Ciclo de vida de um projeto: entenda como funciona!

O ciclo de vida de um projeto corresponde a todas as fases pelos quais ele deve passar para chegar ao resultado final e esperado. Isso dá visibilidade de cada passo e de cada atividade, maior controle e correção de trajeto.

Esse ciclo tem início, meio e fim. Ele é algo importante para que o projeto realmente tenha a atenção que ele merece. Aprenda, hoje, como colocá-lo em prática e quais são as principais fases desse ciclo. Continue lendo e confira!

O que é ciclo de vida de um projeto?

Esse é o nome que se dá à organização de um projeto, do início ao fim, com a divisão dele em fases. Cada fase é um ciclo da vida. E a depender da complexidade dessas fases, elas podem ser divididas em sub-etapas.

As etapas são divididas conforme as atividades necessárias em casa fase. Considere um projeto para a construção de um imóvel. A concepção dele precisa analisar desde a projeção até as primeiras fases e as finais:

• Concepção e planejamento do projeto, com estipulação do tipo de imóvel, do formato dele e da disposição dos cômodos e necessidades de cada um deles;
• Compra de materiais e organização do maquinário;
• Preparo do terreno onde será a construção;
• Preparação da fundação da construção;
• Estruturação e alvenaria;
• Telhado;
• Acabamentos internos;
• Acabamentos externos;
• Finalização.

Veja que nesse exemplo o ciclo do projeto segue etapas específicas que possuem uma ordem também específica. Nessa hipótese, veja que o telhado jamais poderia vir antes da realização da fundação.

Os projetos e seus ciclos seguem questões óbvias quanto ao que é necessário primeiro. A obtenção de materiais precede a construção, a execução do projeto em si. É preciso sempre ter em mente do que cada fase depende.

Após fazê-lo fica mais fácil distribuí-las em uma sequência de passos, sendo que o anterior sempre prepara e permite a execução daquele que o sucede.

Qual a importância do ciclo de vida de um projeto?

O uso do conceito de fases dentro de um projeto é muito importante por inúmeros motivos. Veja os principais benefícios que ele oferece às empresas:

• Tenha consciência de todas as fases e atividades do seu projeto;
• Veja o projeto de uma maneira completa;
• Permite a análise de cada fase, ao final, para correção das próximas fases;
• Ajuste do projeto de acordo com a realidade;
• Controle de custos e de prazos.

Fases do ciclo de vida de um projeto

Conheça, nos itens que se seguem, quais são as fases de um projeto. Cada projeto é único e demandará atividades específicas. Mesmo diante disso existem ciclos gerais, que se apresentam e dentro dos quais se distribuem as atividades e sub-etapas.

1. Iniciação

O primeiro ciclo ou fase de um projeto corresponde ao seu início, como não poderia deixar de ser. Ele se refere a inúmeras questões, como:

• Análise da necessidade do projeto e determinação da sua relevância;
• Determinar a missão do projeto;
• Identificar quem será o gestor e os executores do projeto, determinando-se as equipes responsáveis por cada ciclo e sub-etapa;
• Estude a viabilidade do projeto em relação ao custo-benefício.

2. Planejamento

Após o término da fase de iniciação, o próximo ciclo de vida um projeto se refere ao planejamento. Ele se volta à organização e à preparação de cada ciclo. Aqui há definição de metodologias, ferramentas, recursos e datas de entregas.

Veja algumas das questões que se envolvem nessa fase:

• Conceba todas as fases e os responsáveis de cada uma;
• Organize as fases de acordo com a sucessão de cada uma delas;
• Determine o tempo total do projeto e o disponível para cada ciclo;
• Organize o orçamento e o distribua pelas fases;
• Obtenha as ferramentas necessárias a gestão do projeto;
• Analise todos os riscos e obstáculos que poderão aparecer e pense desde logo em eventuais soluções.

3. Execução

Depois de terminar o planejamento do seu projeto, é o momento de executá-lo. O que ocorre aqui nada mais é do que a realização das fases previstas e das atividades que estão em cada uma delas, de forma sucessiva.

Cabe ao gestor do projeto acompanhar cada uma dessas fases e obter diariamente dados atualizados delas. Veja algumas questões que se apresentam aqui e dicas para que a execução seja a melhor possível:

• Dê um briefing de todas as atividades para as equipes responsáveis por elas. Direcione os colaboradores, seja claro nas instruções e reforce a necessidade de usar os softwares com atualização de dados;
• Gerencie cada fase com a análise das atividades, do avanço dela de acordo com o orçamento e os recursos;
• Mantenha uma comunicação clara e se faça presentes, com orientações e elogios à execução correta;
• Monitore a qualidade de cada atividade e fase e faça as devidas correções o mais rápido possível;
• Faça atualizações em outras fases de acordo com a adequação que ocorreu nas anteriores.

4. Encerramento

O último ciclo de um projeto é o encerramento dele. Nessa fase a execução já acabou e isso significa que todas as fases que se estipularam no planejamento terminaram. Nesse último momento é necessário avaliar as fases individualmente e como um todo.

O enceramento se volta à análise da performance do projeto, à documentação dele, às revisões e à prestação de contas. Tudo isso é muito importante para esse projeto, em si, e também para os futuros.

Não basta terminar o projeto e entregá-lo. Analisar tudo o que aconteceu, os erros e acertos o sucesso na sua correção. O sucesso dos executores e as equipes que se destacaram devem ser outras questões a serem notadas.

Tudo isso ajuda na análise de projetos futuros, na escolha dos responsáveis e na determinação de orçamentos e de cronogramas. Usar os erros e acertos do passado é algo inteligente para acertar no futuro.

Veja o que fazer nesse último ciclo de um projeto para terminá-lo corretamente e em grande estilo:

• Analise a performance quanto ao alcance do objetivo;
• Veja o desempenho de cada uma das equipes e quais cumpriram ou não os limites de prazos, orçamentos e qual a qualidade do serviço oferecido;
• Revise o projeto listando todos os erros e acertos e as alterações que ocorreram ao longo dele;
• Preste contas do orçamento em relação ao cumprimento dele, realocamento de recursos e eventual necessidade superior ou interior ao valor.