

• Marcação em tempo real;
• Relógio ponto localizado na entrada da empresa;
• Marcação física com a utilização de algum tipo de material de identificação que pode variar entre cartão, crachá, uso da digital ou de uma senha;
• Acesso aos dados registrados apenas ao final do mês, sem possibilidade de checagem de dados das jornadas a qualquer momento e de fazer um real controle de horas extras prestadas;

Já os sistemas digitais de ponto podem substituir ou atuar de modo conjunto ao REP. Quando eles são utilizados são capazes de trazer novas características ao sistema de controle de jornada dos colaboradores. Quando se utiliza um programa como o oferecido pela Oitchau passa a ser caracterizado assim:

• Marcação em tempo real com variação de segundos;
• Anotação da jornada de trabalho pode ser feito a partir de mais de um local, material e método de identificação. É possível se utilizar da digital biométrica na entrada da empresa ao mesmo tempo em que o colaborador pode acessar um aplicativo em seu celular ou tablet e também realizar o registro da jornada mesmo quando estiver longe da sede da empresa e realizando atividades laborais;
• Acompanhamento das jornadas em tempo real: o sistema é capaz de captar as informações registradas no relógio de ponto e concentrá-las em um só local que pode ser acessado pelos gestores e pelos empregados, principais interessados na jornada. O controle de horas extras se torna efetivo e a empresa se prepara financeiramente para cobrir o labor extraordinário ao final do mês sem grandes percalços.

É inegável que os dois tipos de sistema são diferentes e a modernização do segundo é igualmente evidente.

Vantagens de adotar o sistema digital de ponto

A lista das características acima já torna bastante compreensível o porquê do sistema digital de ponto eletrônico é melhor do que o REP tradicional.

Para que não restem dúvidas confira nossa lista das vantagens principais deste tipo de ponto para a sua empresa:

• Acesso aos dados registrados em tempo real;
• Garantia da observação das políticas internas de jornada;
• Controles automáticos do banco de horas e sistemas de compensação;
• Geração automática do cartão ponto e holerite, desobstruindo a agenda dos colaboradores do departamento de RH;
• Eliminação da burocracia;
• Agilidade e rapidez dos processos;
• Segurança dos dados de jornada captados que não podem ser manipulados ou alterados;
• Acompanhamento diário da jornada prestada pelos empregados;
• Utilização do sistema para o acesso à empresa e para a permissão de circulação em ambientes privados ou limitados dentro da empresa, como laboratórios e outros locais sensíveis que demandam cuidados especiais;
• Aumento da produtividade;
• Possibilidade de realização do controle de jornada de empregados que prestam serviços (sempre ou eventualmente) fora da empresa em viagens, representações ou que trabalhem em home office.

Como fazer a migração do ponto eletrônico para o ponto digital?

O sistema digital de ponto eletrônico é o melhor que existe atualmente no mercado e a Oitchau está no topo das melhores empresas que o concedem.

Quando se trabalha com o uso de um REP tradicional que não permite o acesso a qualquer momento aos dados registrados e que também exige o desenvolvimento manual e burocrático de documentos (como cartões ponto e holerites) a sua empresa está perdendo. Perde em produção, desperdício de tempo e engajamento dos empregados. Ao mesmo tempo fica à mercê de erros pequenos de natureza humana que podem atrapalhar completamente o fluxo das atividades e trazer graves consequências.

Na hipótese em que o sistema digital de ponto é adotado esses problemas são eliminados e tudo se torna mais fácil e fluído. Alguns sistemas do mercado tornam esse procedimento ainda mais simples ao realizar a migração e integração entre o sistema antigo e o novo.

A Oitchau é uma das principais empresas que realiza essa integração. Isso torna o procedimento de migração muito mais rápido e os empregados podem continuar usando o tradicional sistema posicionado à porta da empresa e visualizar as novas possibilidades como a de marcação à distância por um simples toque no celular.

Com essa integração todas as exigências legais e da Secretaria do Trabalho ao respeitadas e a empresa garante o cumprimento da lei trabalhista de forma mais efetiva.

A partir do momento em que o sistema digital passa a integrar o controle de jornada da empresa, fazendo a integração com o REP, ele pode captar as informações registradas no ponto eletrônico e nos sistemas mais modernos que se referem ao acesso pela internet e outras formas.

Antes de concluir é necessário ressaltar que as vantagens acima listadas que são gerais ao sistemas digitais de ponto são somadas a outros benefícios que são exclusivos dos sistemas Oitchau. Confira tudo o que sua empresa pode fazer com esse sistema digital:

• Controle no número de horas realizadas como extra com emissão de alarme e bloqueio de sistemas de trabalho no momento do alcance do limite;
• Customização do sistema inclusive em relação ao banco de horas e diferenças entre os regimes dos empregados eventualmente decorrentes de pertencimento a sindicados diferentes;
• Acompanhamento da horas extras, do banco de horas, do saldo de compensação e do histórico de prestação de labor extraordinário, faltas e compensações;