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A organização e transparência são importantes nas viagens de trabalho e fazem parte da rotina dos viajantes corporativos. A boa notícia é que a tecnologia tem mudado a vida destes colaboradores com recursos que facilitam os processos burocráticos que envolvem as políticas de reembolso nas empresas.
Até pouco tempo atrás, o colaborador que viaja a trabalho ou que faz visitas externas aos seus clientes, precisava guardar todos os comprovantes de despesa: desde um cafezinho até comprovantes com hospedagem, alimentação e locomoção no local de destino, manualmente, o que aumentava – e muito – a incidência de erro humano e a consequente remuneração incorreta.
Em alguns casos, os erros cometidos por causa do controle inadequado destas despesas se tornaram justificativas para ações trabalhistas.
Com o advento da tecnologia, ficou mais fácil manter as despesas dos viajantes corporativos organizadas, desencadeando a simplificação de todos os processos de reembolsos e diminuindo o risco de remunerações incorretas.
A tecnologia móvel e os viajantes corporativos
É impossível negar a importância do smartphone em nossas vidas como um todo, mas principalmente, na vida do viajante corporativo. Hoje, é possível fazer tudo pelo celular: criar planilhas, enviar e receber e-mails, verificar o andamento de projetos em tempo real, entre outras vantagens.
O colaborador que está acostumado a trabalhar fora da empresa reconhece que a tecnologia se tornou fundamental para o trabalho remoto e, atualmente, é possível exercer suas funções tranquilamente com a certeza de que as horas trabalhadas e as despesas serão contabilizadas de forma correta com o auxílio da tecnologia.
Listamos a seguir de que modo a tecnologia está presente na vida do viajante corporativo e por que as empresas devem adotá-la em seu dia a dia. Acompanhe!
Gerenciamento da viagem em tempo real
Os aplicativos que acompanham o viajante corporativo em tempo real são essenciais para que o gestor e o próprio colaborador se comuniquem de forma eficiente e, assim, sejam capazes de realizar ajustes de acordo com a demanda.
Oitchau é um bom exemplo de aplicativo de gerenciamento em tempo real. O gestor é capaz de acompanhar o deslocamento do colaborador até o local em que exercerá o seu trabalho por meio de um mapa com pinos dentro do aplicativo. Isso acontece por causa do rastreamento por GPS e serviços de geolocalização.
Além disso, o colaborador pode realizar a marcação de seu horário de entrada e saída no trabalho externo tranquilamente. Sua identidade, horário e local onde o ponto está sendo registrado são checados automaticamente, eliminando o risco de fraude. Qualquer necessidade de ajuste de hora poderá ser feito via aplicativo e com a autorização do gestor.
O gestor, mesmo distante, poderá criar jornadas de trabalho exclusivas a cada colaborador externo, limitando horas extras e atendendo às necessidades do cliente.
Ao final do período, todas as horas trabalhadas são contabilizadas automaticamente. Tanto o colaborador como o gestor já sabem exatamente o quanto será pago, evitando surpresas desagradáveis.
A importância dos apps mensageiros
Atualmente, aplicativos de mensagem como Skype, WhatsApp, Telegram, entre outros, são imprescindíveis na vida corporativa. Reuniões podem acontecer com a participação de pessoas em qualquer parte do mundo.
Outro ponto que vale destacar é a possibilidade de usar a rede Wi-Fi para fazer ligações, mesmo estando em outro país, reduzindo, assim, o custo relacionado à comunicação entre o viajante corporativo e a empresa.
Nuvens
As nuvens são outro avanço tecnológico que, desde seu surgimento, mudaram a vida do viajante corporativo.
Hoje, vários projetos são realizados com equipes em que os membros estão em partes ambientes diferentes (cidades ou países), descartando a necessidade de reuniões longas sobre o andamento dos negócios. Cada um faz a sua parte e tudo o que foi feito fica registrado e salvo em nuvens para que os outros membros da equipe possam acompanhar e se manterem atualizados.
Controle de gastos durante as viagens
Um dos benefícios mais importantes da tecnologia é a autonomia que confere ao usuário. Dentre os recursos tecnológicos utilizados por viajantes corporativos está o uso de aplicativos que permitem que comprovantes e recibos de despesas sejam fotografados no momento em que são recebidos e enviados automaticamente à empresa para o controle de despesas.
Isso facilita não apenas a vida do colaborador viajante, mas do gestor, que pode acompanhar as despesas e fazer ajustes sempre que necessário.
Aproveite os benefícios e facilidades que a tecnologia promove às viagens corporativas e facilite a rotina da sua empresa.
