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A gestão de projetos é essencial para o bom andamento de uma empresa. E no cerne disso está a definição de escopo de projeto, indispensável para o seu desenvolvimento e que ela atinja os seus objetivos.
Mas como defini-lo e quais são as ferramentas que podem ajudar você a torná-lo ainda mais preciso? É isso que você confere no artigo que segue abaixo. Continue lendo e saiba tudo sobre essa parte tão importante de um projeto de de sua gestão.
O que é escopo de projeto?
Um projeto se define pela criação de algo pela primeira vez, pelo desenvolvimento de um novo serviço, produto ou sistema, por exemplo. Assim, ele tem início, meio e fim. Ele é diferente do processo, que é algo que repete processos bem-sucedidos.
O significado de escopo de projeto, é a planificação de tudo o que é necessário para que o objetivo do projeto seja possível. Ele determina todos os objetivos daquele projeto. Por exemplo, a criação de um novo produto. Ou, então, o desenvolvimento de uma nova política interna.
São vários os tipos de projetos, sendo que eles podem se voltar para fora da empresa ou para dentro dela. Igualmente, pode se relacionar a uma encomenda feita por um cliente ou, então, pelo desenvolvimento de novos produtos, serviços ou sistemas.
Por isso, cada um deles possui um escopo diferente. Afinal, os objetivos diferem em cada caso. Da mesma forma, os passos necessários para chegar nele também se diferenciam.
O escopo, então, detalha onde o projeto deseja chegar e o que ele precisa para que realmente chegue a esse resultado. Por isso, ele abarca inúmeros quesitos importantes que devem ser vistos com muita cautela e atenção.
Quais são os principais pontos do escopo do projeto?
O escopo em gestão de projetos determina onde o projeto quer chegar e como chegará até lá. Para isso, então, deve analisar uma série de questões que são essenciais tanto para a organização e gestão quanto para os colaboradores que irão desenvolvê-lo.
O escopo funciona, então, como um mapa e como um guia do próprio projeto. Afinal, ao mesmo tempo em que ele mostra o caminho, também determina quais são os pontos importantes dentro de cada passo.
Isto é, ele determina qual é o prazo total e dentro de cada fase; igualmente, os recursos – sejam eles humanos, financeiros ou de materiais – necessários, quais são as atividades necessárias dentro de cada fase e quem são os envolvidos.
Como fazer escopo de projeto?
Agora que você já sabe o significado de escopo de projeto, confira os pontos que o escopo deve conter:
- Tempo disponível (total e para cada fase);
- Recursos necessários;
- Responsáveis pelas etapas;
- Colaboradores envolvidos em cada fase;
- Restrições ao desenvolvimento;
- Premissas;
- Objetivo de cada fase;
- Ordem das atividades e das fases;
- Entregas e análises.
Portanto, o escopo de projeto e seu desenvolvimento são essenciais. Sem ele é impossível seguir uma ordem lógica que realmente permita que se parta de uma ideia e se chegue até o objetivo final almejado.
Sem o escopo, em resumo, é como se o desenvolvimento de um projeto seguisse às cegas sem qualquer tipo de guia, apenas adivinhando o que se pode fazer, mas não se tendo qualquer certeza sobre isso.
Para desenvolvê-lo é importante, então, determinar todos os pontos que listamos acima e determiná-los em uma linha cronológica. Ainda, é preciso registrar essa determinação do escopo em gestão de projetos, bem como colocá-lo em prática.
Ao colocá-lo, lembre-se de que há necessidade de atualização constante do escopo conforme o que está acontecendo no projeto. Por exemplo, necessidade maior ou menor de tempo do que o previsto. Com isso, é possível fazer reajustes.
Do mesmo modo, deve-se acompanhar esse desenvolvimento ao mesmo tempo em que se dá ao colaborador informações sobre o que está acontecendo e como está o desenvolvimento do projeto do qual participa.
Para isso a Oitchau pode ser essencial. Afinal, ela conta com uma ferramenta de gestão que ajuda no desenvolvimento, controle e acompanhamento do escopo do projeto. Confira mais e veja como modernizar sua gestão de projetos.
Escopo de projeto PMBOK
O PMBOK é um guia escrito e lançado pela PMI – Project Menagemente Institute, cuja finalidade é guiar gestão de projetos em diferente setores, e isso inclui o escopo em gestão de projetos.
Dentro guia, estão previstas as seguintes etapas para a realização de um escopo:
1 – Planejamento do gerenciamento do projeto: como ele irá ocorrer conforme o descrito no PMBOK;
2 – Coleta dos requisitos: documentação necessária para o início do projeto;
3 – Definição do escopo: descrição de todas as etapas necessárias para que o escopo seja desenvolvido;
4 – Criação da EAP – Estrutura Analítica do Projeto: representação hierárquica que orienta as entregas de cada setor com relação ao projeto;
5 – Validação do escopo: processo de aceitação da entrega que cada tarefa prevista no escopo de projeto PMBOK;
6 – Controle do escopo: gerenciamento do projeto, que pode acontecer antes da validação.
Como a Oitchau pode ajudar na definição do escopo do projeto?
A Oitchau conta com uma ferramenta completa que se volta à gestão de projetos. Ela é moderna, fácil de usar e permite que várias pessoas tenham acesso às suas informações – conforme as limitações impostas pelo gestor, é claro. Veja abaixo como ela pode te ajudar!
Acompanhe diversos projetos em um painel centralizado
Com ela o gestor pode acompanhar uma série de projetos em simultâneo. Eles podem ser de diferentes clientes ou de diferentes locais e ficam disponíveis em um painel central. Ali, então, basta acessar o projeto e vê-lo em detalhes.
Tanto quando ao escopo – isto é, o detalhamento do projeto, em si – quanto o desenvolvimento efetivo das fases, sua prática, possuem registros ali. Por isso, o gestor e os colaboradores passam a ter noção completa sobre o que se passa.
Não quer ver tudo na mesma tela? Pois saiba que a ferramenta Oitchau oferece a gestão de projetos de múltiplos clientes e, igualmente, permite que haja a classificação de projetos conforme a localização ou com os clientes. Assim, você pode usá-la da forma como preferir.
Aliás, os colaboradores têm acesso aos detalhes dos projetos, contudo apenas aos que têm permissão para isso. Dessa forma é possível manter o sigilo sobre o que está em desenvolvimento em outras áreas.
Comunique-se em tempo real
A ferramenta possui formas de comunicação em tempo real que notificam gestores e colaboradores de modo que qualquer entrave no desenvolvimento do escopo do projeto seja rapidamente resolvido.
Aprovação de projetos online
Várias fases do projeto precisarão de autorização para que realmente se passe à próxima etapa. Por isso, a Oitchau oferece uma ferramenta avançada de aprovação de tarefas. Igualmente, de horas e de disponibilização de recursos!
Saiba as horas dedicadas a cada projeto
Ainda, com a Oitchau o gestor tem registro de quantas horas cada colaborador esteve dedicado a cada projeto e quais foram as atividades prestadas. Além disso, pode dar autorização para a realização de horas superiores às determinadas em escopo de projeto, bem como apresentar justificativa.
Note, então, que a gestão de projetos se torna mais efetiva, rápida, informativa e moderna com o sistema Oitchau! Assim, não deixe de conhecê-lo!
Veja também: Gráfico de Gantt: O que é? Quais benefícios na gestão de projetos?
