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Até bem pouco atrás, controlar as atividades dos funcionários de campo representava um grande desafio aos gestores. Afinal de contas, como saber com certeza se o funcionário está cumprindo as atividades de sua jornada quando ele está fora do ambiente de trabalho?
Graças ao desenvolvimento da gestão de pessoas e ao papel que o avanço da tecnologia desempenha, os gestores consegue realizar este controle com muito mais eficiência e agilidade, podendo focar sua atenção no que realmente importa: alcançar as metas da empresa.
Equipes externas, de campo e colaboradores remotas já são parte da realidade de muitas empresas e, por esse motivo, também surgiu a necessidade em controlar suas atividades de forma eficiente.
Mas afinal, como fazer isso? O que é preciso para que este controle se torne algo mais simples e eficiente?
É isso que vamos explicar. Continue a ler e saiba mais.
Gestão de tarefas de colaboradores externos
Quando se fala em controle das atividades de funcionários de campo, o desafio vai além do controle de horas.
Como garantir que estes funcionários se mantenham produtivos? Como garantir que as metas traçadas sejam alcançadas?
Pensando nisso, selecionamos abaixo algumas dicas para ajudá-lo no controle de atividades desses colaboradores.
Confira!
Conte com a ajuda da tecnologia para monitorar as atividades dos funcionários de campo
A melhor forma de garantir que seus colaboradores estejam no local e horário marcados e desenvolvam suas atividades é com a ajuda de softwares e sistemas que permitem o controle de jornada em tempo real.
O sistema do Oitchau é um exemplo disso. O aplicativo utiliza o rastreamento por GPS para determinar a localização exata em que o funcionário se encontra, além de poder acompanhar a jornada por meio de relatórios atualizados.
Com o Oitchau o gestor também faz o acompanhamento em tempo real da rota que o funcionário utiliza para se dirigir ao local de trabalho externo por meio de pinos de localização no mapa do sistema.
O aplicativo é baixado no smartphone do colaborador e o registro de horário é feito por meio de mecanismos anti fraude de ponto que garantem a veracidade das informações inseridas. Todas as vezes que um dos limites é ultrapassado, o gestor é notificado e pode saber no mesmo momento o que está acontecendo.
Além disso, o gestor pode criar jornadas exclusivas a cada um dos funcionários e definir limites para o registro de ponto, como nos casos de atrasos e saídas antecipadas. O gestor define, ainda, se é permitido ao colaborador realizar horas extras, evitando surpresas na hora do pagamento.
O gestor consegue, ainda, visualizar o nível de bateria atual do colaborador externo. É possível utilizar o Oitchau pelo smartphone (Android e iOS) e pela Web.
Planejamento é o segredo do controle das tarefas
O planejamento é ainda mais importante quando se trata de equipes externas. Os colaboradores de campo precisam estar completamente cientes das metas traçadas para que saibam exatamente o que é necessário ser feito para que os objetivos sejam alcançados.
No caso de equipes, é importante determinar as metas individuais e coletivas, para que os funcionários entendam o papel que desempenham no cumprimento de tarefas.
Vale ressaltar, ainda, que o planejamento (coletivo e individual) deve ser feito para objetivos a serem atingidos em curto, médio e longo prazos. Dessa forma, evita-se a procrastinação de desenvolver os projetos, deixando tudo para a última hora e dando margem a erros graves.
Prazos são importantes às equipes de campo
Prazos fazem parte do planejamento. Para que uma meta seja alcançada é importante determinar prazos para que as tarefas sejam cumpridas até que se chegue ao objetivo.
Por esse motivo, determinar os prazos para cada tarefa e para cada objetivo é fundamental para manter as equipes externas produtivas e com o foco necessário para entregar resultados.
O gestor deve, ainda, acompanhar todos os relatórios produzidos para que possa identificar problemas e oferecer soluções nos projetos desenvolvidos pelos funcionários e garantir que os prazos sejam cumpridos.
Como pode acompanhar, as dicas para controlar as atividades são simples, porém eficazes. Cabe ao gestor determinar o escopo de trabalho do colaborador externo e conduzi-lo eficientemente rumo ao alcance de metas individuais e coletivas.
Entenda os principais desafios enfrentados na gestão de equipes em campo
Os desafios da liderança em relação à gestão de uma equipe em campo são diversos, e desafiadores. Um dos principais e mais importantes é o controle da produtividade e desempenho da equipe, e dos membros, de forma individual.
Os líderes estão focando em analisar o faturamento e o valor dos clientes que estão sendo atendidos, mas deixam em segundo plano a preocupação com a atuação em campo de cada colaborador.
As práticas do dia-a-dia podem causar perdas à médio a longo prazo para a empresa, fazendo com que aconteça perda de receita. Entre os principais motivos podemos citar as horas de labor que sem acompanhamento, ou com acompanhamento ineficaz.
Atividades sem planejamento e sem a devida priorização, são outros motivos que podem causar perda de receita.
A falta de controle e de gestão das equipes em campo aumentam a liberdade dos colaboradores, permitindo que eles façam o planejamento da sua própria agenda, estabelecendo as rotas que sejam convenientes, o que não necessariamente pode ser vantajoso para a empresa.
Uma das formas mais aconselhadas para resolver essa questão é a utilização de um aplicativo para realização do apontamento de horas eletrônico – veja aqui a solução OiTchau. A partir do controle de horários, é possível realizar a gestão adequada das atividades.
Dimensionando as atividades prioritárias e os atendimentos mais urgentes, além de conseguir planejar ao longo da semana ou do mês todas as atividades de cada um dos membros da equipe, melhorando a produtividade e cumprindo as metas estabelecidas pela empresa.
O gestor consegue acompanhar de perto todas as atividades executadas pela sua equipe, mesmo que não estejam próximos, como no escritório. O report gerencial dos resultados é facilitado pelo acompanhamento das atividades e gestão de horários.
Uma das principais preocupações de um gestor, que possui parte ou toda sua equipe atuando externamente, é mantê-los focados, seguindo as atividades, sem distrações ou desvios que possam comprometer o trabalho que deve ser executado.
Quais são os principais benefícios da gestão de jornada de trabalho dos colaboradores em campo?
A tecnologia deve ser utilizada para beneficiar a gestão das equipes que estão deslocadas do escritório, sendo uma aliada importante no controle da jornada trabalhada, vem se mostrando como uma forma eficaz de otimizar o tempo dos membros da equipe, além de possibilitar encontrar os colaboradores, devido ao GPS.
Através do apontamento, é possível estar sempre atualizado em relação a localização dos membros da equipe, em real time, possibilitando a medição do desempenho e produtividade, que são indicadores importantes para as equipes externas.
O gestor ainda consegue avaliar como está o andamento das atividades que foram planejadas e a produtividade, de forma geral.
Uma das formas mais aconselhadas para resolver essa questão é a utilização de um aplicativo para realização do apontamento de horas eletrônico – veja aqui a solução OiTchau. A partir do controle de horários, é possível realizar a gestão adequada das atividades.
Dimensionando as atividades prioritárias e os atendimentos mais urgentes, além de conseguir planejar ao longo da semana ou do mês todas as atividades de cada um dos membros da equipe, melhorando a produtividade e cumprindo as metas estabelecidas pela empresa.
O gestor consegue acompanhar de perto todas as atividades executadas pela sua equipe, mesmo que não estejam próximos, como no escritório. O report gerencial dos resultados é facilitado pelo acompanhamento das atividades e gestão de horários.
Veja também: Softwares para fazer gestão de pessoas na quarentena
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