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O Home Office corresponde à modalidade de trabalho prestada pelo colaborador de forma remota, à distância, diretamente de sua residência. Ele se tornou mais comum a partir de 2020 em razão das consequências causadas pela pandemia de Covid-19, trazendo a necessidade da integração de novos colaboradores a distância.
Mesmo com a diminuição dos casos da doença, e a volta ao ritmo normal do trabalho, muitas empresas optaram por continuar atuando a distância, seja integral ou parcialmente.
Esse distanciamento entre os empregados da mesma equipe e empresa pode gerar alguns problemas aos gestores e colaboradores do departamento de recursos humanos, responsáveis por garantir a máxima produtividade e satisfação dos funcionários. Um desses percalços se ilustra na dificuldade de realizar a integração dos novos colaboradores.
Sabendo disso, elaboramos esse conteúdo, para que você saiba qual é o objetivo e como fazer a integração de novos funcionários a distância, garantindo o entendimento de suas funções e da empresa pelos colaboradores que irão atuar a distância.
Home Office: alteração da legislação, pandemia e novos tempos
O trabalho remoto passou a ser previsto pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) a partir de novembro de 2017. Com isso houve a criação de regras específicas para esse tipo de serviço prestado à distância e se concedeu maior segurança jurídica às relações de emprego que se utilizavam do formato de teletrabalho.
Já em 2020 o Brasil e o mundo se depararam com uma situação inesperada relacionada à pandemia de Covid-19 que exige o distanciamento social para controle das transmissões desse vírus que pode ser letal.
As empresas foram obrigadas a se adaptar perante esse novo cenário para garantir que suas atividades fossem mantidas em pleno funcionamento. A solução mais comum foi a adoção do Home Office e desvio da prestação de serviços da sede da empresa para a casa dos colaboradores, evitando sua circulação nas ruas, transporte público e exposição à contaminação.
Não foi apenas a prestação de serviços na adoção do trabalho remoto que necessitou de adaptações. Elas continuam sendo cruciais principalmente perante a contratação de novos funcionários.
Dentre as questões que surgem estão: como integrar os empregados que não trabalharão pessoalmente com os demais colaboradores? Como será a troca de conhecimento e treinamento do novo funcionário que já inicia em teletrabalho? Como garantir a adaptação? Para conferir a resposta de essas e outras questões e encontrar soluções continue lendo!
Objetivo da integração de novos colaboradores
O maior objetivo da integração de novos colaboradores é alinhar as expectativas do novo colaborador com relação à empresa, fazendo com que ele se integre a cultura organizacional do negócio.
Nesse quesito, o profissional de Recursos Humanos deve apresentar todos os pontos relevantes que seriam apresentados a um novo profissional que tivesse chegando a estrutura física da empresa, como:
- Apresentar a história da empresa;
- Sua missão e valores;
- A estrutura da empresa: gestores, diretores etc;
- Como acontece o trabalho dentro dos setores;
- Como acontece o trabalho dentro do setor que ele irá atuar;
- Qual é o desempenho esperado dos novos colaboradores;
- Demonstrar como o novo colaborador pode entrar em contato com o RH quando tiver alguma dúvida.
Como fazer a integração de novos colaboradores
Agora que você já sabe quais são os objetivos da integração de novos funcionários e outras questões ligadas ao trabalho remoto, confira algumas dicas importantes que podem auxiliar a garantir a devida adaptação dos colaboradores mesmo quando contratados para trabalhar de forma remota e sem contato direito e presencial com os outros membros da equipe.
Lembrando que essas dicas servem para te ajudar a construir o próprio projeto de integração de novos colaboradores, conforme as necessidades da sua empresa.
Dê instruções prévias
Antes de ter início à prestação de serviços do novo funcionário, é crucial que ele tenha acesso a algumas instruções prévias. Dentre elas estão a jornada de trabalho, sistemas utilizados, forma de comunicação, a quem buscar quando houver dúvidas e problemas e outras.
Uma solução interessante é que ao menos um funcionário do departamento pessoal esteja disponível para conversar com o novo empregado. Isso pode ser feito na sede da empresa ou por teleconferência. Nessa situação podem ser passadas várias instruções prévias que evitam dúvidas posteriores.
Outro ponto que deve ser considerado está na entrega de cartão refeição ou alimentação e de documentos pessoais para realização do contrato. Ambas as situações podem ser resolvidas com envio dos documentos digitalizados ou com cópias físicas por sistemas de entrega.
Considere disponibilizar um kit home Office para ter mais eficiência na integração de funcionários na admissão
A integração de funcionários na admissão de cargos que vão ser cumpridos a distância para pela realidade de que a maioria dos brasileiros não possui em casa os materiais necessários para o desempenho de atividades laborais.
Por conta disso, sua empresa pode optar pelo envio de cadeira de escritório, kit de papelaria, computador e outros tipos de ferramentas que podem tornar o trabalho do empregado mais produtivo e gerar maior aproximação com o colaborador, mesmo que em home office.
Disponibilize treinamentos online
Quando um empregado passa a compor uma empresa ele geralmente passa por uma série de fases de ensinamentos para a realização das atividades que lhe serão repassadas. Dentre eles estão treinamentos e principalmente o acompanhamento por outro funcionário experiente que possa lhe tirar dúvidas, orientar e demonstrar onde estão os erros e acertos, melhorando a qualidade dos serviços.
No caso de contratação de empregado para integrar equipe que trabalha em home Office, isso não será necessariamente possível.
Uma solução é a disponibilização de treinamentos online que farão parte do seu projeto de integração de novos colaboradores, esses treinamentos podem ser adquiridos por parcerias com empresas de ensino técnico e outras.
Não esqueça de deixar um dos colaboradores de sobreaviso para acompanhar as dúvidas do novo funcionário e para orientá-lo sempre que for necessário. Isso evita que erros sejam cometidos e que o retrabalho seja necessário.
Use sistemas de comunicação e trabalho remoto efetivas
Todos os pontos acima citados têm em comum o fato de que são melhorados ou possibilitados quando a comunicação se mostra eficiente. O trabalho remoto necessita que sejam estabelecidas plataformas de comunicação e de trabalho conjunto mesmo à distância.
Estipular qual a rede de comunicação deve ser usada é crucial, assim como o é o estabelecimento de regras quanto ao momento e forma de comunicar. Estabeleça horários em que o contato pode ser feito, se ele deve ser feito em primeiro lugar de forma escrita ou ligação, datas prévias para reuniões periódicas e quais situações são mais urgentes em detrimento de outras.
Para o trabalho conjunto existem diversas plataformas online, gratuitas e pagas, que oferecem planilhas online e sistemas de compartilhamento de dados e arquivos e mesmo da adição de comentários, observações e adições em documentos compartilhados.
Nesse caso, é muito importante que os colaboradores novos, principalmente aqueles que nunca atuaram remotamente, entendam a diferença entre comunicação assíncrona e síncrona, ferramentas cruciais para empresas com o Home Office dentro de sua cultura.
Contrate um controle de ponto digital
Dê continuidade ao controle de ponto aos empregados que já trabalhavam na empresa e que passaram ao trabalho remoto e ao novo funcionário que foi diretamente para o serviço à distância.
Um sistema digital eficiente como o oferecido pela Oitchau auxilia a manter o controle dos horários que reflete na qualidade das atividades, produtividade e possibilidade de comunicação efetiva entre os empregados.
A adaptação do empregado novo é auxiliada e ele desde logo nota que suas atividades são, sim, controladas, melhorando sua produtividade e qualidade de suas atividades diárias.
Esses controles digitais permitem a anotação da jornada de trabalho em qualquer lugar por meio de celular, tablet ou celular. A marcação é feita de maneira rápida e seus dados são automaticamente gravados em um sistema central que pode ser acessado a qualquer momento.
Em eventual retomada dos serviços na sede da empresa o sistema de ponto digital da Oitchau permanece sendo relevante ao ser mais rápido e seguro que o relógio de ponto eletrônico e poder ser acessado de qualquer lugar.
