Absenteísmo: O que fazer com faltas e atrasos constantes do colaborador?

Imprevistos acontecem. Mas as consequências quando um colaborador cria o hábito de ficar chegando atrasado ou estar ausente frequentemente podem ser sérias. Além do controle de ponto, o que mais se pode fazer para controlar o absenteísmo?

Para evitar que esse comportamento se torne padrão entre os colaboradores, ou para lidar com a situação de imediato, existem algumas práticas recomendadas.

Em primeiro lugar, é preciso compreender o motivo!

O que é Absenteísmo?

O absenteísmo refere-se à prática recorrente de estar ausente do ambiente de trabalho, incluindo tanto atrasos quanto faltas, independentemente da justificativa.

Embora imprevistos aconteçam e, em muitos casos, sejam completamente compreensíveis – como situações de emergência de saúde, problemas familiares ou outras circunstâncias pessoais inevitáveis –, quando o comportamento de estar ausente se torna um padrão, pode indicar problemas mais profundos que precisam ser abordados.

Este fenômeno não apenas afeta a produtividade individual, mas também tem um impacto significativo na eficiência da equipe e na operação da empresa como um todo.

Desde a sobrecarga de colegas que precisam compensar a ausência até a possível deterioração do clima organizacional e da moral da equipe, as consequências do absenteísmo são amplas e variadas.

Além disso, pode resultar em custos diretos e indiretos para a empresa, incluindo a necessidade de horas extras, a contratação de substitutos temporários e a possível perda de clientes ou negócios devido à diminuição da capacidade de resposta ou qualidade do serviço.

Motivos para o absenteísmo de colaboradores

Antes de fazer uma advertência ou um discurso sobre os motivos da importância de ele estar presente, chame o colaborador para conversar em particular e questionar por que ele está tendo problemas de frequência ou chegando atrasado.

Tendemos a considerar logo de cara que seja algum problema externo, mas também é possível que o problema esteja sendo impulsionado internamente, dentro do próprio ambiente de trabalho. Pode ser por motivos pessoais, mas também pode ser um sério problema de gestão e relacionamento interno.

A conversa aberta e individual com o colaborador é o primeiro passo para resolver a situação, solicitar mudanças ou efetuar o desligamento. Muitas vezes há problemas que fogem ao controle do colaborador e é preciso entender antes de agir.

Aqui estão alguns questionamentos que você pode fazer ao colaborador:

• Por qual motivo você está chegando atrasado ou faltando com frequência?
• Você está passando por alguma situação incômoda no trabalho?
• Como tem sido sua relação com o restante da equipe?
• Como tem sido sua relação com o gestor da equipe?
• Existe algo que podemos fazer para ajudá-lo a resolver esse problema?

Lembre-se de garantir que, no momento da conversa, aquele é um espaço seguro, que o colaborador pode se abrir e ser honesto sem ameaças a sua integridade e seu emprego. E, claro, praticar de fato essa garantia.

Em segundo lugar, para que o problema não contamine os demais colaboradores, causando um problema de ausências e faltas em massa. O diálogo é ainda a maior ferramenta de mediação de faltas no trabalho.

Entenda os desafios para reduzir o absenteísmo dos colaboradores por parte do RH!

A redução do absenteísmo dos colaboradores é um grande desafio em todas as empresas, principalmente para o setor de Recursos Humanos. É necessário a identificação das principais causas e criar estratégias para mitigar as ausências, o que também pode ser utilizado como um diferencial para melhorar o engajamento das equipes.

A empresa precisa ter ciência dos seus direitos enquanto empregador, e colocá-los em prática, evitando que práticas abusivas sejam implantadas, o que pode ocasionar processos trabalhistas futuros.

O primeiro passo, e talvez o mais importante, é ter um diálogo franco sobre o motivo das frequentes ocorrências de faltas e/ou atrasos, para que seja possível traçar um plano para evitar as ocorrências.

Mas não deve ser descartado a possibilidade de aplicação de advertências, conforme prevê a Lei, em casos de reincidência. A demissão, em alguns casos, acaba sendo a melhor alternativa. Mas quando todas as alternativas foram esgotadas.

Como evitar o absenteísmo na empresa?

É preciso definir uma cultura empresarial que respeite as regras de conduta em situações adversas como faltas, atrasos, doença, acidentes etc., ou seja, práticas que devem ser informadas e implantadas para facilitar a gestão de produtividade com eficiência. O Controle de Ponto é um bom exemplo disso.

Práticas como:

• Aviso de ausência ou atraso com pelo menos 3 horas de antecedência.
• Em caso de imprevisto ou acidente, ligar imediatamente para o coordenador (ou responsável) da equipe.
• Em caso de ausência com aviso prévio, dependendo da função do colaborador, é responsabilidade dele indicar um substituto.
• Sempre trazer atestado, se a ausência for por motivo de doença, morte na família ou outros motivos que exijam comprovante.
• Manter uma planilha com acessos a e-mail, sistemas e quaisquer outras ferramentas que o substituto terá de acessar para executar o trabalho.

Outra forma de prevenir problemas com faltas é melhorando o ambiente de trabalho, com organização assertiva, práticas de saúde adequadas (como ginástica laboral, distribuição de frutas, programas de saúde para a família, etc.), entre outras práticas.

Práticas para controlar o absenteísmo podem ser implantadas de três maneiras:

• No conteúdo do material de integração de novos colaboradores (“Bem vindo!”). Seja e-mail, impresso ou como desejar.
• Por meio de uma reunião geral, com todos os colaboradores que já são da casa, para informar sobre as novas regras de conduta.
• Reforçando a informação sempre que uma ausência ou atraso ocorrer.
• Também é preciso garantir que os colaboradores respeitem e pratiquem as regras de conduta com atenção e responsabilidade.

Para isso, é necessário:

Aplicar as consequências quando há quebra de regras.

Como falamos no início, esse tipo de comportamento, quando praticado frequentemente por um colaborador sem qualquer consequência ou punição, pode contaminar outros colaboradores que passarão a repetir o mesmo comportamento, e logo todos estarão sempre chegando atrasados.

Para garantir que as regras de conduta sejam respeitadas com responsabilidade, é preciso garantir que também haja consequências caso elas sejam desrespeitadas.

Você pode criar processos de educação com o RH, como:

• Após uma quebra da regra de conduta, o coordenador/gestor conversar em particular com o colaborador, numa sala separada dos demais colegas de trabalho, para fazer os questionamentos indicados e entender o motivo.

• Aplicar uma advertência verbal, ou até mesmo escrita, informando o motivo da advertência e as consequências em repetir a quebra de regras de conduta. Lembrando que é preciso ponderação e sensibilidade ao aplicar a advertência.

• Definir um limite de advertências aplicadas, antes que as consequências possam chegar, por exemplo, a uma demissão (por justa causa ou não).

• Reforçar, numa conversa amigável, a importância da função do colaborador na empresa, a importância de ele estar presente e como o fato dele estar chegando atrasado ou faltando pode prejudicar tanto a empresa quanto seus próprios colegas de trabalho.

• Dependendo do motivo explicado pelo colaborador, tomar as medidas internas cabíveis, como reavaliação da gestão, da equipe, dos cargos de confianças e, até mesmo, das práticas da própria empresa.

• Se solicitado pelo colaborador, ajudá-lo como for possível.

Caso a quebra das regras de conduta continuar ocorrendo, ser firme na aplicação das consequências, sejam elas quais forem.

Antes de definir as consequências da quebra de regras de conduta, ou as práticas a serem implantadas para lidar com o problema, comunique-se com as equipes de Recursos Humano e Jurídico para garantir que nenhuma lei trabalhista (ou de outro cunho) está sendo violada, como o controle de ponto. Tudo deve ser planejado para garantir a segurança e integridade da empresa e dos colaboradores.

E, por último, mas não menos importante:

Implantar um sistema de controle de ponto eficaz!

Como refletimos, nem sempre problemas de absenteísmo são motivados por questões externas. Muitas vezes o problema pode ser dentro do próprio modo de gestão de tempo da empresa.

Para isso, implemente um software de Controle de Ponto para:

• Criar Jornadas de trabalho pré-definidas para seus colaboradores e equipes.
• Administrar pedidos de ausência e férias.
• Definir regras como limites de hora extra, entrada tardia e saída antecipada.
• Registrar e verificar o ponto dos colaboradores (registros de entrada/saída).
• Gerar folhas de frequência de maneira prática, segura e automatizada.

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O que diz em relação às faltas e atrasos recorrentes?

De acordo com a CLT, os atrasos dos colaboradores, está previsto uma tolerância de até 5 minutos tanto no início da jornada de trabalho quanto no final, conforme fragmento abaixo:

Art. 58 da CLT – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.

• • • 1o Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. (Parágrafo incluído pela Lei nº 10.243, de 19.6.2001)

(…)

SUM-366 do TST – CARTÃO DE PONTO. REGISTRO. HORAS EXTRAS. MINUTOS QUE ANTECEDEM E SUCEDEM A JORNADA DE TRABALHO (nova redação) – Res. 197/2015, DEJT divulgado em 14, 15 e 18.05.2015

Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário do registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. Se ultrapassado esse limite, será considerada como extra a totalidade do tempo que exceder a jornada normal, pois configurado tempo à disposição do empregador, não importando as atividades desenvolvidas pelo empregado ao longo do tempo residual (troca de uniforme, lanche, higiene pessoal, etc).

 Tal tolerância é necessária, pois considera algumas questões, que podem ser entendidas como dificuldades para marcação no momento exato, que está descrito no contrato de trabalho.

Principalmente em locais que existe uma grande concentração de colaboradores para marcação no mesmo horário, como na indústria.

Além disso, existem empresas que praticam flexibilização de horários, onde mesmo que o horário acordado no contrato seja fixo, existe uma tolerância que é definida e informada para todos os colaboradores, sem que seja considerado como atraso. Desde que as horas totais de trabalho diário (8h) sejam cumpridas.

Veja também: Responsabilidade Social Empresarial: Guia completo…

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