Como automatizar processos de RH? Aprenda!

Aprender como automatizar processos de RH não é uma tarefa fácil, principalmente, sabendo que os colaboradores são considerados um dos principais ativos de uma empresa. Afinal, eles são a força de trabalho que faz o negócio crescer.

O grande responsável por gerenciar esses ativos é o departamento de Recursos Humanos, o que o torna um dos setores mais importantes de uma organização. No dia a dia, a área se encarrega de atrair os melhores talentos e de gerenciar todo o ciclo de vida de cada membro da equipe.

E para que essa gestão seja eficiente, os responsáveis pelo RH precisam planejar e organizar minuciosamente os inúmeros processos. Mas esta não é uma atividade muito fácil se feita manualmente.

Isso porque, em diversas corporações, as  informações ainda são coletadas de forma manual e registradas em planilhas ou em papel, o que leva tempo, não garante a veracidade dos dados e nem possibilita o gerenciamento eficaz do ciclo de vida dos colaboradores.

É por isso que o departamento precisa automatizar seus processos. A seguir, neste artigo, apresentaremos mais aspectos sobre esse tema. Acompanhe!

Razões para aprender como automatizar processos de RH e otimizar sua gestão nas empresas

1. Controle simplificado da folha de pagamento 

Escolher como automatizar processos de RH de uma empresa deve logo passar —  primeiro, sem dúvidas — pelo assunto da folha. O fechamento da folha de pagamento é um dos processos mais complicados de se fazer manualmente. Ele exige a coleta de várias informações da equipe, como admissões, demissões, afastamentos, faltas, horas extras, férias, etc.

Quando todos estes dados precisam ser registrados em planilhas somente, o processo de fechamento acaba tomando boa parte dos profissionais do departamento de Recursos Humanos.

E como são muitas informações, eles acabam correndo o risco de cometer algum erro na hora de digitá-las ou escrevê-las nas planilhas, o que gerará prejuízos.

Mas se os profissionais automatizarem a coleta de todos esses dados, por meio de um sistema de gestão, eles conseguirão obter mais facilmente na hora de fazer o fechamento da folha. E como os dados coletados são precisos, eles não irão cometer nenhum equívoco.

2. Garante o cumprimento das obrigações trabalhistas

Falhas na hora de elaborar a folha de pagamento devido ao cálculo incorreto das horas podem gerar multas e processos trabalhistas. E mesmo que a empresa delegue a tarefa de contabilizar as horas a um profissional específico, ainda assim ela estará sujeita a erros, já que ele não pode fazer o cálculo de uma forma tão precisa quanto um sistema de gestão. Este, por meio de um ponto, calcula automaticamente as horas, faltas, atrasos, etc., sem quaisquer erros.

3. Diminui as despesas do setor

Quanto mais tempo a equipe passa coletando dados de como automatizar processos de RH sem agir, fazendo relatórios e realizando avaliações de desempenho por meio de métodos manuais, menos valor ela gera para a organização.

Isso porque os profissionais estão perdendo tempo com tarefas que podem ser realizadas automaticamente, o que reduz a eficiência de seu trabalho e gera custos altíssimos para a organização.

4. Permite que os responsáveis ajam estrategicamente após entender como automatizar processos de RH

Se engana quem pensa que o trabalho do RH envolve apenas a atração dos melhores talentos e o controle das folhas de pagamento. A sua principal missão é, na verdade, cuidar do ambiente de trabalho.

Os profissionais de Recursos Humanos devem promover ações para melhorar a qualidade de vida dos membros da equipe e criar políticas de valorização e reconhecimento, para mantê-los motivados e comprometidos com os objetivos do negócio.

Mas se boa parte de seu trabalho não é automatizado, eles não terão tempo para planejar tudo isso e agir estrategicamente para gerar melhores resultados para a empresa.

Se o único objetivo da área é cuidar das contratações, das demissões e das folhas, então ele não está cumprindo o seu papel principal, que é de cuidar dos colaboradores. E, neste caso, ele dá pouquíssimo valor para a organização.

Como automatizar processos de RH: dicas rápidas

Agora que você já sabe algumas vantagens de ter seus processos automatizados, vou listar formas de levar essa prática para dentro do seu negócio:

Recrutamento e seleção

Uma das responsabilidades da área é providenciar todo o processo de seleção de profissionais para a empresa. Esse processo deve ser muito produtivo e assertivo, pois reflete diretamente no rendimento dos setores e de seus novos colaboradores.

•  Como automatizar?

Aderir à utilização de um software permite que esse processo seja mais eficiente, desde o anúncio da vaga, triagens automáticas de candidatos, processo seletivo assertivo e contratação ideal. O programa permite que o tempo de fechamento da vaga seja reduzido, uma vez que nos dá ferramenta que propicia automatização nas rotinas.

Metas estratégicas da empresa

Para o setor de RH, a utilização dos indicadores de desempenho é importante para possível descobrir o potencial de cada colaborador. Com ele, pode-se conferir as responsabilidades conforme o perfil de cada um, melhorando os serviços prestados e aumentando sua motivação.

• Como automatizar?

Uma ferramenta automatizada permite que sejam gerados diversos indicadores. Ela possibilita analisar como automatizar processos de RH e utilizar dados de forma mais orientada, evitando que a área use planilhas e tenha tempo de atuar de forma estratégica na organização. Além disso, o sistema vai te ajudar a conciliar a redução de custos  e o aumento da produtividade.

Diversos indicadores são estratégicos para a área de RH: o de absenteísmo, turnover, horas de treinamentos per capita, total de investimento em treinamentos, motivos de desligamentos, estatística de preenchimento de vaga, entre outros. Uma boa gestão de pessoas estratégica é baseada com esses indicadores! Por isso, ter todas elas de forma rápida, prática e simples é primordial para seus argumentos com qualquer direção de empresa.

Gestão de pessoas

Para que uma empresa tenha como alcançar resultados interessantes, tanto quanto pensar em formas para aumentar a taxa de lucro é preciso também investir em pessoas. São elas quem farão da qualidade do seu processo produtivo o elemento fundamental para o negócio.

• Como automatizar?

No mercado, existem ferramentas que permitem que o RH acompanhe a performance do colaborador, visualizando todo o histórico do mesmo dentro da organização.

Permite acompanhar gerenciamentos importantes, como o período de experiência,  ocorrências, participação em treinamentos, processos seletivos, gestão da saúde e segurança do colaborador, promoções obtidas, experiências profissionais, onde os próprios gestores podem ter acesso as essas informações sem precisar da intervenção de outras áreas. Viabiliza a automatização de processos organizacionais.