Como fazer fechamento de ponto corretamente?

Muitas empresas, gestores e colaboradores de RH possuem dúvidas de como é possível fazer o fechamento de ponto, sem erros e garantindo o cumprimento à lei.

Pensando nisso separamos algumas dicas importantes para que seu controle de jornada seja efetivo e o resultado dele, ao final do mês, seja correspondente à realidade.

Por isso, veja a seguir!

O que a CLT diz sobre a folha de ponto e seu fechamento?

A CLT é bastante concisa no que se refere ao fechamento de ponto. Segundo a lei, devem fazer o controle de ponto as empresas que tenham 20 colaboradores ou mais.

Isso não significa que apenas eles possam fazer, mas que somente nas empresas com mais de 20 colaboradores esse controle será obrigatório.

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Porém, ele é benéfico para ambos os negócios, especialmente porque somente assim é possível efetuar o apontamento para pagamento de horas extras, e descontos de atrasos ou faltas.

Afinal, mesmo pequenas empresas, com poucos colaboradores, devem pagar as horas que os colaboradores prestaram além do horário contratual.

Esse é um direito de todos os trabalhadores, independentemente do tamanho das empresas empregadoras.

Qual o limite de atraso na hora de bater o ponto?

A lei também determina que não serão contabilizados atrasos ou trabalho extra de até 10 minutos no início, ou final de jornada.

Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.

1o Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.

Desse modo, caso alguém que tenha sido contratado para trabalhar 8h por dia registrar, em um dia, 8h09min, esses minutos não serão contabilizados como horas excedentes.

Agora, caso sua marcação aponte 8h15min, ele terá direito a 15 minutos extras, e não apenas 5.

Qual o dia de fechamento de ponto?

Primeiramente, é importante ressaltar que o dia de fechamento de ponto pode variar conforme as políticas da empresa e as práticas adotadas em cada local de trabalho.

Dessa forma, não há uma regra universal que determine um único dia para o fechamento de ponto, pois isso pode depender de diversos fatores, como o ciclo de pagamento, a convenção coletiva da categoria, entre outros.

Em muitas empresas, o fechamento de ponto ocorre ao final de cada período de trabalho, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Por exemplo, para colaboradores mensalistas, o fechamento de ponto geralmente ocorre ao final de cada mês, coincidindo com o período de fechamento da folha de pagamento.

Para colaboradores que recebem salário por hora ou por semana, o fechamento de ponto pode ocorrer semanalmente ou até mesmo diariamente, para garantir o registro preciso das horas trabalhadas.

Como fazer o fechamento do ponto?

Para fazer o fechamento do ponto, a melhor solução é apostar em um sistema de controle digital.

Este tipo de software é reconhecido pelas portarias do Ministério do Trabalho, além de trazer muitas facilidades para a sua empresa.

A marcação é feita de forma rápida e em qualquer lugar. Ou seja, neste caso é possível fazer o fechamento de ponto à distância, incluindo os trabalhadores home office ou externos.

Igualmente, é possível consultar as marcações a qualquer hora. Os melhores sistemas deste tipo também mantém as informações na nuvem. Com isso, elas ficam devidamente protegidas contra ataques, manipulações e extravios.

Outro ponto que ressalta a importância deste tipo de sistema é que ele é capaz de automatizar o fechamento da folha de ponto. Isto é, ele realiza os cálculos referentes à jornada.

Desse modo, atualiza o sistema com informações de bancos de horas e de horas extras. Ao calculá-las, aliás, ele aplica todos os adicionais cabíveis, conforme a lei, como por labor extraordinário, trabalho noturno ou insalubridade.

Por tudo isso, automatizar seu sistema de ponto com um software moderno é a melhor solução para a sua empresa!

Qual a forma correta de preencher a folha de ponto?

A forma correta de preencher a folha de ponto pode variar dependendo das políticas da empresa e das regulamentações trabalhistas.

No entanto, vamos mostrar algumas diretrizes gerais que podem ajudar a garantir um preenchimento adequado:

Identificação: certifique-se de que a folha de ponto contenha informações claras de identificação do colaborador, como nome completo, número de registro, cargo ou departamento.
Data: registre a data em que as horas estão sendo marcadas. Isso é essencial para manter um registro preciso das horas trabalhadas em cada dia.
Horários: anote os horários exatos de entrada e saída de cada período de trabalho. Isso pode ser feito em formato de horas e minutos (por exemplo, 08:00 para entrada e 18:00 para saída).
Intervalos: se a legislação local exigir, registre os horários de início e término dos intervalos para descanso e alimentação.
Assinaturas: o colaborador deve assinar a folha de ponto para confirmar a precisão das informações registradas. Isso é importante para garantir a validade legal do documento.
Conformidade legal: certifique-se de que o preenchimento da folha de ponto esteja em conformidade com as regulamentações trabalhistas, incluindo as leis sobre jornada de trabalho, horas extras, intervalos obrigatórios, entre outros.

De forma geral, é importante que os colaboradores sejam devidamente treinados e orientados sobre a forma de preenchimento a folha de ponto, garantindo assim a compreensão e a conformidade com as políticas da empresa e as leis trabalhistas.

Como fazer o fechamento de ponto a distância?

O fechamento de ponto à distância tornou-se uma prática comum em muitas empresas, especialmente com o aumento do trabalho remoto.

Para garantir a eficácia e conformidade desse processo, é essencial adotar uma abordagem sistemática e tecnológica.

Adote um sistema de registro de ponto eletrônico

A base para um fechamento de ponto à distância eficaz é o uso de um sistema de ponto eletrônico confiável.

Esse sistema deve ser acessível remotamente e permitir que os funcionários registrem sua entrada e saída com facilidade, além de pausas e horas extras.

Assim, garanta que o sistema escolhido esteja em conformidade com as normas do MTE.

Um exemplo é o Oitchau,um REP-P homologado pela portaria 671!

Estabeleça políticas claras de registro de ponto

É fundamental que todos os funcionários entendam claramente como e quando devem registrar o ponto.

Defina políticas específicas para o registro de horas trabalhadas, incluindo início e término da jornada, intervalos e procedimentos para o registro de horas extras.

Essas políticas devem ser comunicadas de forma transparente a todos os colaboradores.

Treinamento dos colaboradores

Forneça treinamento adequado aos colaboradores sobre como utilizar o sistema de registro de ponto.

Isso inclui instruções detalhadas sobre como fazer os registros corretamente e a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas.

Um bom treinamento minimiza erros e inconsistências nos registros.

Realize auditorias regulares

Para garantir a precisão e a integridade dos registros de ponto, é crucial realizar auditorias regulares.

Essas auditorias ajudam a identificar e corrigir qualquer irregularidade, como registros faltantes ou inconsistências nos horários.

As auditorias também são uma oportunidade para avaliar a eficácia das políticas de registro de ponto e fazer ajustes conforme necessário.

Assinatura digital

Implemente sistemas que permitam aos colaboradores assinar digitalmente seus registros de ponto.

Isso pode ajudar a garantir a sua autenticidade e conformidade com as regulamentações trabalhistas.

Comunicação remota

Mantenha canais de comunicação abertos entre a empresa e os colaboradores para esclarecimento de dúvidas, orientações sobre o registro de ponto e resolução de eventuais problemas ou disputas.

É importante garantir que qualquer sistema ou método utilizado para o fechamento de ponto esteja em conformidade com as leis trabalhistas e que ofereça segurança e precisão na coleta e no registro das informações de jornada de trabalho.

Além disso, é essencial manter a transparência e a comunicação eficaz entre todas as partes envolvidas.

Quais os tipos de fechamento de ponto?

Existem diferentes tipos de fechamento de ponto, cada um adaptado às necessidades específicas das empresas e aos tipos de jornada de trabalho dos colaboradores.

Aqui estão os principais tipos:

Manual

O fechamento de ponto manual é realizado através do preenchimento físico de cartões de ponto, onde os colaboradores registram seus horários de entrada e saída manualmente.

Este método é mais comum em organizações menores ou em locais onde a tecnologia ainda não foi plenamente integrada.

Apesar de sua simplicidade, o fechamento manual é suscetível a erros e fraudes, além de demandar um tempo significativo para a verificação e cálculo das horas.

Digital

Com a evolução da tecnologia, o fechamento de ponto digital se tornou uma opção viável e eficaz.

Os colaboradores podem registrar suas horas trabalhadas por meio de aplicativos em smartphones, tablets ou computadores, usando geolocalização ou reconhecimento facial para validar a presença.

Assim, ele oferece flexibilidade, especialmente para equipes remotas ou em campo, e permite o monitoramento em tempo real das jornadas de trabalho.

Quais os principais problemas no fechamento de ponto?

Existem diversos problemas que podem surgir no processo de fechamento de ponto, alguns dos mais comuns podem incluir:

Pontos sem marcação e alterações de última hora

Um desafio comum é gerenciar os pontos não marcados e as alterações de última hora.

Esse cenário exige esforço significativo da equipe de RH e DP para verificar e ajustar os registros, consumindo tempo precioso.

Assim, é recomendável definir um prazo para os colaboradores revisarem seus pontos e comunicarem alterações.

A automação do processo de controle de jornada através de sistemas modernos pode diminuir o tempo de fechamento.

Liderança e a jornada da equipe

O envolvimento da liderança no acompanhamento da jornada de trabalho é essencial.

A falta de acompanhamento pode levar a erros e inconsistências.

Soluções tecnológicas, como Super Punch, permitem compartilhamento de responsabilidades entre gestores e RH, facilitando aprovações em massa e uma gestão descentralizada do ponto, são fundamentais para superar esse desafio.

Processos manuais X tecnologia

A dependência de processos manuais é outro problema, propenso a erros e ineficiências que podem gerar custos elevados.

A transição para o controle de ponto digital elimina o uso de papel, automatiza cálculos e otimiza o processo.

Para mitigar esses problemas, é importante implementar políticas claras de controle de ponto, fornecer treinamento adequado aos colaboradores, usar sistemas de ponto confiáveis e manter uma comunicação aberta e transparente.

Como o controle de jornada afeta o fechamento?

Como o controle de jornada é realizado influencia de sobremaneira no sucesso do encerramento de ponto.

É o sistema que a empresa adota que será responsável por resguardar as informações e passá-las adiante para serem utilizadas em documentos, cartões de ponto e holerites.

Alguns sistemas defasados não são tão efetivos nisso. Eles podem deixar passar variações de segundos, informações importantes na falha do ponto e cálculos incompletos.

Não raro se encontram cartões de ponto em que constam informações como “empregado em trabalho externo”, “visita ao cliente”, “falha do sistema”.

Isso deturpa em grande escala a possibilidade de que o controle se torne efetivo e todas as horas extras sejam consideradas, pagas ou compensadas.

Como escolher um sistema de ponto efetivo para o fechamento de ponto?

São vários os fatores que devem ser considerados ao se contratar um sistema de controle de jornada para tornar o fechamento do cartão de ponto e do holerite corretos.

Dentre esses fatores é importante serem considerados:

A efetividade de captação das informações;
A disponibilização dos dados em tempo real;
A possibilidade de consulta e acompanhamento das adições e reduções do banco de horas e as regras sobre ele;
Fechamento da folha automática e sem burocracia;
As variações minuto a minuto e os segundos;
Disponibilização de marcação por aplicativo de celular ou tablet e computador;
Atendimento remoto para eventuais demandas, entre outros.

Como usar o Super Punch no fechamento de folha?

O Super Punch, oferecido pelo Oitchau, é uma solução que transforma a gestão e o fechamento de ponto através de uma plataforma unificada.

Assim, esta ferramenta simplifica a administração de várias tarefas críticas na gestão do tempo, tornando o processo mais eficiente para supervisores e administradores.

Registros de ponto

O Super Punch centraliza o acompanhamento dos registros de ponto, facilitando a identificação e correção de erros rapidamente para assegurar a precisão dos dados.

Aprovações de ajustes

O Super Punch permite a rápida aprovação de ajustes solicitados pelos colaboradores. A ferramenta agiliza o processo de aprovações em massa, economizando tempo significativo.

Adições de pontos

Ele oferece uma interface intuitiva para adições manuais de pontos, facilitando correções ou inclusões necessárias sem complicações.

Preparação de folhas de frequência

O sistema facilita a preparação das folhas de frequência, um componente vital para o fechamento de ponto e processamento da folha de pagamento, acelerando o processo de verificação e reduzindo o risco de erros.

Ações em massa

Um dos principais benefícios é a capacidade de realizar ações em massa, permitindo que supervisores executem aprovações, ajustes e adições para múltiplos registros simultaneamente, promovendo uma economia de tempo substancial.

O Super Punch melhora significativamente a gestão de jornadas de trabalho ao otimizar operações e assegurar conformidade com regulamentações de tempo de trabalho, representando um recurso valioso para supervisores e administradores focados em eficiência.

É uma ferramenta prática para supervisores e administradores, projetada para economizar tempo e melhorar a eficiência do processo de gestão de jornadas de trabalho.

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